Checklist pour organiser une représentation amateur

Une représentation amateur demande de coordonner les artistes, le public, la technique et l’installation de la salle. Commencez par confirmer la date et le lieu, puis verrouillez le programme et le calendrier des répétitions. La billetterie, les besoins alimentaires et les informations pratiques doivent être traités avant les derniers jours. Cette checklist vous aide à suivre les préparatifs dans l’ordre, jusqu’aux costumes, accessoires, décors, chaises et équipements audio.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Définir le programme des spectacles
3 personnes
Établir le planning des répétitions
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir la billetterie en ligne
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations au public
2 personnes
Mettre en page le programme
Imprimer les livrets de programme
2 personnes
Vérifier la réservation des chaises
Commander le catering
2 personnes
Vérifier les besoins techniques
2 personnes
Inventorier les éléments de décor
2 personnes
Vérifier les costumes
2 personnes
Vérifier les accessoires
2 personnes
Copier les textes et les déroulés
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Préparer les costumes
3 personnes
Emballer les accessoires
2 personnes
Transporter les éléments de décor
4 personnes
Préparer l'espace public
3 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Monter la décoration
4 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Installer le matériel sonore
3 personnes
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
2 personnes
Tester la technique en détail
3 personnes
Refroidir le catering
2 personnes
Mettre en place le coin café et thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer la vaisselle et les verres
2 personnes
Préparer les livrets de programme
2 personnes
Installer le comptoir de caisse
2 personnes
Aménager les vestiaires
3 personnes
Répartir les costumes
3 personnes
Préparer les accessoires par scène
2 personnes
Effectuer le contrôle final de la décoration
3 personnes
Régler les niveaux d’éclairage
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Faire changer les acteurs
4 personnes
Faire jouer les acteurs
4 personnes

Événement

Ouvrir la salle au public
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Contrôler les billets
2 personnes
Distribuer les livrets du programme
2 personnes
Guider le public vers les places
3 personnes
Ouvrir la représentation
Présenter le spectacle
12 personnes
Gérer la lumière et le son
2 personnes
Changer les accessoires
3 personnes
Annoncer la pause
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réinstaller le public
3 personnes
Clore la représentation
2 personnes
Faire saluer les acteurs
12 personnes
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
Accueillir les invités de l’après-soirée
4 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes

Suivi

Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Ranger l’espace public
4 personnes
Empiler les chaises
3 personnes
Replier les tables
3 personnes
Démonter le décor
4 personnes
Trier les accessoires
2 personnes
Rassembler les costumes
3 personnes
Éteindre l'éclairage
2 personnes
Démonter l’équipement sonore
3 personnes
Enrouler les câbles
2 personnes
Nettoyer le sol et le foyer
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Rassembler les objets perdus
Fermer le lieu
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Laver les costumes
2 personnes
Ranger les éléments de décor
3 personnes
Traiter la caisse et les reçus
2 personnes
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 120
Portants à vêtementsqté 4
Paravents pliantsqté 4
Poubellesqté 8
Tabourets pour la techniqueqté 3

Vaisselle

Verresqté 150
Tasses à caféqté 100
Plateauxqté 100
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Câbles audioqté 8
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Ruban gafferqté 8
Piles AAqté 24
Piles AAAqté 24
Caisse
Terminal de paiement
Batteries externesqté 4
Lampes de pocheqté 4
Talkies-walkiesqté 6

Éclairage

Projecteurs de théâtreqté 6
Pieds d’éclairageqté 3
Lampes LEDqté 8
Goulottes de câblesqté 12

Décoration

Bâche de fondqté 2
Rideauxqté 4
Panneaux décoratifsqté 6
Plantes artificiellesqté 8
Tissus décoratifsqté 6
Guirlandes en papierqté 8
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Ruban adhésifqté 8
Ruban adhésif double faceqté 4
Cordeqté 2
Badges nominatifsqté 30
Porte-badgesqté 30
Flèches de signalisationqté 12
Panneaux d'informationqté 6
Panneaux d’affichageqté 2
Marqueurs craieqté 6
Papier A4qté 500
Stylosqté 20

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 6
Saladiersqté 12
Carafesqté 6
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 2
Nappesqté 8
Pains de glaceqté 20
Tire-bouchonsqté 2
Verres doseursqté 2
Cuillères à glaceqté 2
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 12

Catering

Courses

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Brosses de toilettesqté 3

Conseils

Bloquez la date, le lieu et le programme avant d’ouvrir la billetterie : les changements tardifs entraînent souvent des inscriptions erronées et des informations contradictoires au public.
Prévoyez les répétitions à l’avance et copiez les textes ainsi que les déroulés pour chaque personne concernée. Gardez une version à jour pour l’équipe en coulisses et une autre pour la régie.
Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription, puis transmettez le nombre définitif au traiteur quelques jours avant la représentation. Ajoutez une marge pour les personnes qui répondent tardivement.
Testez les microphones, haut-parleurs, câbles, rallonges et projecteurs avant l’arrivée du public. Un essai complet permet de repérer les câbles trop courts, les prises manquantes et les problèmes de visibilité.
Ne gardez pas l’installation pour la dernière heure : prévoyez assez de temps pour transporter les décors, préparer les costumes, installer les tables et disposer les chaises. Faites aussi un contrôle rapide des accessoires avant l’ouverture des portes.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une représentation amateur ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu, définir le programme, planifier les répétitions, ouvrir la billetterie et commander le catering.
Combien de temps prévoir pour installer une représentation amateur ?: Prévoyez généralement 2 à 4 heures pour installer la salle, les chaises, les tables, les décors, l’éclairage et le son. Ajoutez une répétition technique complète avant l’arrivée du public.
Quand ouvrir la billetterie d’une représentation amateur ?: Ouvrez la billetterie dès que la date, le lieu et le programme sont confirmés, idéalement 4 à 6 semaines avant la représentation. Vous pourrez ainsi traiter les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires à temps.
Que faut-il vérifier le jour de la représentation ?: Vérifiez les costumes, accessoires, textes, déroulés, décors et besoins techniques avant l’ouverture des portes. Faites un dernier contrôle 30 à 60 minutes avant l’arrivée du public, notamment des microphones, projecteurs et chaises.

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