Checklist para organizar una actuación amateur

Una actuación amateur necesita más coordinación de la que parece: programa, ensayos, entradas, vestuario, atrezzo y una sala lista a tiempo. Esta checklist reúne el trabajo desde la confirmación de la fecha hasta la colocación de mesas y sillas el día del espectáculo. Reserva una persona para la parte técnica y otra para recibir al público; así no se acumulan decisiones en los últimos minutos. También encontrarás los puntos que suelen quedarse para el final, como copiar guiones, probar micrófonos y transportar la decoración.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Fijar el programa de la función
3 personas
Elaborar el horario de ensayos
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir la venta de entradas online
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar información al público
2 personas
Maquetar el programa
Imprimir los folletos del programa
2 personas
Comprobar la reserva de sillas
Pedir el catering
2 personas
Comprobar las necesidades técnicas
2 personas
Inventariar los elementos decorativos
2 personas
Comprobar los disfraces
2 personas
Comprobar los atrezos
2 personas
Copiar los textos y los guiones
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Preparar los disfraces
3 personas
Empaquetar utilería
2 personas
Transportar las piezas de decoración
4 personas
Preparar la zona para el público
3 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Montar la decoración
4 personas
Colgar la decoración
2 personas
Colocar el equipo de iluminación
3 personas
Colocar el equipo de sonido
3 personas
Fijar los cables con cinta de seguridad
2 personas
Probar la técnica a fondo
3 personas
Refrigerar el catering
2 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar la vajilla y las copas
2 personas
Dejar listos los programas
2 personas
Montar la mesa de caja
2 personas
Preparar los vestuarios
3 personas
Distribuir los disfraces
3 personas
Preparar el atrezzo por escena
2 personas
Realizar la última revisión de la decoración
3 personas
Configurar niveles de luz
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Ayudar a los actores a cambiarse
4 personas
Hacer improvisar a los actores
4 personas

Evento

Abrir la zona del público
3 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Comprobar los mapas
2 personas
Repartir los programas
2 personas
Guiar al público a sus asientos
3 personas
Abrir la presentación
Realizar la presentación
12 personas
Manejar luces y sonido
2 personas
Cambiar los atrezos
3 personas
Anunciar el descanso
Servir aperitivos
4 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reubicar al público
3 personas
Cerrar el espectáculo
2 personas
Hacer que los actores saluden
12 personas
Guiar al público hacia la salida
3 personas
Recibir a los asistentes después
4 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Despedir a los últimos visitantes
3 personas

Seguimiento

Recoger el catering
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Recoger el espacio para el público
4 personas
Apilar las sillas
3 personas
Plegar las mesas
3 personas
Desmontar la decoración
4 personas
Clasificar los accesorios
2 personas
Reunir los trajes
3 personas
Apagar la iluminación
2 personas
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
Enrollar cables
2 personas
Limpiar el suelo y el foyer
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Recoger objetos perdidos
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver el equipo
2 personas
Lavar los disfraces
2 personas
Guardar los elementos de decoración
3 personas
Gestionar caja y recibos
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 6
Sillas plegablescant. 120
Percheroscant. 4
Biombos plegablescant. 4
Papeleracant. 8
Taburetes para técnicacant. 3

Vajilla

Vasoscant. 150
Tazas de cafécant. 100
Bandejascant. 100
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de serviciocant. 8

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables de audiocant. 8
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Cinta gaffercant. 8
Pilas AAcant. 24
Pilas AAAcant. 24
Caja registradora
Cajero automático
Baterías externascant. 4
Linternascant. 4
Walkie-talkiescant. 6

Iluminación

Focos de teatrocant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 3
Lámparas LEDcant. 8
Canaletas para cablescant. 12

Decoración

Lona de fondocant. 2
Cortinascant. 4
Paneles decorativoscant. 6
Plantas artificialescant. 8
Paños decorativoscant. 6
Guirnaldas de papelcant. 8
Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 2
Cinta adhesivacant. 8
Cinta adhesiva de doble caracant. 4
Cuerdacant. 2
Credencialescant. 30
Portabadgescant. 30
Flechas para señalizacióncant. 12
Paneles informativoscant. 6
Tableros de corchocant. 2
Rotuladores de tizacant. 6
Papel A4cant. 500
Bolígrafoscant. 20

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 3
Pinzas de servircant. 6
Bandejascant. 12
Jarrascant. 6
Abrebotellascant. 4
Sacacorchoscant. 2
Mantelescant. 8
Acumuladores de fríocant. 20
Sacacorchoscant. 2
Jarras medidorascant. 2
Cucharillas para heladocant. 2
Papel de aluminiocant. 2
Recipientes herméticoscant. 12

Catering

Compras

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Paños de microfibracant. 20
Escobillas de bañocant. 3

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y el programa antes de abrir la venta de entradas. Si el programa cambia después, tendrás que corregir invitaciones, información al público y folletos.
Programa los ensayos con horas concretas y deja un bloque final para probar micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas y focos. Haz la prueba técnica antes de que llegue el público, no durante la apertura de puertas.
Comprueba vestuario, atrezzo y guiones al menos 48 horas antes. Empaqueta cada grupo por separado y etiqueta las cajas para no buscar una pieza mientras se prepara la función.
Cierra las preferencias dietéticas y el pedido de catering con varios días de margen. Cuenta también vasos, tazas, platos, cubiertos y bandejas: suelen aparecer en la lista demasiado tarde.
Reserva tiempo para el montaje de la sala: primero mesas, percheros y biombos; después sillas, decoración y canaletas para cables. Deja las salidas despejadas y revisa que ningún cable cruce las zonas de paso.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una actuación amateur?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes si habrá venta de entradas, varios ensayos y catering. Deja cerrados fecha, ubicación y programa durante la primera semana, y utiliza las dos últimas semanas para confirmaciones y pruebas.
¿Cuándo abrir la venta de entradas para una actuación amateur?: Ábrela cuando la fecha, el lugar y el programa estén confirmados, normalmente entre 3 y 5 semanas antes. Envía la información al público al menos 7 días antes de la función y conserva una lista actualizada de inscripciones.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar el espacio?: Calcula entre 2 y 3 horas para una sala con mesas, sillas, decoración, sonido e iluminación. Haz el montaje principal antes de la llegada del público y reserva 30 minutos adicionales para comprobar cables, micrófonos y focos.
¿Cuándo hay que revisar el vestuario y el atrezzo?: Haz una primera revisión 7 días antes y una comprobación final entre 24 y 48 horas antes. Copia los textos y guiones con antelación, prepara el vestuario y empaqueta la utilería antes del transporte al lugar.

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