All-starwedstrijd organiseren: complete checklist

Een all-starwedstrijd vraagt om meer dan teams en een bal. Je moet de locatie, het wedstrijdformat, de officials, de jurytafel en de catering op elkaar afstemmen. Begin met de reservering en het format, open daarna de aanmeldingen en werk toe naar een definitief schema. In de laatste week controleer je shirts, hesjes, ballen, prijzen, printmateriaal en de praktische informatie voor deelnemers. Met deze checklist houd je de voorbereiding in de juiste volgorde.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdlocatie reserveren
Wedstrijdformat vaststellen
2 personen
Teams samenstellen
3 personen
Scheidsrechters vastleggen
Jurytafel bemensen
Catering reserveren
Fotograaf vastleggen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Promotie publiceren
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Teamindeling bevestigen
2 personen
Deelnemers informeren
Wedstrijdschema maken
2 personen
Route en parkeren delen
Shirts en hesjes sorteren
2 personen
Prijzen en medailles controleren
Materiaal inventariseren
2 personen
Wedstrijdballen controleren
Boodschappenlijst afronden
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Printmateriaal klaarleggen
Weersverwachting controleren
Contactlijst afdrukken
Terrein inspecteren
2 personen
Veld of zaal vrijmaken
4 personen
Veldaanduiding controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Wedstrijdklok installeren
2 personen
Speakers plaatsen
2 personen
Muziek testen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Informatieborden plaatsen
2 personen
Entree inrichten
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Kleedkamers controleren
2 personen
EHBO-materiaal klaarleggen

Event

Officials ontvangen
2 personen
Spelers registreren
3 personen
Publiek ontvangen
3 personen
Teams naar kleedkamers verwijzen
2 personen
Openingswoord verzorgen
Teamfoto maken
2 personen
Warming-up begeleiden
2 personen
Wedstrijdklok bedienen
Score bijhouden
2 personen
Wedstrijd fluiten
2 personen
Muziek verzorgen
Foto’s maken
Ruststand verzorgen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
Winnaars huldigen
3 personen
Bedankwoord uitspreken
Publiek uitgeleiden
3 personen
Kleedkamers nalopen
2 personen

Nazorg

Wedstrijdmateriaal verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Keuken schoonmaken
2 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Afval afvoeren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Materialen terugbrengen
3 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Foto’s delen
Deelnemers bedanken
Uitslagen publiceren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 8
Partytentenaantal 2
Kleedkamerbankenaantal 8
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Herbruikbare bordenaantal 180
Herbruikbare kommenaantal 80
Drinkglazenaantal 220
Koffiekopjesaantal 100
Messenaantal 180
Vorkenaantal 180
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Serveerbladenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Schaaltjesaantal 20
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 2

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Wedstrijdklok
Laptop
Printer

Sportmateriaal

Wedstrijdballenaantal 6
Reserveballenaantal 4
Trainingshesjesaantal 30
Pionnenaantal 30
Markeerschijvenaantal 30
Teamshirtsaantal 40
Fluitjesaantal 4
Scorebord
Tactiekbordenaantal 2
Drinkflessenaantal 40
Ballennettenaantal 4
Reserveonderdelen

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 150
Teamvlaggenaantal 6
Tafelkledenaantal 10
Aankondigingsbordenaantal 6
Naamkaartjesaantal 80

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 6
Bouwlampenaantal 4
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Drankdispensersaantal 4
Waterkannenaantal 8
Kassadozenaantal 2
Kassabonnenrollenaantal 4
Serveerplateausaantal 12
Etikethoudersaantal 20
Boodschappen

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
IJscompressenaantal 12
Veiligheidsvestenaantal 8
Zaklampenaantal 4

Administratie

Klembordenaantal 6
Pennenaantal 30
Stiftenaantal 12
A4-papieraantal 2
Plakbandaantal 8
Schrijfmappenaantal 6
Polsbandjesaantal 200
Prijslijstenaantal 10

Tips

Leg het wedstrijdformat vast voordat je teams samenstelt. Daarmee bepaal je hoeveel wedstrijden, scheidsrechters en tijd de wedstrijdklok moet ondersteunen.
Open de aanmeldingen pas nadat locatie, format en uiterste inschrijfdatum bekend zijn. Verzamel dieetwensen meteen mee, zodat catering niet in de laatste 48 uur hoeft te worden aangepast.
Bevestig de teamindeling en het wedstrijdschema uiterlijk 3 dagen vooraf. Deel tegelijk de route, parkeermogelijkheden, aanvangstijd en eventuele kleedkamerinformatie.
Plan de jurytafel met minimaal 2 mensen per wedstrijdblok. Test laptop, printer, microfoon, draagbare speakers, verlengkabels en stekkerdozen vóór de eerste deelnemers arriveren.
Koel dranken enkele uren voor aanvang en bereid hapjes pas nadat je het definitieve aantal deelnemers hebt verwerkt. Zet daarnaast afvalbakken, servies, tafels en stoelen klaar op een vaste plek bij de catering.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een all-starwedstrijd organiseren?: Reserveer de wedstrijdlocatie en leg het format bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Open de aanmeldingen daarna en sluit ze uiterlijk 2 weken voor de wedstrijd, zodat je teams, catering en het schema kunt afronden.
Hoeveel scheidsrechters heb ik nodig voor een all-starwedstrijd?: Reken minimaal 1 scheidsrechter per gelijktijdig gespeelde wedstrijd en plan daarnaast minstens 1 reserve voor een dagprogramma van 4 uur of langer. Het exacte aantal hangt af van je wedstrijdformat en het aantal speelvelden.
Wanneer moet ik het wedstrijdschema naar deelnemers sturen?: Stuur het definitieve wedstrijdschema, de teamindeling en route-informatie uiterlijk 3 dagen voor de all-starwedstrijd. Vermeld ook de verzameltijd, parkeermogelijkheden en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Hoeveel drank moet ik voorzien voor een all-starwedstrijd?: Voor het eerste uur kun je rekenen op 2 tot 3 drankjes per persoon; daarna gemiddeld 1 drankje per uur. Voorzie extra water rond het speelveld en koel de voorraad enkele uren vóór aanvang.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.