Checklist para organizar un partido de estrellas

Organizar un partido de estrellas requiere coordinar competición, participantes y atención al público en un mismo día. Empieza reservando el recinto y definiendo el formato; después organiza equipos, árbitros, inscripciones y catering. En la semana previa conviene cerrar horarios, preferencias dietéticas, camisetas, premios y material deportivo. Esta checklist reúne las tareas y los objetos que necesitas para llegar al partido con todo comprobado.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el recinto de la competición
Definir el formato de la competición
2 personas
Formar equipos
3 personas
Contratar árbitros
Atender la mesa del jurado
Reservar el catering
Contratar fotógrafo
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Publicar la promoción
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar la distribución del equipo
2 personas
Informar a los participantes
Hacer el horario del concurso
2 personas
Compartir la ruta y el aparcamiento
Clasificar las camisetas y los petos
2 personas
Comprobar premios y medallas
Inventariar el material
2 personas
Comprobar los balones de competición
Finalizar la lista de compras
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar el material impreso
Comprobar el pronóstico del tiempo
Imprimir la lista de contactos
Inspeccionar el recinto
2 personas
Despejar el campo o la sala
4 personas
Comprobar la señalización del campo
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Preparar la mesa del jurado
2 personas
Instalar el cronómetro de la competición
2 personas
Colocar los altavoces
2 personas
Probar la música
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar los paneles informativos
2 personas
Montar la entrada
3 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Comprobar los vestuarios
2 personas
Preparar el material de primeros auxilios

Evento

Recibir a los oficiales
2 personas
Registrar a los jugadores
3 personas
Recibir al público
3 personas
Indicar a los equipos los vestuarios
2 personas
Dar el discurso de apertura
Tomar foto de equipo
2 personas
Guiar el calentamiento
2 personas
Operar el reloj del concurso
Llevar el marcador
2 personas
Arbitrar el partido
2 personas
Proporcionar la música
Hacer fotos
Encargarse del estado de reposo
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Preparar la entrega de premios
2 personas
Homenajear a los ganadores
3 personas
Dar el discurso de agradecimiento
Despedir al público
3 personas
Revisar los vestuarios
2 personas

Seguimiento

Recoger el material de competición
4 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la cocina
2 personas
Limpiar el lugar
5 personas
Retirar los residuos
2 personas
Recoger objetos perdidos
Devolver los materiales
3 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Compartir fotos
Agradecer a los participantes
Publicar los resultados

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 120
Taburetes de barcant. 8
Carpas de fiestacant. 2
Bancos del vestuariocant. 8
Papeleracant. 8

Vajilla

Platos reutilizablescant. 180
Cuencos reutilizablescant. 80
Vasoscant. 220
Tazas de cafécant. 100
Cuchilloscant. 180
Tenedorescant. 180
Cucharascant. 120
Cucharonescant. 12
Bandejas de serviciocant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Cuencoscant. 20
Pinzascant. 8
Jarras medidorascant. 2

Equipo

Altavoces portátilescant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cronómetro de competición
Portátil
Impresora

Material deportivo

Balones de competicióncant. 6
Pelotas de repuestocant. 4
Chalecos de entrenamientocant. 30
Conoscant. 30
Discos de marcajecant. 30
Camisetas del equipocant. 40
Silbatoscant. 4
Marcador
Tableros tácticoscant. 2
Botellas para bebercant. 40
Redes para pelotascant. 4
Piezas de repuesto

Decoración

Guirnaldascant. 8
Globoscant. 150
Banderas del equipocant. 6
Mantelescant. 10
Carteles informativoscant. 6
Tarjetas de nombrecant. 80

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas de obracant. 4
Bateríascant. 24

Limpieza

Sets de escobacant. 3
Limpiacristalescant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 8
Paños de microfibracant. 20
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Neveras portátilescant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 4
Dispensadores de bebidascant. 4
Jarras de aguacant. 8
Cajas de cajacant. 2
Rollos de reciboscant. 4
Bandejas para servircant. 12
Portaetiquetascant. 20
Compras

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Compresas de hielocant. 12
Chalecos reflectantescant. 8
Linternascant. 4

Administración

Portapapelescant. 6
Bolígrafoscant. 30
Rotuladorescant. 12
Papel A4cant. 2
Cinta adhesivacant. 8
Portadocumentoscant. 6
Pulserascant. 200
Listas de precioscant. 10

Consejos

Reserva el recinto antes de abrir las inscripciones y confirma por escrito los horarios de montaje, competición y desmontaje. Sin ese margen, las mesas del jurado y el material pueden llegar tarde.
Define el formato antes de formar los equipos: número de participantes, duración de los partidos, descansos y sistema de clasificación. Con esos datos podrás preparar un horario realista y contratar suficientes árbitros.
Cierra las inscripciones varios días antes del evento y recoge las preferencias dietéticas junto con los datos de contacto. Así podrás confirmar la distribución de los equipos y ajustar el catering sin improvisar.
Durante la semana previa, comprueba balones, cronómetro, camisetas, petos, premios y medallas. También prepara el material impreso, el horario, las indicaciones de aparcamiento y la información que recibirán los participantes.
El día anterior, enfría las bebidas y deja listos los aperitivos, las bandejas y la vajilla reutilizable. Haz además una prueba de altavoces, micrófono, portátil, impresora, cables y regletas para evitar problemas durante la competición.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un partido de estrellas?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el recinto, definir el formato y contratar árbitros o fotógrafo. Abre las inscripciones cuando esos datos estén cerrados y deja la semana final para confirmaciones y comprobaciones.
¿Cuándo cerrar las inscripciones para un partido de estrellas?: Ciérralas entre 7 y 10 días antes del partido. Ese plazo permite formar equipos, confirmar preferencias dietéticas, preparar camisetas y petos y enviar el horario definitivo.
¿Qué material hay que comprobar el día antes?: Comprueba al menos los balones de competición, el cronómetro, camisetas y petos, premios y medallas, además del material impreso. Haz también una prueba de sonido y revisa cables, regletas, portátil e impresora.
¿Cuánta bebida y comida preparar para el partido?: Calcula de 2 a 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade agua para toda la duración de la competición. Para los aperitivos y el catering, usa el número final de inscritos y sus preferencias dietéticas, confirmados como mínimo 5 días antes.

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