Organiser un Match des All-Stars sans rien oublier

Un Match des All-Stars demande plus qu’un terrain et des équipes. Il faut verrouiller le format, les arbitres, le planning et l’accueil, puis coordonner inscriptions, repas, matériel et informations pratiques. Cette checklist de 79 tâches suit l’ordre logique de préparation, des premières réservations aux dernières vérifications. Tu y trouveras aussi les fournitures à prévoir pour la table du jury, les vestiaires, la restauration, la sonorisation et le déroulement des matchs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu du concours
Définir le format de la compétition
2 personnes
Former les équipes
3 personnes
Finaliser les arbitres
Tenue de la table du jury
Réserver le catering
Réserver le photographe
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Publier la promotion
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer la répartition des équipes
2 personnes
Informer les participants
Établir le planning des matchs
2 personnes
Partager l’itinéraire et le parking
Trier les t-shirts et les gilets
2 personnes
Vérifier les prix et les médailles
Inventorier le matériel
2 personnes
Vérifier les ballons de match
Finaliser la liste de courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer le matériel imprimé
Vérifier les prévisions météo
Imprimer la liste de contacts
Inspecter le site
2 personnes
Libérer le terrain ou la salle
4 personnes
Vérifier le balisage du terrain
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Installer le chronomètre de la compétition
2 personnes
Installer les haut-parleurs
2 personnes
Tester la musique
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Placer les panneaux d’information
2 personnes
Aménager l’entrée
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Vérifier les vestiaires
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours

Événement

Accueillir les officiels
2 personnes
Enregistrer les joueurs
3 personnes
Accueillir le public
3 personnes
Orienter les équipes vers les vestiaires
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Prendre la photo de l’équipe
2 personnes
Animer l'échauffement
2 personnes
Gérer le chronomètre de compétition
Suivre le score
2 personnes
Arbitrer le match
2 personnes
Fournir la musique
Prendre des photos
Préparer le temps de repos
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Préparer la remise des prix
2 personnes
Récompenser les gagnants
3 personnes
Prononcer le discours de remerciement
Accompagner le public à la sortie
3 personnes
Vérifier les vestiaires
2 personnes

Suivi

Rassembler le matériel de compétition
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la cuisine
2 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Rapporter le matériel
3 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Partager les photos
Remercier les participants
Publier les résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 120
Tabourets de barqté 8
Tentes de réceptionqté 2
Bancs de vestiaireqté 8
Poubellesqté 8

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 180
Bols réutilisablesqté 80
Verres à boireqté 220
Tasses à caféqté 100
Couteauxqté 180
Fourchettesqté 180
Cuillèresqté 120
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Petits bolsqté 20
Pincesqté 8
Verres doseursqté 2

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Chronomètre de compétition
Ordinateur portable
Imprimante

Matériel de sport

Ballons de matchqté 6
Ballons de rechangeqté 4
Chasubles d’entraînementqté 30
Cônesqté 30
Disques de marquageqté 30
T-shirts d’équipeqté 40
Siffletsqté 4
Tableau des scores
Tableaux tactiquesqté 2
Bouteilles d’eauqté 40
Filets de ballonqté 4
Pièces de rechange

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 150
Drapeaux d’équipeqté 6
Nappesqté 10
Panneaux d’annonceqté 6
Badges nominatifsqté 80

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Projecteurs de chantierqté 4
Pilesqté 24

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Raclettes de solqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 20
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Distributeurs de boissonsqté 4
Carafes d’eauqté 8
Caissesqté 2
Rouleaux de tickets de caisseqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Porte-étiquettesqté 20
Courses

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Poches de glaceqté 12
Gilets de sécuritéqté 8
Lampes de pocheqté 4

Administration

Presse-papiersqté 6
Stylosqté 30
Marqueursqté 12
Papier A4qté 2
Ruban adhésifqté 8
Chemises à pinceqté 6
Braceletsqté 200
Listes de prixqté 10

Conseils

Réserve le lieu et fixe le format avant d’ouvrir les inscriptions : le nombre d’équipes, la durée des matchs et les besoins en tables ou tentes en dépendent directement.
Finalise les arbitres et le planning avant d’informer les participants. Envoie l’itinéraire, les possibilités de parking et les horaires au moins 7 jours avant le tournoi.
Traite les inscriptions et les besoins alimentaires dès leur réception, puis confirme la composition des équipes. Une vérification finale 3 jours avant évite les changements oubliés.
Contrôle le matériel de match séparément du matériel d’accueil : ballons, chronomètre, microphone, enceintes, rallonges et multiprises doivent être testés avant le jour J.
Prépare les boissons, les encas et les documents imprimés la veille. Refroidis les boissons suffisamment tôt et garde une copie numérique du planning et des listes.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un Match des All-Stars ?: Commence au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, confirmer les arbitres, ouvrir les inscriptions et réserver le catering et le photographe.
Quand ouvrir les inscriptions pour un Match des All-Stars ?: Ouvre-les dès que le format, le lieu et les règles principales sont confirmés, idéalement 4 à 6 semaines avant l’événement. Fixe une date limite environ 10 jours avant afin de traiter les inscriptions et les besoins alimentaires.
Quand établir le planning des matchs ?: Établis le planning après la clôture des inscriptions et la confirmation de la répartition des équipes, généralement 5 à 7 jours avant le tournoi. Envoie-le ensuite avec les horaires d’arrivée, l’itinéraire et les informations de parking.
Que préparer la veille d’un Match des All-Stars ?: La veille, vérifie les ballons, le chronomètre, la sonorisation et les branchements, puis prépare les encas et le matériel imprimé. Refroidis aussi les boissons et regroupe les t-shirts, gilets, prix et médailles pour un contrôle rapide le matin.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.