Boodschappenlijst voor een academische conferentie

Voor een academische conferentie heb je meer nodig dan stoelen en een beamer. Denk aan registratie, presentaties, microfoons, stroomvoorziening, koffie en een nette lunchopstelling. Stem de hoeveelheden af op het aantal deelnemers en plan extra materiaal voor sprekers en techniek. Met deze boodschappenlijst controleer je vooraf wat je moet kopen, lenen of reserveren, zodat je op de conferentiedag niet alsnog op zoek hoeft naar kabels, glazen of een presentatieklikker.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Conferentietafelsaantal 12
Stoelenaantal 110
Receptietafel
Buffettafelsaantal 4
Sprekersstoelenaantal 6

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Presentatieklikker
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaard
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
USB-sticksaantal 3
Powerbanksaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerbladenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Tangenaantal 6
Maatbekersaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Naamkaartjesaantal 120
Naambadgehoudersaantal 120
Pennenaantal 130
Programmafoldersaantal 120
Pijlbordenaantal 10
Registratiebord
Tafelnummersaantal 12
Certificatenaantal 110

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalzakhoudersaantal 6
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 3 kilogram
- Theezakjes - 250 stuks
- Cafeïnevrije koffie - 500 gram
- Suiker - 2 kilogram
- Zoetjes - 200 stuks
- Halfvolle melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Citroen - 2 kilogram
- Mineraalwater plat - 120 flessen
- Mineraalwater bruisend - 80 flessen
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinaasappelsap - 20 liter
- Appelsap - 15 liter
- Witte wijn - 18 flessen
- Rode wijn - 12 flessen
- Alcoholvrij bier - 48 flesjes
- Bier - 72 flesjes
- Baguettes - 25 stuks
- Volkorenbrood - 12 broden
- Mini croissants - 120 stuks
- Mini broodjes - 180 stuks
- Roomboter - 2 kilogram
- Jonge kaas - 3 kilogram
- Brie - 2 kilogram
- Hummus - 3 kilogram
- Roomkaas - 2 kilogram
- Kipfiletbeleg - 2 kilogram
- Gerookte zalm - 1 kilogram
- Tomaten - 4 kilogram
- Komkommers - 3 kilogram
- Sla - 10 kroppen
- Paprika - 3 kilogram
- Wortels - 3 kilogram
- Rode ui - 1 kilogram
- Olijven - 2 kilogram
- Druiven - 5 kilogram
- Appels - 100 stuks
- Bananen - 80 stuks
- Notenmix - 3 kilogram
- Mueslirepen - 120 stuks
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Zoutjes - 5 kilogram
- Mayonaise - 2 liter
- Mosterd - 1 liter
- Ketchup - 1 liter
- Balsamico-dressing - 2 liter
- Olijfolie - 1 liter
- Zout - 500 gram
- Peper - 250 gram
- Verse basilicum - 10 bosjes
- Vegetarische belegde broodjes - 40 stuks
- Vegan belegde broodjes - 20 stuks
- Glutenvrije broodjes - 10 stuks
- Mini gebakjes - 150 stuks
- Servetten - 600 stuks
- Papieren koffiefilters - 200 stuks
- Roerstaafjes - 300 stuks
- Cocktailprikkers - 200 stuks
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Vaatwastabletten - 60 stuks
- Allesreiniger - 3 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Afvalzakken - 50 stuks

Tips

Plan per deelnemer minimaal één naamkaartje, één programma en één certificaat als iedereen een bewijs van deelname ontvangt. Druk daarnaast enkele extra exemplaren af voor last-minute aanmeldingen en beschadigde kaartjes.
Voor presentaties heb je naast een laptop en beamer ook een presentatieklikker, USB-sticks en verlengkabels nodig. Neem minimaal één reserve-USB-stick en twee extra verlengkabels mee; bestanden openen op de locatie kan anders onnodig veel tijd kosten.
Reken voor koffie en thee op minstens twee consumpties per persoon tijdens een ochtendprogramma. Zet daarvoor meerdere thermoskannen, koffiezetapparaten of waterkokers klaar en controleer vooraf of er genoeg kopjes, glazen, suiker en roerstaafjes zijn.
Zet bij de registratiebalie een receptietafel klaar met de deelnemerslijst, naamkaartjes en pennen. Leg ook powerbanks en een oplader klaar; een lege telefoon maakt het lastiger om programma, route of presentaties te raadplegen.
Bestel servies op basis van het drukste eetmoment, niet op basis van het gemiddelde aantal aanwezigen. Neem voor borden, besteksets en waterglazen ongeveer 10 procent extra en controleer of buffet- en serveermateriaal bij de catering inbegrepen zijn.

Veelgestelde vragen

Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een academische conferentie?: Voorzie één stoel per aangemelde deelnemer en tel de sprekers en organisatie mee. Bestel of zet daarnaast ongeveer 10 procent extra stoelen klaar voor late aanmeldingen en een gewijzigde zaalopstelling.
Hoeveel koffie moet ik voorzien per deelnemer?: Reken voor een programma van een halve dag op minimaal twee koppen koffie of thee per persoon. Duurt de conferentie een volledige dag, plan dan ongeveer vier consumpties per persoon, naast water tijdens de sessies.
Welke techniek heb ik nodig voor presentaties op een conferentie?: Voorzie per presentatieruimte minimaal een laptop, beamer, projectiescherm en presentatieklikker. Voeg draadloze microfoons, luidsprekers, een microfoonstandaard, stekkerdozen en verlengkabels toe wanneer de zaal groter is of meerdere sprekers tegelijk vragen beantwoorden.
Wanneer moet ik de catering voor een academische conferentie bevestigen?: Bevestig de cateringbestelling uiterlijk 7 dagen vooraf, inclusief het definitieve aantal deelnemers en dieetwensen. Controleer 24 uur voor de start nogmaals het aantal maaltijden, de levertijd en het beschikbare servies.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.