Que faut-il prévoir pour une conférence académique ?

Pour une conférence académique, les achats ne se limitent pas au café et aux bouteilles d’eau. Il faut aussi prévoir l’accueil des participants, la diffusion des présentations et le service du buffet. Comptez les consommables à partir du nombre d’inscrits, puis ajoutez une marge de 10 % pour les verres, tasses, couverts et boissons. Vérifiez également le matériel technique au moins 48 heures avant l’ouverture, car les adaptateurs, rallonges et batteries de secours sont souvent oubliés.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de conférenceqté 12
Chaisesqté 110
Table de réception
Tables de buffetqté 4
Chaises des intervenantsqté 6

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Cliqueur de présentation
Microphones sans filqté 3
Pied de microphone
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Clés USBqté 3
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 3
Pincesqté 6
Verres doseursqté 2

Décoration

Nappesqté 12
Badges nominatifsqté 120
Supports de badges nominatifsqté 120
Stylosqté 130
Brochures du programmeqté 120
Panneaux indicateursqté 10
Panneau d’inscription
Numéros de tableqté 12
Certificatsqté 110

Nettoyage

Poubellesqté 6
Supports de sacs poubelleqté 6
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses
- Grains de café - 3 kilogram
- Sachets de thé - 250 pièces
- Café décaféiné - 500 grammes
- Sucre - 2 kilogrammes
- Édulcorant - 200 pièces
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Citron - 2 kilogrammes
- Eau minérale plate - 120 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 80 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Jus d'orange - 20 litres
- Jus de pomme - 15 litres
- Vin blanc - 18 bouteilles
- Vin rouge - 12 bouteilles
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Bière - 72 bouteilles
- Baguettes - 25 pièces
- Pain complet - 12 pains
- Mini croissants - 120 pièces
- Petits pains - 180 pièces
- Beurre doux - 2 kilogrammes
- Fromage jeune - 3 kilogrammes
- Brie - 2 kilogrammes
- Houmous - 3 kilogrammes
- Fromage frais - 2 kilogrammes
- Émincé de blanc de poulet - 2 kilogram
- Saumon fumé - 1 kilogramme
- Tomates - 4 kilogrammes
- Concombres - 3 kilogrammes
- Laitue - 10 têtes
- Poivrons - 3 kilogrammes
- Carottes - 3 kilogrammes
- Oignon rouge - 1 kilogramme
- Olives - 2 kilogrammes
- Raisins - 5 kilogrammes
- Pommes - 100 pièces
- Bananes - 80 pièces
- Mélange de noix - 3 kilogrammes
- Barres de muesli - 120 pièces
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Snacks salés - 5 kilogrammes
- Mayonnaise - 2 litres
- Moutarde - 1 litre
- Ketchup - 1 litre
- Vinaigrette balsamique - 2 litres
- Huile d’olive - 1 litre
- Sel - 500 grammes
- Poivre - 250 grammes
- Basilic frais - 10 bouquets
- Sandwichs végétariens - 40 pièces
- Sandwichs végétaliens - 20 pièces
- Petits pains sans gluten - 10 pièces
- Petits gâteaux - 150 pièces
- Serviettes - 600 pièces
- Filtres à café en papier - 200 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 300 pièces
- Pics à cocktail - 200 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 60 pièces
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces

Conseils

Prévoyez deux à trois boissons par personne pour la première heure, puis une boisson supplémentaire par heure. Gardez les boissons au frais dans des glacières et préparez les thermos avant l’arrivée des participants.
Pour le café d’accueil, comptez une tasse par personne et ajoutez 10 % de tasses, verres, assiettes et couverts. Les besoins alimentaires recueillis lors des inscriptions doivent être transmis au traiteur avant de finaliser la commande.
Préparez un ordinateur portable de secours, un cliqueur, des clés USB et au moins deux batteries externes. Testez le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones et les haut-parleurs avant le début des présentations.
Prévoyez une rallonge et une multiprise par zone technique, avec une longueur suffisante pour éviter les câbles tendus dans les passages. Étiquetez le matériel et gardez les câbles de rechange au comptoir d’enregistrement.
Achetez ou rassemblez les fournitures du buffet au plus tard la veille : plateaux de service, pinces, louches, planches à découper et couteau de chef. Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et vérifiez que les machines à café et bouilloires fonctionnent.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour une conférence académique ?: Prévoyez deux à trois boissons par personne pendant la première heure, puis une par heure supplémentaire. Ajoutez une marge d’environ 10 % pour couvrir les invités supplémentaires et les pertes.
Combien de vaisselle faut-il pour une conférence de 100 personnes ?: Prévoyez au minimum 110 tasses, verres, assiettes et jeux de couverts pour 100 participants. Si la vaisselle n’est pas lavée pendant l’événement, augmentez la quantité à 150 pièces par type pour les pauses et le buffet.
Quand préparer le matériel technique d’une conférence ?: Testez tout le matériel au moins 48 heures avant la conférence, puis faites un contrôle rapide le matin même. Vérifiez notamment l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, les microphones, le cliqueur, les rallonges et les multiprises.
Quand acheter les fournitures pour une conférence académique ?: Achetez la vaisselle, les fournitures du buffet et les consommables deux à trois jours avant. Achetez les boissons fraîches la veille ou le matin même, puis prévoyez plusieurs heures pour les refroidir.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.