Was du für eine akademische Konferenz brauchst
Für eine akademische Konferenz brauchst du mehr als Beamer und Kaffeetassen. Neben der Präsentationstechnik müssen Empfang, Getränkeausgabe, Catering und die Versorgung der Redner funktionieren. Plane die Mengen anhand der bestätigten Teilnehmerzahl und bestelle Technik sowie Geschirr frühzeitig. Diese Einkaufsliste deckt die Ausstattung für Registrierung, Vorträge, Pausen und den gemeinsamen Abschluss ab.
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KonferenztischeAnz. 12
- StühleAnz. 110
- Empfangstisch
- BuffetischeAnz. 4
- RednerstühleAnz. 6
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Laptop
- Präsentationsklicker
- FunkmikrofoneAnz. 3
- Mikrofonständer
- LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- USB-SticksAnz. 3
- PowerbanksAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 120
- WassergläserAnz. 120
- WeingläserAnz. 120
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- ServiertablettsAnz. 12
- ServierlöffelAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 3
- KochmesserAnz. 3
- ZangenAnz. 6
- MessbecherAnz. 2
Dekoration
- TischdeckenAnz. 12
- NamensschilderAnz. 120
- NamensschildhalterAnz. 120
- StifteAnz. 130
- ProgrammhefteAnz. 120
- WegweiserAnz. 10
- Anmeldebrett
- TischnummernAnz. 12
- ZertifikateAnz. 110
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- MüllbeutelhalterAnz. 6
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
Catering
- Einkäufe
- Kaffeebohnen - 3 kilogram
- Teebeutel - 250 Stück
- Koffeinfreier Kaffee - 500 Gramm
- Zucker - 2 Kilogramm
- Süßstofftabletten - 200 Stück
- Halbfettmilch - 12 Liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Zitrone - 2 kilogram
- Stilles Mineralwasser - 120 Flaschen
- Mineralwasser mit Kohlensäure - 80 Flaschen
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Orangensaft - 20 Liter
- Apfelsaft - 15 Liter
- Weißwein - 18 Flaschen
- Rotwein - 12 Flaschen
- Alkoholfreies Bier - 48 Flaschen
- Bier - 72 Fläschchen
- Baguettes - 25 Stück
- Vollkornbrot - 12 Laibe
- Mini-Croissants - 120 Stück
- Mini-Brötchen - 180 Stück
- Butter - 2 Kilogramm
- Junger Käse - 3 Kilogramm
- Brie - 2 Kilogramm
- Hummus - 3 Kilogramm
- Frischkäse - 2 Kilogramm
- Hähnchenbrustaufschnitt - 2 Kilogramm
- Räucherlachs - 1 kilogramm
- Tomaten - 4 Kilogramm
- Gurken - 3 Kilogramm
- Salat - 10 Köpfe
- Paprika - 3 Kilogramm
- Karotten - 3 Kilogramm
- Rote Zwiebel - 1 Kilogramm
- Oliven - 2 Kilogramm
- Trauben - 5 Kilogramm
- Äpfel - 100 Stück
- Bananen - 80 Stück
- Nussmix - 3 Kilogramm
- Müsliriegel - 120 Stück
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Knabbereien - 5 Kilogramm
- Mayonnaise - 2 Liter
- Senf - 1 Liter
- Ketchup - 1 Liter
- Balsamico-Dressing - 2 Liter
- Olivenöl - 1 Liter
- Salz - 500 Gramm
- Pfeffer - 250 Gramm
- Frische Basilikum - 10 Bündel
- Vegetarische belegte Brötchen - 40 Stück
- Vegane belegte Brötchen - 20 Stück
- Glutenfreie Brötchen - 10 Stück
- Mini-Gebäckstücke - 150 Stück
- Servietten - 600 Stück
- Papier-Kaffeefilter - 200 Stück
- Rührstäbchen - 300 Stück
- Cocktailspieße - 200 Stück
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Geschirrspültabs - 60 Stück
- Allzweckreiniger - 3 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Müllsäcke - 50 Stück
Tipps
- Plane pro Teilnehmer mindestens zwei Wassergläser oder eine nachfüllbare Trinkmöglichkeit ein; bei mehreren Pausen brauchst du zusätzlich ausreichend Kaffeetassen und Teller.
- Rechne für die Kaffeepause mit etwa zwei Getränken pro Person im ersten Veranstaltungsstunde und kühle Wasser sowie andere Getränke spätestens am Vorabend.
- Lege für jeden Vortragsraum einen Laptop, Präsentationsklicker und passende Verlängerungskabel bereit. Teste Beamer, Leinwand, Mikrofone und Lautsprecher mindestens 60 Minuten vor dem ersten Vortrag.
- Beschrifte Namensschilder und lege USB-Sticks oder andere Datenträger für Präsentationen spätestens am Vortag an den Registrierungstresen. So musst du Dateien nicht erst während des Einlasses zusammensuchen.
- Bestelle Geschirr, Serviertabletts und Servierbesteck nach der bestätigten Teilnehmerzahl und gib 5 bis 10 Prozent Reserve dazu. Kühlboxen, Thermoskannen und Kaffeemaschinen werden oft erst beim Aufbau vermisst.
Häufige Fragen
- Wie viel Wasser brauche ich für eine akademische Konferenz?
- Plane mindestens 0,75 bis 1 Liter Wasser pro Teilnehmer für einen halben Konferenztag ein. Bei einem ganzen Tag sind 1,5 Liter pro Person ein sinnvoller Richtwert, zusätzlich zu Kaffee und anderen Getränken.
- Wie viele Stühle brauche ich für eine Konferenz?
- Bestelle einen Stuhl pro angemeldeter Person und zusätzlich 5 bis 10 Prozent Reserve. Für die Redner solltest du eigene Rednerstühle einplanen, damit die Sitzordnung während der Podiumsrunde nicht umgebaut werden muss.
- Wann muss ich die Konferenztechnik prüfen?
- Prüfe Beamer, Leinwand, Laptop, Präsentationsklicker sowie Mikrofone und Lautsprecher mindestens 60 Minuten vor Beginn. Sammle die Präsentationen spätestens 24 Stunden vorher, damit inkompatible Dateien noch getestet werden können.
- Wie viel Geschirr brauche ich für eine akademische Konferenz?
- Rechne pro Teilnehmer mit mindestens einem Teller, einem Besteckset und zwei Kaffeetassen oder Gläsern, je nach Ablauf. Ergänze 5 bis 10 Prozent Reserve, besonders wenn das Geschirr während der Pausen nicht sofort gespült wird.
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