Qué necesitas comprar para una conferencia académica

Una conferencia académica necesita más que un proyector y algunas sillas. La lista combina el mobiliario para asistentes y ponentes con equipos audiovisuales, materiales de registro, vajilla y elementos para el servicio de café y bebidas. Calcula las cantidades a partir de las inscripciones confirmadas y añade un pequeño margen para imprevistos. Revisa también con tiempo qué aporta el lugar y qué debes llevar tú, especialmente cables, adaptadores, micrófonos y material de presentación.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de conferenciacant. 12
Sillascant. 110
Mesa de recepción
Mesas de buffetcant. 4
Sillas para ponentescant. 6

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Clic de presentación
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soporte de micrófono
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Memorias USBcant. 3
Baterías externascant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 120
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de serviciocant. 12
Cucharonescant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillo de chefcant. 3
Pinzascant. 6
Jarras medidorascant. 2

Decoración

Mantelescant. 12
Tarjetas de nombrecant. 120
Portanombrescant. 120
Bolígrafoscant. 130
Folletos del programacant. 120
Carteles direccionalescant. 10
Cartel de registro
Números de mesacant. 12
Certificadoscant. 110

Limpieza

Papeleracant. 6
Soportes para bolsas de basuracant. 6
Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2

Catering

Compras
- Granos de café - 3 kilogramo
- Bolsitas de té - 250 unidades
- Café descafeinado - 500 gramos
- Azúcar - 2 kilogramos
- Edulcorantes - 200 unidades
- Leche semidesnatada - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Limón - 2 kilogramo
- Agua mineral sin gas - 120 botellas
- Agua mineral con gas - 80 botellas
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Zumo de naranja - 20 litros
- Zumo de manzana - 15 litros
- Vino blanco - 18 botellas
- Vino tinto - 12 botellas
- Cerveza sin alcohol - 48 botellas
- Cerveza - 72 botellines
- Baguettes - 25 unidades
- Pan integral - 12 panes
- Mini croissants - 120 unidades
- Mini bocadillos - 180 unidades
- Mantequilla - 2 kilogramos
- Queso joven - 3 kilogramos
- Brie - 2 kilogramos
- Hummus - 3 kilogramos
- Queso crema - 2 kilogramos
- Fiambre de pechuga de pollo - 2 kilogramo
- Salmón ahumado - 1 kilogramo
- Tomates - 4 kilogramos
- Pepinos - 3 kilogram
- Lechuga - 10 unidades
- Pimiento - 3 kilogramo
- Zanahorias - 3 kilogramo
- Cebolla roja - 1 kilogramo
- Aceitunas - 2 kilogram
- Uvas - 5 kilogramos
- Manzanas - 100 unidades
- Plátanos - 80 unidades
- Mezcla de frutos secos - 3 kilogram
- Barritas de muesli - 120 unidades
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Picos salados - 5 kilogramo
- Mayonesa - 2 liter
- Mostaza - 1 litro
- Ketchup - 1 litro
- Aliño balsámico - 2 litros
- Aceite de oliva - 1 litro
- Sal - 500 gramos
- Pimienta - 250 gramos
- Albahaca fresca - 10 ramos
- Bocadillos vegetarianos - 40 unidades
- Bocadillos veganos - 20 unidades
- Panecillos sin gluten - 10 unidades
- Pastelitos mini - 150 unidades
- Servilletas - 600 unidades
- Filtros de café de papel - 200 unidades
- Palitos para remover - 300 unidades
- Palillos para cóctel - 200 unidades
- Lavavajillas - 2 botellas
- Pastillas para lavavajillas - 60 unidades
- Limpiador multiusos - 3 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Bolsas de basura - 50 unidades

Consejos

Calcula las sillas según la lista de participantes confirmados y añade entre un 5 % y un 10 %; reserva además sillas específicas para los ponentes y el equipo de la mesa.
Para una jornada con ponencias, prepara al menos un portátil, un proyector, una pantalla, un clic de presentación y dos micrófonos inalámbricos. Comprueba las presentaciones y las conexiones como mínimo el día anterior.
Compra o reúne una regleta y un cable alargador por cada zona técnica, más baterías externas y memorias USB de repuesto. Los adaptadores y los cables que faltan suelen descubrirse cuando ya ha empezado el registro.
Calcula una taza de café y un vaso de agua por persona en cada pausa, y añade entre un 10 % y un 15 % extra. Si habrá vino, cuenta una copa por asistente y confirma las preferencias dietéticas antes de cerrar el catering.
Prepara las tarjetas de nombre, los certificados y las carpetas de presentación antes del día del evento. Lleva al menos un 5 % de tarjetas y certificados adicionales para cambios de última hora y asistentes no previstos.

Preguntas frecuentes

¿Qué material necesito para una conferencia académica?: Como mínimo, necesitas mesas y sillas, una mesa de recepción, proyector, pantalla, portátil, clic de presentación, micrófonos, altavoces, cables y regletas. Para el servicio, incluye tazas, vasos, platos, cubiertos, bandejas, cafeteras o termos y neveras portátiles.
¿Cuántas sillas debo comprar o reservar para una conferencia?: Reserva una silla por cada participante confirmado y añade entre un 5 % y un 10 % de margen. Por ejemplo, para 100 asistentes, prepara entre 105 y 110 sillas, además de las destinadas a los ponentes.
¿Cuánto café y agua necesito para una conferencia?: Calcula una taza de café y un vaso de agua por persona en cada pausa, más un 10 % o 15 % adicional. Para 100 asistentes y dos pausas, serían unas 220 tazas de café y 220 vasos de agua.
¿Cuándo debo comprobar el equipo de una conferencia académica?: Haz una primera comprobación al menos 48 horas antes y una prueba completa el día anterior. Revisa el portátil, las presentaciones, el proyector, la pantalla, los micrófonos, los altavoces, los cables y las baterías de repuesto.

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