Checklist voor een goed georganiseerde 5 kilometerloop

Een 5 kilometerloop vraagt meer voorbereiding dan alleen een route en een starttijd. Je regelt vooraf vergunningen, verkeersbegeleiding, tijdregistratie, vrijwilligers en deelnemerscommunicatie. In de laatste week verschuift de aandacht naar startnummers, routepijlen, water, portofoons en een plan voor slecht weer. Deze checklist zet de voorbereiding in een logische volgorde, zodat je op de dag zelf vooral hoeft uit te voeren en bij te sturen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route definitief uitzetten
2 personen
Vergunningen en meldingen indienen
Start- en finishlocatie reserveren
Verkeersbegeleiding reserveren
Tijdregistratie reserveren
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sociale promotie plaatsen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Verkeersplan uitwerken
2 personen
Startnummers ontwerpen
Deelnemerslijst controleren
2 personen
Startnummers printen
2 personen
Routebeschrijving versturen
Vrijwilligersbriefing versturen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Materialen ophalen
3 personen
Startnummers sorteren
3 personen
Routepijlen voorbereiden
2 personen
Catering koelen
2 personen
Telefoons en portofoons opladen
Weersmaatregelen bepalen
2 personen

Event

Locatie openen
3 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Start- en finishboog opbouwen
4 personen
Routepijlen plaatsen
6 personen
Verkeersborden plaatsen
4 personen
Waterpost inrichten
3 personen
Inschrijftafel inrichten
3 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Tijdregistratie testen
2 personen
Vrijwilligers briefen
2 personen
Deelnemers aanmelden
4 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Kleedruimte aanwijzen
Warming-up begeleiden
2 personen
Deelnemers naar startvak sturen
4 personen
Startschot geven
2 personen
Routepost bemannen
8 personen
Water uitdelen
4 personen
Finishers verwelkomen
4 personen
Tijdregistratie verwerken
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
Muziek en omroep verzorgen
2 personen
Deelnemersvragen beantwoorden
2 personen
Route controleren
2 personen

Nazorg

Routepijlen verwijderen
4 personen
Verkeersborden verwijderen
3 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Geluidsinstallatie inpakken
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Verkeersmaterialen retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren
Bedankbericht versturen
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 30
Kleedkamerschermenaantal 4

Sportmateriaal

Start- en finishboog
Routepijlenaantal 45
Startnummersaantal 180
Startnummerbandjesaantal 180
Waterbekersaantal 500
Verkeerskegelsaantal 30
Afzetlintaantal 6
Klapbordenaantal 12
Medaillelintenaantal 180
Medaillesaantal 180
Stopwatchesaantal 4
Meetlint
Markeerstiftenaantal 12

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Mobiele telefoonsaantal 6

Communicatie

Portofoonsaantal 8
Deelnemerslijstenaantal 6
Routekaartenaantal 12
Pennenaantal 30

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 10
Hesjes verkeersbegeleidersaantal 12
Handschoenenaantal 12

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 4
Zaklampenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Bordenaantal 200
Besteksetsaantal 200

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Serveerbladenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Bezemsetsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route niet alleen op papier vast: loop of fiets het volledige parcours na en controleer kruisingen, smalle passages en plekken waar routepijlen nodig zijn. Maak daarna een aparte routekaart voor vrijwilligers en verkeersbegeleiders.
Plan vergunningen, meldingen en verkeersbegeleiding ruim vóór de uitnodigingen uitgaan. Zonder definitieve route en verkeersplan kun je deelnemers geen betrouwbare routebeschrijving of startinformatie sturen.
Sluit de inschrijving enkele dagen voor de loop en controleer de deelnemerslijst op dubbele aanmeldingen, ontbrekende gegevens en dieetwensen. Sorteer de startnummers daarna op nummer, zodat uitgifte aan de start niet onnodig ophoudt.
Brief vrijwilligers uiterlijk de dag vóór de loop met hun post, aankomsttijd, telefoonnummer en handelwijze bij een incident. Laad telefoons en portofoons volledig op en wijs één persoon aan die tijdens de loop beslissingen neemt.
Controleer de weersverwachting de dag vóór én op de ochtend zelf. Bepaal vooraf wanneer je extra water, beschutting, aangepaste routebegeleiding of een andere indeling van start en finish inzet; regel die materialen niet pas na aankomst van de deelnemers.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een 5 kilometerloop organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In die periode kun je de route vastleggen, vergunningen en verkeersbegeleiding regelen, inschrijving openen en voldoende vrijwilligers plannen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een 5 kilometerloop?: Reken minimaal op 1 coördinator, 1 of 2 mensen voor start en finish, vrijwilligers bij belangrijke kruisingen en extra hulp voor inschrijving en water. Bij een route met meerdere kruisingen loopt het aantal verkeersbegeleiders snel op; bepaal dit nadat de route definitief is.
Wanneer moet ik startnummers en route-informatie versturen?: Stuur de routebeschrijving en praktische deelnemersinformatie uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de loop. Print en sorteer de startnummers pas nadat de deelnemerslijst is gecontroleerd, bij voorkeur 1 tot 2 dagen vooraf.
Hoeveel water moet ik regelen voor een 5 kilometerloop?: Plan minimaal één drinkmoment bij de finish en stem het aantal waterbekers af op het deelnemersaantal en de temperatuur. Leg bij warm weer extra voorraad klaar en controleer uiterlijk de dag ervoor of de koelboxen en catering klaarstaan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.