Organiser une course de 100 kilomètres : la checklist

Une course de 100 kilomètres se prépare longtemps avant le jour du départ. Il faut d’abord sécuriser le lieu, le parcours, les autorisations et l’assistance médicale, puis organiser les inscriptions, les bénévoles et les ravitaillements. Les dernières semaines servent surtout à attribuer les numéros, transmettre les consignes et répartir précisément le matériel sur chaque point. Cette checklist vous aide à suivre l’ordre des préparatifs sans oublier les détails qui bloquent souvent le déroulement de la course.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu du concours
2 personnes
Demander une autorisation de compétition
2 personnes
Mettre en place le parcours
3 personnes
Vérifier le permis du parcours
2 personnes
Réserver la zone de départ et d’arrivée
2 personnes
Prévoir l’assistance médicale
2 personnes
Demander des mesures de circulation
2 personnes
Vérifier l’assurance
Publier le formulaire d'inscription
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Recruter des bénévoles
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
Définir les points de ravitaillement
3 personnes
Imprimer la carte d'itinéraire
2 personnes
Trier les bracelets
2 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Fixer les rubans des médailles
2 personnes
Répartir les stocks par point
4 personnes
Remplir les glacières
3 personnes
Faire les courses
3 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Installer les panneaux du parcours
3 personnes
Préparer les flèches de direction
3 personnes

Événement

Monter l’arche de départ
4 personnes
Installer la zone d'arrivée
5 personnes
Installer la table d’inscription
2 personnes
Installer les points d’approvisionnement
8 personnes
Installer les flèches d'orientation
6 personnes
Installer des barrières de circulation
4 personnes
Installer le poste de premiers secours
3 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les kits de départ
3 personnes
Réceptionner les bagages
3 personnes
Faire le briefing des participants
2 personnes
Exécuter la procédure de départ
4 personnes
Enregistrer les passages de tour
6 personnes
Refaire le plein d’eau
8 personnes
Réapprovisionner la boisson énergétique
6 personnes
Servir les fruits et les en-cas
8 personnes
Servir des boissons chaudes
3 personnes
Vider les poubelles
4 personnes
Dégager le parcours
4 personnes
Accompagner les participants au poste médical
2 personnes
Enregistrer les finishers
3 personnes
Distribuer les médailles
2 personnes
Nourrir les finishers
5 personnes
Rendre les bagages
3 personnes
Vérifier les heures de fin
2 personnes
Accompagner les derniers participants
3 personnes

Suivi

Démonter la zone d'arrivée
5 personnes
Démonter les postes de ravitaillement
6 personnes
Retirer les flèches d’itinéraire
6 personnes
Retirer les barrières de circulation
4 personnes
Rassembler les déchets
6 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Nettoyer le matériel
4 personnes
Rendre le matériel loué
3 personnes
Publier les résultats
2 personnes
Envoyer les photos des participants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 6
Tablesqté 14
Chaisesqté 30
Tables de bièreqté 8
Portants à vêtementsqté 3
Boîtes de rangementqté 20

Équipement

Système de sonorisation
Microphonesqté 2
Chronomètresqté 8
Téléphones portablesqté 8
Batteries externesqté 10
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6

Matériel de sport

Numéros de départqté 220
Épingles de sûretéqté 500
Bracelets participantsqté 220
Médailles de finisherqté 220
Flèches de directionqté 180
Bornes kilométriquesqté 25
Arche de départ et d’arrivée
Tapis de chronométrageqté 2
Ruban de balisageqté 12
Cônes de signalisationqté 40
Gilets réfléchissantsqté 30
Sacs pour vestiaireqté 220
Caissesqté 40

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 500
Petits bolsqté 250
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250
Thermosqté 8

Cuisine

Glacièresqté 16
Carafes d’eauqté 20
Carafesqté 16
Planches à découperqté 6
Couteaux de cuisineqté 6
Louchesqté 12
Plateauxqté 8

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 4
Couvertures de survieqté 30
Gants jetablesqté 200
Lampes de pocheqté 12

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 8
Lampes à pilesqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 16
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez les démarches administratives plusieurs mois à l’avance : l’autorisation de compétition, le permis du parcours, l’assurance et les mesures de circulation doivent être confirmés avant d’ouvrir les inscriptions.
Pour chaque point de ravitaillement, préparez une fiche avec les quantités, les bénévoles affectés, les glacières, les gobelets et les caisses à déposer. Faites cette répartition au moins 7 jours avant la course.
Envoyez les informations aux participants au plus tard 5 jours avant le départ : horaires, accès, stationnement, parcours, retrait des dossards et consignes concernant les ravitaillements doivent être regroupés dans un seul message.
Prévoyez une personne responsable du chronométrage et une autre des communications. Testez les chronomètres, le système de sonorisation, les téléphones et les batteries externes la veille, avec les rallonges et multiprises nécessaires.
Le matin de la course, placez les flèches, bornes kilométriques, cônes et rubans de balisage avant l’arrivée des participants. Gardez une équipe mobile pour corriger rapidement un balisage déplacé ou un point mal approvisionné.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course de 100 kilomètres ?: Prévoyez idéalement 6 à 12 mois. Les autorisations, l’assurance, le parcours, la circulation et l’assistance médicale doivent être réglés plusieurs semaines avant l’ouverture des inscriptions.
Quand ouvrir les inscriptions pour une course de 100 kilomètres ?: Ouvrez-les après confirmation du lieu, du parcours et des principales autorisations, généralement 3 à 6 mois avant la course. Vous aurez ainsi le temps de traiter les besoins alimentaires et d’envoyer les informations pratiques.
Combien de bénévoles faut-il pour une course de 100 kilomètres ?: Le nombre dépend du parcours et du nombre de points de ravitaillement, mais prévoyez au minimum 2 à 4 bénévoles par point, plus une équipe mobile et une personne chargée de la coordination. Finalisez la répartition au moins 7 jours avant l’événement.
Quand préparer les dossards et les numéros de départ ?: Préparez-les 3 à 7 jours avant la course, une fois les inscriptions vérifiées. Triez aussi les bracelets, les épingles de sûreté et les médailles afin d’éviter une recherche de matériel au moment du retrait des dossards.

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