Organizar una carrera de 100 kilómetros: checklist completa

Una carrera de 100 kilómetros necesita mucho más que un recorrido y una línea de meta. Hay que cerrar permisos, seguro, asistencia médica y medidas de tráfico antes de abrir las inscripciones. Después vienen la gestión de participantes, los voluntarios, los puntos de suministro y la preparación del material para cada puesto. Esta checklist reúne el orden de trabajo para que no llegues a la semana de la carrera con dorsales, mapas o neveras todavía sin preparar.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el recinto de la competición
2 personas
Solicitar permiso de competición
2 personas
Marcar el recorrido
3 personas
Comprobar el permiso del recorrido
2 personas
Reservar la zona de salida y meta
2 personas
Coordinar el apoyo médico
2 personas
Solicitar medidas de tráfico
2 personas
Comprobar el seguro
Publicar el formulario de inscripción
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Reclutar voluntarios
3 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar números de dorsal
2 personas
Enviar información a los participantes
2 personas
Hacer la distribución de voluntarios
2 personas
Determinar los puntos de suministro
3 personas
Imprimir el mapa de ruta
2 personas
Clasificar las pulseras
2 personas
Ordenar los dorsales
2 personas
Colocar las cintas de las medallas
2 personas
Distribuir el material por puesto
4 personas
Llenar las neveras portátiles
3 personas
Hacer la compra
3 personas
Preparar los dorsales
2 personas
Colocar los carteles del recorrido
3 personas
Preparar las flechas de ruta
3 personas

Evento

Montar el arco de salida
4 personas
Montar la zona de meta
5 personas
Preparar la mesa de registro
2 personas
Montar los puestos de avituallamiento
8 personas
Colocar flechas de ruta
6 personas
Colocar vallas de tráfico
4 personas
Montar un puesto de primeros auxilios
3 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Registrar a los participantes
4 personas
Repartir los kits de inicio
3 personas
Recibir el equipaje
3 personas
Dar la información a los participantes
2 personas
Realizar el procedimiento de inicio
4 personas
Registrar los pases de ronda
6 personas
Rellenar agua
8 personas
Reponer bebida isotónica
6 personas
Servir fruta y aperitivos
8 personas
Servir bebidas calientes
3 personas
Vaciar los contenedores de basura
4 personas
Mantener despejado el recorrido
4 personas
Acompañar a los participantes a la posta médica
2 personas
Dar de baja a los participantes que llegan a la meta
3 personas
Repartir medallas
2 personas
Dar comida a los que terminen
5 personas
Devolver el equipaje
3 personas
Comprobar las horas de cierre
2 personas
Guiar a los últimos participantes
3 personas

Seguimiento

Desmontar la zona de meta
5 personas
Desmontar los puestos de abastecimiento
6 personas
Retirar las flechas de ruta
6 personas
Retirar las vallas de tráfico
4 personas
Recoger la basura
6 personas
Limpiar el recinto
5 personas
Inventariar materiales
2 personas
Limpiar los materiales
4 personas
Devolver el material alquilado
3 personas
Publicar los resultados
2 personas
Enviar fotos de los participantes
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 6
Mesascant. 14
Sillascant. 30
Mesas de cervezacant. 8
Percheroscant. 3
Cajas de almacenajecant. 20

Equipo

Equipo de sonido
Micrófonoscant. 2
Cronómetroscant. 8
Teléfonos móvilescant. 8
Baterías externascant. 10
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6

Material deportivo

Dorsalescant. 220
Imperdiblescant. 500
Pulseras para participantescant. 220
Medallas de finishercant. 220
Flechas de rutacant. 180
Señales de kilómetrocant. 25
Arco de salida y meta
Alfombrillas de cronometrajecant. 2
Cinta de balizamientocant. 12
Conos de tráficocant. 40
Chalecos reflectantescant. 30
Bolsas para vestuariocant. 220
Cajonescant. 40

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 500
Cuencoscant. 250
Platoscant. 250
Cubiertoscant. 250
Termoscant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 16
Jarras de aguacant. 20
Jarras de servircant. 16
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de cocinacant. 6
Cucharonescant. 12
Bandejascant. 8

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 4
Mantas térmicascant. 30
Guantes desechablescant. 200
Linternascant. 12

Iluminación

Lámparas de obracant. 8
Linternas a pilascant. 12

Limpieza

Papeleracant. 16
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6

Catering

Compras

Consejos

Empieza por los permisos y el seguro: reserva el recinto, solicita la autorización de competición y confirma que el recorrido también está aprobado antes de publicar el formulario de inscripción.
Define los puntos de suministro con antelación y asigna a cada uno su material, comida y bebida. Distribuirlo por puesto evita descubrir el día anterior que faltan vasos, cuencos o baterías externas.
Cierra la información de los participantes varios días antes: envía el mapa de ruta, horarios, instrucciones y preferencias dietéticas después de revisar las inscripciones y asignar los dorsales.
Para una carrera de 100 kilómetros, reparte los voluntarios por funciones y turnos, no solo por ubicación. Incluye responsables para salida y meta, avituallamientos, tráfico, cronometraje y apoyo al participante.
Prepara el material físico en cajas identificadas por puesto: dorsales, imperdibles, pulseras, flechas, señales de kilómetro, cinta de balizamiento y chalecos reflectantes. Así cada equipo puede cargar su caja sin hacer inventario de nuevo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una carrera de 100 kilómetros?: Empieza varios meses antes de la fecha prevista, porque los permisos de competición, recorrido, tráfico, seguro y asistencia médica deben estar confirmados antes de abrir las inscripciones. Deja la última semana para preparar dorsales, cajas, neveras y señalización, no para tramitar autorizaciones.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones y asignar los dorsales?: Cierra las inscripciones con varios días de margen para revisar los datos, recoger preferencias dietéticas y asignar los números de dorsal. Después prepara los dorsales, ordena los listados y envía la información final a los participantes.
¿Qué material hace falta para una carrera de 100 kilómetros?: Además del arco de salida y meta y las alfombrillas de cronometraje, necesitas señalización del recorrido, conos, cinta de balizamiento, dorsales, imperdibles, pulseras, medallas y bolsas para vestuario. También hacen falta mesas, sillas, carpas, cajas de almacenaje, teléfonos y baterías externas para que los puestos funcionen durante toda la carrera.
¿Cuándo se prepara el material de los puntos de suministro?: Distribuye el material por puesto antes del día de la carrera y llena las neveras portátiles en la preparación final. Etiqueta cada caja y comprueba la carga antes de salir para que los voluntarios no tengan que separar vasos, platos, cubiertos o señalización sobre la marcha.

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