Que prévoir pour un salon des bénévoles en soins ?

Pour un salon des bénévoles en soins, il faut prévoir à la fois l’accueil des visiteurs, les espaces des organisations et les ateliers. Cette liste rassemble le mobilier, le matériel technique, la vaisselle et l’équipement de restauration à acheter ou à emprunter. Pense aussi aux éléments souvent oubliés : rallonges, multiprises, badges, dossiers d’information et stations de recharge. Les quantités dépendent surtout du nombre d’exposants, de bénévoles et de visiteurs inscrits.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 18
Chaisesqté 120
Table d'inscription
Tabourets de barqté 4
Portants à vêtementsqté 4
Poubellesqté 8
Tentes de réceptionqté 2

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteurqté 2
Écrans de projectionqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 10
Stations de rechargeqté 2
Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 3
Thermosqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à boireqté 150
Assiettesqté 130
Couteauxqté 130
Fourchettesqté 130
Cuillèresqté 130
Cuillères à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Bacs de rangementqté 12
Conteneurs réfrigérésqté 4
Plats de service avec couvercleqté 6
Pincesqté 6

Décoration

Panneaux de standqté 12
Nappesqté 18
Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Compositions floralesqté 8
Panneaux en ardoiseqté 10
Stylosqté 60
Badges nominatifsqté 140
Porte-badgesqté 140
Presse-papiersqté 8
Panneaux indicateursqté 20
Pupitres de programmeqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 10
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Sachets de thé - 200 pièces
- Thé noir - 2 douzaines
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Thé vert - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Crème pour café - 2 bouteilles
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Eau minérale plate - 8 caisses
- Eau minérale pétillante - 4 caisses
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Sinas - 3 bouteilles
- Jus de pomme - 3 paquets
- Jus d'orange - 4 briques
- Ice tea - 3 bouteilles
- Citrons - 12 pièces
- Menthe fraîche - 4 bottes
- Glaçons - 10 sacs
- Mini-sandwichs au fromage - 50 pièces
- Mini-sandwichs au poulet - 40 pièces
- Mini-sandwichs au houmous - 30 pièces
- Pain complet - 6 pains
- Petits pains blancs - 80 pièces
- Petits pains aux céréales - 40 pièces
- Fromage jeune - 2 kilos
- Jambon arrière - 1 kilo
- Garniture de blanc de poulet - 1 kilo
- Houmous - 2 kilos
- Fromage frais - 1 kilo
- Concombres - 8 pièces
- Tomates - 3 kilos
- Laitues - 6 pièces
- Poivrons - 12 pièces
- Pommes - 8 kilos
- Bananes - 6 kilos
- Raisins - 5 kilos
- Mandarines - 5 kilos
- Tomates cerises - 2 kilos
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Noix non salées - 3 kilos
- Galettes de riz - 6 paquets
- Crackers complets - 6 paquets
- Barres de céréales - 100 pièces
- Biscuits - 8 paquets
- Crackers sans gluten - 3 paquets
- Petits pains sans gluten - 12 pièces
- Garniture vegan - 6 emballages
- Biscuits vegan - 4 paquets
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Mélange d'épices - 2 pots
- Bâtonnets mélangeurs - 300 pièces
- Petites cuillères en bois - 200 pièces
- Serviettes en papier - 600 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 36 rouleaux
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Sacs poubelle petits - 50 pièces
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 50 pièces
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 3 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 6 paquets
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Gel hydroalcoolique - 8 bouteilles
- Essuie-tout - 12 paquets
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Distributeurs de serviettes - 6 pièces

Conseils

Prévois une table d’inscription distincte de l’espace des exposants, avec l’ordinateur portable, les badges nominatifs et la liste des visiteurs à portée de main. Ajoute au moins une multiprise pour l’accueil.
Pour chaque zone d’atelier, vérifie avant l’installation la présence d’une rallonge, d’un accès électrique et, si nécessaire, du vidéoprojecteur, de l’écran et des haut-parleurs. Fais un test technique le jour précédent.
Compte une tasse, un verre et une assiette par personne, puis ajoute environ 10 % de réserve. Pour le café, prévois au moins deux tasses par participant si l’événement dure une demi-journée ou davantage.
Regroupe les fournitures des exposants par stand dans des bacs ou dossiers identifiés. Prépare-les au moins 24 heures avant l’ouverture afin de repérer les éléments manquants.
Installe une poubelle près de la restauration et une autre dans la zone des ateliers. Si l’événement se tient dehors, vérifie aussi le nombre de tentes de réception et leur emplacement avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de tasses et de verres faut-il pour un salon des bénévoles ?: Prévois une tasse et un verre par participant attendu, avec une réserve d’environ 10 %. Pour 50 personnes, cela représente au minimum 55 tasses et 55 verres.
Quand faut-il préparer le matériel des exposants ?: Regroupe et vérifie le matériel au moins 24 heures avant l’ouverture. Fais une dernière vérification des stands le matin même, avant l’arrivée des organisations.
Combien de multiprises et de rallonges prévoir pour les ateliers ?: Prévois au moins une multiprise et une rallonge par espace nécessitant du matériel électrique, plus deux unités de réserve pour l’accueil et les imprévus. Évite de brancher plusieurs multiprises en cascade.
Que faut-il prévoir pour l’accueil des visiteurs ?: Installe une table d’inscription avec un ordinateur portable, la liste des visiteurs et les badges nominatifs. Prépare ces éléments au moins une heure avant l’ouverture pour pouvoir traiter les premières arrivées sans attente.

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