La liste de courses pour votre action de sponsoring

Une action de sponsoring demande plus que des boissons et quelques tables. Il faut prévoir l’accueil, le service, les dons, la visibilité des sponsors et les paiements, souvent sur un même espace. Cette liste vous aide à réunir le matériel avant le montage : tentes, mobilier, vaisselle, équipement de cuisine, signalétique et outils de paiement. Vérifiez aussi les besoins alimentaires et le nombre d’inscrits avant de fixer les quantités.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 10
Chaisesqté 80
Tables hautesqté 4
Nappesqté 10

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Tasses à caféqté 60
Verres à théqté 60
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Marmites à soupeqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Cuillères de serviceqté 6
Petits bolsqté 12
Glacièresqté 4

Équipement

Terminaux de paiementqté 2
Caissesqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Talkies-walkiesqté 4

Décoration

Bannières sponsorsqté 6
Panneaux d'informationqté 6
Panneaux indicateursqté 8
Ballonsqté 100
Rubansqté 6
Bandes adhésivesqté 4

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes LEDqté 8

Nettoyage

Balais à mainqté 2
Poubellesqté 6

Catering

Boîtes à donsqté 3
Porte-badgesqté 80
Étiquettes nominativesqté 100
Cartes de menuqté 10
Courses
- Café - 4 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citrons - 8 pièces
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 12 bouteilles
- Eau minérale plate - 12 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Petits pains - 100 pièces
- Petits pains complets - 30 pièces
- Beurre doux - 2 paquets
- Fromage jeune - 3 kilos
- Jambon arrière - 2 kilos
- Tranches de blanc de poulet - 2 kilo
- Houmous - 1,5 kilo
- Concombres - 8 pièces
- Tomates - 3 kilos
- Salade composée - 6 sachets
- Soupe de légumes - 8 litres
- Soupe de tomates - 8 litres
- Croutons - 4 sacs
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Assortiment de snacks salés - 4 sachets
- Biscuits - 8 paquets
- Brownies - 60 pièces
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Ketchup - 1 bouteille
- Moutarde - 1 pot
- Serviettes - 300 pièces
- Pailles en papier - 100 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Sacs poubelle - 40 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Gel désinfectant pour les mains - 4 flacons

Conseils

Prévoyez une table distincte pour les dons et une autre pour la distribution : cela évite les files qui se croisent pendant l’accueil. Ajoutez des panneaux indicateurs visibles dès l’entrée.
Pour les boissons fraîches, comptez deux à trois consommations par personne pendant la première heure, puis ajustez selon la durée prévue. Faites refroidir les boissons dans plusieurs glacières plutôt qu’une seule.
Comptez la vaisselle réutilisable sur la base du nombre maximal de personnes présentes, avec environ 10 % de marge. Les tasses à café et les verres à thé sont souvent oubliés lorsque le service propose plusieurs boissons chaudes.
Regroupez rallonges, multiprises et terminaux de paiement dans une caisse identifiée avant l’installation. Testez chaque terminal et chaque branchement au moins la veille.
Préparez les bannières sponsors, panneaux d’information et panneaux indicateurs avant le jour de l’action. Gardez les logos validés dans un dossier unique pour éviter une impression de dernière minute.

Questions fréquentes

Combien de gobelets prévoir pour une action de sponsoring ?: Prévoyez au minimum un gobelet par participant et par service, avec une marge d’environ 10 %. Pour une action de plusieurs heures, comptez plutôt deux à trois gobelets réutilisables par personne si le lavage sur place n’est pas possible.
Quand faut-il acheter les boissons et le matériel de service ?: Achetez les boissons et les consommables trois à cinq jours avant l’action, puis refroidissez les boissons la veille. Vérifiez les plateaux, thermos, machines à café et bouilloires au moins 24 heures avant l’ouverture.
Combien de tables faut-il pour une action de sponsoring ?: Prévoyez au moins une table pour l’accueil, une pour la distribution, une pour les dons et une pour la visibilité des sponsors. Ajoutez une table par point de service supplémentaire afin de ne pas mélanger paiement, nourriture et matériel promotionnel.
Que faut-il prévoir pour les paiements le jour de l’événement ?: Préparez les terminaux de paiement, les caisses et les rallonges avant le montage, puis testez chaque terminal au moins la veille. Gardez une solution de secours et une multiprise disponible si plusieurs appareils doivent fonctionner au même endroit.

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