Que faut-il prévoir pour une réunion d’anciens élèves ?

Une réunion d’anciens élèves demande surtout une organisation précise de l’accueil, du buffet et des boissons. Prévoyez la vaisselle selon le nombre d’inscrits, mais aussi du matériel de secours pour le café, le froid et l’installation. Les badges nominatifs, la liste de présence et les besoins alimentaires sont souvent traités trop tard. Cette liste vous aide à faire les achats et à vérifier les livraisons avant le jour du rendez-vous.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables hautesqté 10
Longues tablesqté 8
Chaisesqté 80
Tables de buffetqté 4
Porte-manteauxqté 3
Poubellesqté 6

Vaisselle

Verres à vinqté 100
Verres à bièreqté 80
Verres à eauqté 100
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 80
Cuillèresqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 12

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 4
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Ciseauxqté 3
Verres doseursqté 2
Cuillères à glaceqté 2
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 3
Thermosqté 4

Décoration

Badges nominatifsqté 100
Porte-nomsqté 100
Nappesqté 12
Ballonsqté 80
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandesqté 8
Compositions floralesqté 6
Panneaux indicateursqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 12
Rallongesqté 6

Nettoyage

Chiffons microfibresqté 12
Épongesqté 8
Bacs à vaisselleqté 3
Pinces à déchetsqté 2

Catering

Plateaux de service pour allergènesqté 4
Caisses de boissonsqté 8
Carafes d’eauqté 8
Cartes de menuqté 12
Cartes des allergènesqté 20
Plateaux de serviceqté 10
Plateauxqté 6
Cuillères à caféqté 80
Distributeurs de boissonsqté 3
Thermoboxesqté 2
Pains de glaceqté 20
Courses
- Grains de café - 3 kilos
- Thé noir - 4 boîtes
- Tisanes - 3 boîtes
- Lait entier - 8 litres
- Lait d’avoine - 5 litres
- Lait demi-écrémé - 4 litre
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Tonic - 6 bouteilles
- Ginger ale - 6 bouteilles
- eau pétillante - 12 bouteilles
- Eau plate - 16 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d’orange - 8 briques
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Pilsener - 120 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Rosé - 8 bouteilles
- Prosecco - 6 bouteilles
- Citrons - 3 kilos
- Citrons verts - 2 kilos
- Menthe fraîche - 6 bottes
- Glaçons - 20 kilos
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 8 sachets
- Cacahuètes salées - 4 kilo
- Noix de cajou - 3 kilos
- Olives vertes - 3 bocaux
- Olives noires - 3 bocaux
- Gressins salés - 6 sachets
- Toasts - 10 paquets
- Baguettes - 12 pièces
- Mini wraps - 8 paquets
- Houmous - 3 kilos
- Fromage frais - 2 kilos
- Brie - 2 kilos
- Fromage de Gouda - 3 kilos
- Fromage vegan - 1 kilo
- Fromage jeune - 2 kilos
- Jambon de Parme - 1 kilo
- Salami - 1 kilo
- Blanc de poulet fumé - 1 kilo
- Concombres - 10 pièces
- Tomates cerises - 3 kilos
- Poivrons - 2 kilos
- Carottes - 2 kilos
- Raisins - 4 kilo
- Fraises - 3 kilos
- Pommes - 4 kilos
- Mini quiches - 160 pièces
- Mini boulettes de viande - 160 pièces
- Samosas végétariens - 120 pièces
- Falafels vegan - 100 pièces
- Crackers sans gluten - 6 paquets
- Wraps sans gluten - 4 paquets
- Moutarde - 2 pots
- Mayonnaise - 3 pots
- Ketchup - 3 bouteilles
- Sauce chili douce - 2 bouteilles
- Sauce à l'ail - 2 bouteilles
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Sel - 1 paquet
- Poivre noir - 1 pot
- Paprika en poudre - 1 pot
- Serviettes - 400 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Pastilles pour lave-vaisselle - 40 pièces
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Essuie-tout - 12 paquets

Conseils

Prévoyez 2 à 3 verres par personne si le service comprend vin, bière et eau, puis ajoutez une marge de 10 % pour les verres cassés ou oubliés.
Comptez une tasse de café par participant, plus 10 % de réserve. Vérifiez au moins 48 heures avant que les machines à café, les bouilloires et les prises soient disponibles.
Achetez les assiettes et les couverts selon le nombre d’inscrits, avec environ 10 % supplémentaire pour les invités, les intervenants et les remplacements pendant le buffet.
Réservez un espace froid suffisant pour les boissons et contrôlez les réfrigérateurs ou glacières la veille. Les boissons doivent être refroidies avant l’arrivée des participants, pas au dernier moment.
Préparez les badges nominatifs et la liste de présence au moins 24 heures avant l’événement. Gardez des ciseaux, des rallonges et une multiprise à la table d’inscription pour les ajustements de dernière minute.

Questions fréquentes

Combien de verres prévoir pour une réunion d’anciens élèves ?: Comptez au minimum 2 verres par personne pour une réception courte, ou 3 si le vin, la bière et l’eau sont servis en même temps. Ajoutez 10 % de marge pour les cassés et les remplacements.
Quelle quantité de boissons acheter pour une réunion d’anciens élèves ?: Pour la première heure, prévoyez environ 2 à 3 consommations par personne, puis 1 à 2 par heure supplémentaire selon la durée. Ajoutez systématiquement de l’eau et adaptez les quantités aux réponses du formulaire d’inscription.
Quand préparer les badges et la liste des participants ?: Imprimez la liste de présence et préparez les badges au moins 24 heures avant la réunion. Faites une dernière mise à jour après la clôture des inscriptions ou jusqu’à la veille si les confirmations arrivent tard.
Combien de temps avant faut-il refroidir les boissons ?: Placez les boissons au réfrigérateur au moins 12 heures avant le début de la réunion. Si vous utilisez des glacières, préparez-les 2 à 3 heures avant l’accueil et prévoyez suffisamment de glace pour maintenir le froid pendant le service.

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