Alumni-Treff: Einkaufsliste und Mengenplanung

Für einen Alumni-Treff brauchst du mehr als Getränke und Namensschilder. Plane Geschirr, Sitzplätze, Buffet, Registrierung und Technik gemeinsam, damit am Veranstaltungstag nichts fehlt. Rechne pro angemeldeter Person mit einem Wasserglas, Teller, Besteck und Namensschild; bei Selbstbedienung brauchst du zusätzlich Servierschalen und Servierbesteck. Diese Einkaufsliste hilft dir, die benötigten Dinge rechtzeitig zu besorgen oder zu reservieren.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StehtischeAnz. 10
Lange TischeAnz. 8
StühleAnz. 80
BuffetischeAnz. 4
KleiderständerAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 6

Geschirr

WeingläserAnz. 100
BiergläserAnz. 80
WassergläserAnz. 100
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 120
GabelnAnz. 120
MesserAnz. 80
LöffelAnz. 80
ServierschalenAnz. 12
ServierbesteckAnz. 12

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlschränkeAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ScherenAnz. 3
MessbecherAnz. 2
EislöffelAnz. 2
FlaschenöffnerAnz. 4
KorkenzieherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 4

Dekoration

NamensschilderAnz. 100
NamensschildhalterAnz. 100
TischdeckenAnz. 12
BallonsAnz. 80
BallonpumpeAnz. 2
GirlandenAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 6
WegweiserAnz. 6

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 6

Reinigung

MikrofasertücherAnz. 12
SchwämmeAnz. 8
SpülbeckenAnz. 3
MüllgreiferAnz. 2

Catering

Servierplatten für AllergeneAnz. 4
GetränkekästenAnz. 8
WasserkannenAnz. 8
SpeisekartenAnz. 12
AllergiekärtchenAnz. 20
ServierplattenAnz. 10
TablettsAnz. 6
KaffeelöffelAnz. 80
GetränkespenderAnz. 3
ThermoboxenAnz. 2
KühlelementeAnz. 20
Einkäufe
- Kaffeebohnen - 3 Kilo
- Schwarzer Tee - 4 Packungen
- Kräutertee - 3 Packungen
- Vollmilch - 8 liter
- Hafermilch - 5 Liter
- Fettarme Milch - 4 Liter
- Zucker - 2 Kilo
- Süßstoff - 2 Packungen
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Sinas - 8 Flaschen
- Tonic - 6 Flaschen
- Ginger Ale - 6 Flaschen
- Sprudelwasser - 12 Flaschen
- Stillwasser - 16 Flaschen
- Apfelsaft - 6 Packungen
- Orangensaft - 8 Packungen
- Alkoholfreies Bier - 24 Flaschen
- Pilsener - 120 Flaschen
- Weißwein - 12 Flaschen
- Rotwein - 8 Flaschen
- Rosé - 8 Flaschen
- Prosecco - 6 Flaschen
- Zitronen - 3 Kilo
- Limetten - 2 Kilo
- Frische Minze - 6 Bund
- Eiswürfel - 20 Kilo
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Tortilla-Chips - 8 Tüten
- Gesalzene Erdnüsse - 4 Kilo
- Cashewnüsse - 3 Kilo
- Grüne Oliven - 3 Gläser
- Schwarze Oliven - 3 Gläser
- Salzstangen - 6 Tüten
- Toastbrot - 10 Packungen
- Baguettes - 12 Stück
- Mini-Wraps - 8 Packungen
- Hummus - 3 Kilo
- Frischkäse - 2 Kilo
- Brie - 2 Kilo
- Gouda - 3 Kilo
- Vegankäse - 1 Kilo
- Junger Käse - 2 Kilo
- Parmaschinken - 1 kilo
- Salami - 1 Kilo
- Geräucherte Hähnchenbrust - 1 Kilo
- Gurken - 10 Stück
- Cherrytomaten - 3 Kilo
- Paprika - 2 Kilo
- Karotten - 2 Kilo
- Trauben - 4 Kilo
- Erdbeeren - 3 Kilo
- Äpfel - 4 Kilo
- Mini-Quiches - 160 Stück
- Mini-Frikadellen - 160 Stück
- Vegetarische Samosas - 120 Stück
- Vegane Falafel - 100 Stück
- Glutenfreie Cracker - 6 Packungen
- Glutenfreie Wraps - 4 Packungen
- Senf - 2 Gläser
- Mayonnaise - 3 Gläser
- Ketchup - 3 Flaschen
- Süße Chilisauce - 2 Flaschen
- Knoblauchsoße - 2 Flaschen
- Olivenöl - 1 Flasche
- Salz - 1 Packung
- Schwarzer Pfeffer - 1 Glas
- Paprikapulver - 1 Glas
- Servietten - 400 Stück
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllsäcke - 50 Stück
- Geschirrspültabs - 40 Stück
- Spülmittel - 3 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen
- Handseife - 6 Flaschen
- Papierhandtücher - 12 Packungen

Tipps

Plane pro Gast mindestens ein Wasserglas, einen Teller, eine Gabel, ein Messer und einen Löffel ein. Bei einem mehrgängigen oder dessertreichen Buffet brauchst du zusätzlich etwa 10 bis 20 Prozent Reserve.
Kühle Getränke nicht erst kurz vor Beginn: Stelle Bier, Wein und Wasser mehrere Stunden vorher kalt und plane Kühlboxen ein, falls die Kühlschränke vor Ort nicht ausreichen.
Für die Registrierung gehören Namensschilder, eine gedruckte Anwesenheitsliste und ein eigener Tisch zusammen. Lege Stifte und die Schilder mindestens 30 Minuten vor dem Einlass bereit.
Reserviere Mobiliar nach der erwarteten Teilnehmerzahl: Plane pro Person einen Sitzplatz, ergänzt um Stehtische für Gespräche und ausreichend lange Tische für das Buffet.
Prüfe die Technik spätestens am Vortag. Für Mikrofon, Bluetooth-Lautsprecher und Kaffeemaschinen werden oft Verlängerungskabel vergessen; teste außerdem, ob am Veranstaltungsort genügend Steckdosen vorhanden sind.

Häufige Fragen

Wie viele Gläser brauche ich für einen Alumni-Treff?: Plane pro Teilnehmer ein Wasserglas und je nach Ausschank ein Bier- oder Weinglas ein. Bei Spülmöglichkeiten reichen normalerweise 1,2 Gläser pro Person; ohne Nachspülen solltest du mindestens 2 Gläser pro Person einplanen.
Wie viel Geschirr brauche ich pro Gast?: Rechne mit einem Teller, einer Gabel, einem Messer und einem Löffel pro Person plus 10 bis 20 Prozent Reserve. Für ein Buffet mit mehreren Gängen solltest du zusätzliche Teller einplanen, damit niemand benutztes Geschirr erneut verwenden muss.
Wann sollte ich Getränke für den Alumni-Treff einkaufen?: Haltbare Getränke und Snacks kannst du 3 bis 7 Tage vorher besorgen. Frische Produkte kaufst du am Vortag, und die Getränke kommen mindestens 3 Stunden vor Beginn in Kühlschränke oder Kühlboxen.
Wie viele Sitzplätze brauche ich beim Alumni-Treff?: Plane grundsätzlich einen Stuhl pro angemeldeter Person. Wenn der Treff überwiegend im Stehen stattfindet, kannst du etwa 60 bis 70 Prozent der Plätze bestuhlen, solltest aber für ältere Gäste und längere Gespräche zusätzliche Sitzmöglichkeiten bereithalten.

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