Que faut-il prévoir pour une cérémonie de remise de prix ?

Pour une cérémonie de remise du prix des entrepreneurs, la liste ne se limite pas aux trophées et aux certificats. Il faut aussi prévoir l’accueil des invités, le service des boissons, le repas ou le cocktail, ainsi que le matériel nécessaire aux présentations et aux discours. Les quantités dépendent du nombre d’inscrits, mais certains éléments doivent être commandés avec une marge de 10 à 15 %. Cette liste vous aide à vérifier les achats et le matériel à apporter sur place.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de réceptionqté 2
Tables hautesqté 10
Tables à mangerqté 12
Chaisesqté 110
Nappesqté 14
Tabouretsqté 12
Table de prise de parole
Éléments de podiumqté 4

Vaisselle

Verres à vinqté 120
Verres à eauqté 120
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 130
Assiettes à dessertqté 120
Fourchettesqté 130
Couteauxqté 130
Cuillèresqté 120
Cuillères à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 10

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 2
Pied de microphone
Haut-parleursqté 2
Mixeur audio
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Cliqueur de présentation
Appareil photo
Trépiedsqté 2
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4

Décoration

Panneau d’accueil
Numéros de tableqté 12
Supports de badges nominatifsqté 110
Panneau de table des prix
Bannière de fond
Compositions floralesqté 8
Décorations de tableqté 12
Guirlandes de fanionsqté 6
Prixqté 6
Classeurs de certificatsqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Projecteurs LEDqté 4

Cuisine

Carafesqté 12
Thermosqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Louchesqté 10
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Seaux de nettoyageqté 2
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Courses
- Grains de café - 3 kilos
- Sachets de thé - 150 pièces
- Thé noir - 50 sachets
- Tisane - 50 sachets
- Thé vert - 50 sachets
- Bâtonnets de sucre - 150 pièces
- Lait - 10 liter
- Lait d’avoine - 4 litres
- Spa Blauw - 120 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 60 bouteilles
- Cola - 24 bouteilles
- Cola Zero - 24 bouteilles
- Sinas - 12 bouteilles
- Tonic - 12 bouteilles
- Ginger ale - 12 bouteilles
- Jus de pomme - 12 briques
- Jus d’orange - 12 briques
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Pilsener - 72 bouteilles
- Vin blanc - 18 bouteilles
- Vin rouge - 12 bouteilles
- Rosé - 6 bouteilles
- Prosecco - 12 bouteilles
- Glaçons - 20 kilos
- Baguettes - 12 pièces
- Mini-sandwichs - 180 pièces
- Mini-croissants - 100 pièces
- Beurre - 1 kilo
- Fromage frais - 2 kilos
- Fromage jeune - 3 kilos
- Fromage affiné - 2 kilos
- Brie - 2 kilos
- Saumon fumé - 1,5 kilo
- Houmous - 2 kilos
- Pesto - 6 pots
- Concombre - 12 pièces
- Tomates cerises - 3 kilos
- Poivrons - 12 pièces
- Roquette - 1 kilo
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 50 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Fraises - 3 kilos
- Mélange de noix - 2 kilos
- Noix - 1 kilo
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Olives - 2 kilos
- Tomates séchées au soleil - 1 kilo
- Crackers - 12 paquets
- Mini-quiches - 120 pièces
- Wraps végétariens - 80 pièces
- Wraps au poulet - 80 pièces
- Boulettes de viande - 180 pièces
- Boulettes végétariennes - 80 pièces
- Brochettes de poulet satay - 100 pièces
- Sauce satay - 3 liters
- Mayonnaise - 2 litres
- Ketchup - 2 liter
- Moutarde - 1 litre
- Sauce sweet chili - 1 litre
- Salade composée - 8 kilos
- Salade de pâtes - 8 kilos
- Salade de pommes de terre - 6 kilos
- Légumes grillés - 6 kilo
- Lasagnes végétariennes - 8 kilos
- Blanc de poulet - 10 kilos
- Bœuf - 8 kilo
- Riz - 8 kilos
- Gratin dauphinois - 8 kilo
- Sandwichs pour le dîner - 120 pièces
- Sauce à l'ail - 1 litre
- Sauce - 2 liter
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Paprika - 1 pot
- Herbes italiennes - 1 pot
- Citron - 20 pièces
- Pâtisseries de dessert - 120 portions
- Mousse au chocolat - 100 portions
- Fruits frais pour le dessert - 5 kilos
- Crème chantilly - 3 litres
- Biscuits - 8 paquets
- Amaretti - 4 paquets
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon pour les mains - 6 flacons
- Essuie-tout - 12 paquets
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Serviettes - 500 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Boîtes hermétiques - 30 pièces
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 60 pièces
- Éponges - 12 pièces
- Gants en caoutchouc - 6 paires
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Sacs de congélation - 2 cartons

Conseils

Prévoyez environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoutez 10 % de marge pour les invités qui restent plus longtemps ou les bouteilles ouvertes.
Comptez un verre à vin, un verre à eau et une assiette par invité, puis ajoutez 10 % de vaisselle supplémentaire. Pour le café, prévoyez au moins une tasse et une cuillère à café par personne, avec une réserve d’environ 10 %.
Réservez le matériel audiovisuel au moins 7 jours avant la cérémonie : ordinateur portable, vidéoprojecteur, écran, microphones, haut-parleurs, mixeur audio et cliqueur de présentation. Testez chaque appareil sur place avant l’arrivée des invités.
Prévoyez une table d’accueil, des tables hautes ou à manger selon le format, et suffisamment de chaises pour les invités, les jurés et les nommés. Gardez au moins une table distincte pour les certificats, les badges et les documents imprimés.
Refroidissez les boissons plusieurs heures avant le début et vérifiez les certificats, les badges nominatifs et la liste des invités le jour même. Les rallonges et multiprises sont souvent oubliées : emportez-en plusieurs et repérez les prises avant l’installation.

Questions fréquentes

Combien de verres faut-il prévoir par invité pour une remise de prix ?: Prévoyez au minimum un verre à vin et un verre à eau par personne, puis ajoutez 10 % de réserve. Si le service se fait en plusieurs temps ou sans lavage sur place, comptez plutôt 2 verres à vin et 2 verres à eau par invité.
Quelle quantité de boissons acheter pour une cérémonie de remise de prix ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis 1 par heure supplémentaire. Pour 50 invités et une réception de 2 heures, prévoyez environ 150 à 200 boissons au total, selon la présence d’un repas ou d’un cocktail.
Quand commander les trophées et les certificats ?: Passez la commande au moins 3 à 4 semaines avant la cérémonie, surtout si les noms des lauréats doivent être imprimés. Vérifiez les certificats et les inscriptions dès leur réception, puis une dernière fois le jour de l’événement.
Quel matériel technique faut-il pour les discours et les présentations ?: Prévoyez un ordinateur portable, un vidéoprojecteur, un écran, un cliqueur, des microphones sans fil, un pied de microphone, des haut-parleurs et un mixeur audio. Faites un test complet au moins 2 heures avant l’arrivée du public et emportez plusieurs rallonges et multiprises.

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