Que faut-il prévoir pour une conférence musicale ?

Pour une conférence musicale, les achats ne se limitent pas au café et aux badges. Il faut prévoir de quoi présenter les contenus, diffuser les extraits musicaux et accueillir les visiteurs pendant plusieurs heures. Cette liste couvre le mobilier, la projection, le son, l’accueil, la pause-café et la signalétique. Adapte les quantités au nombre d’inscrits, puis vérifie le matériel technique au moins un jour avant la conférence.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 60
Table de prise de parole
Pupitre
Table d'information

Équipement

Ordinateur portable
Projecteur
Écran de projection
Haut-parleurs actifsqté 2
Micro sans fil
Pied de microphone
Mixeur audio
Câbles audioqté 4
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 3

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verresqté 60
Assiettes à pâtisserieqté 60
Cuillères à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Bacs à glaçonsqté 2

Décoration

Nappesqté 6
Supports de badges nominatifsqté 60
Panneaux indicateursqté 6
Panneau des intervenants

Éclairage

Lampadairesqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balayette et pelle
Balai
Serpillière et seau

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Cacao en poudre - 1 boîte
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 6 litres
- Lait d'avoine - 3 litres
- Citron - 6 pièces
- Eau plate - 8 bouteilles
- Eau pétillante - 8 bouteilles
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Jus d'orange - 4 briques
- Jus de pomme - 3 paquets
- Gobelets en papier - 100 pièces
- Serviettes en papier - 200 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 100 pièces
- Filtres à café - 1 paquet
- Beurre doux - 500 grammes
- Petits pains aux raisins - 30 pièces
- Mini-croissants - 40 pièces
- Mini-muffins - 40 pièces
- Houmous - 2 barquettes
- Concombre - 3 pièces
- Tomates cerises - 3 barquettes
- Raisins - 3 barquettes
- Pommes - 30 pièces
- Chips au paprika - 3 sachets
- Chips nature - 3 sachets
- Bâtonnets salés - 3 sachets
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Ketchup - 1 bouteille
- Essuie-tout - 4 rouleaux
- Papier toilette - 12 rouleaux
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Éponges - 1 paquet
- Chiffons en microfibre - 1 paquet
- Savon pour les mains - 3 bouteilles
- Essuie-tout en papier - 4 paquets
- Ruban adhésif - 3 rouleaux
- Stylos - 20 pièces
- Papier d’impression - 1 paquet
- Autocollants nominatifs - 80 pièces

Conseils

Prévois un verre et une tasse par personne, puis ajoute environ 10 % de marge pour les remplacements et les oublis. Pour une pause avec pâtisseries, compte aussi une assiette et une cuillère par invité.
Pour le son, vérifie que le nombre de micros sans fil correspond aux intervenants qui prennent la parole. Teste les haut-parleurs actifs, le mixeur, les câbles et les rallonges avant l’arrivée du public.
Garde un ordinateur portable de présentation et les fichiers musicaux sur une seconde clé ou un autre support. Un projecteur et un écran ne suffisent pas si les formats audio ou vidéo ne sont pas compatibles.
Installe les badges nominatifs, les panneaux indicateurs et le panneau des intervenants avant l’ouverture des portes. Prépare la liste de présence et les programmes imprimés avec une marge d’environ 10 % par rapport aux inscriptions.
Pour une pause-café de deux heures, prévois au minimum deux boissons chaudes par personne, ainsi que des thermos ou des machines à café capables de servir tout le groupe. Place les poubelles près de la table d’information et de l’espace de restauration.

Questions fréquentes

Combien de tasses et de verres faut-il pour une conférence musicale ?: Prévois au moins une tasse et un verre par participant, plus 10 % de réserve. Pour 50 personnes, cela représente environ 55 tasses et 55 verres.
Quel matériel audio faut-il pour une conférence avec extraits musicaux ?: Il faut au minimum des haut-parleurs actifs, un mixeur audio, des câbles audio et un ordinateur portable. Ajoute un micro sans fil par intervenant qui parle régulièrement et teste l’ensemble au moins 24 heures avant.
Combien de programmes et de badges faut-il imprimer ?: Imprime un programme et un badge par visiteur inscrit, avec une réserve de 10 %. Pour 80 inscrits, prépare donc environ 88 exemplaires de chaque.
Quand faut-il tester le projecteur et les fichiers musicaux ?: Fais un premier test la veille, puis un contrôle rapide 60 à 90 minutes avant l’accueil du public. Vérifie la projection, le son, les branchements, les rallonges et la compatibilité de chaque fichier.

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