Einkaufsliste für einen Musikvortrag

Für einen Musikvortrag brauchst du mehr als Laptop und Lautsprecher. Plane Technik für Präsentation und Musikclips, Sitz- und Sprecherbereich sowie Kaffee, Wasser und Geschirr für die angemeldeten Gäste ein. Prüfe vorab, ob alle Kabel zur vorhandenen Technik passen und ob du für den Raum zusätzliche Verlängerungen brauchst. Diese Einkaufsliste hilft dir, fehlende Ausstattung rechtzeitig zu erkennen und am Veranstaltungstag nicht improvisieren zu müssen.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 6
StühleAnz. 60
Rednertisch
Rednerpult
Infotisch

Ausstattung

Laptop
Projektor
Projektionsleinwand
Aktive LautsprecherAnz. 2
Kabelloses Mikrofon
Mikrofonständer
Audiomischpult
AudiokabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 3

Geschirr

KaffeetassenAnz. 60
GläserAnz. 60
TortenplattenAnz. 60
KaffeelöffelAnz. 60
ServierplattenAnz. 6

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 2

Dekoration

TischdeckenAnz. 6
NamensschildhalterAnz. 60
WegweiserAnz. 6
Rednerpult

Beleuchtung

StehlampenAnz. 2

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4
Handfeger und Kehrblech
Besen
Wischmopp und Eimer

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 3 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 1 Packung
- Kakaopulver - 1 Dose
- Zucker - 2 Packungen
- Süßstoff - 1 Karton
- Halbvolle Milch - 6 Liter
- Hafermilch - 3 liter
- Zitrone - 6 Stück
- Stillwasser - 8 Flaschen
- Sprudelwasser - 8 Flaschen
- Cola - 4 Flaschen
- Cola Zero - 4 Flaschen
- Orangensaft - 4 Packungen
- Apfelsaft - 3 Packungen
- Pappbecher - 100 Stück
- Papierservietten - 200 Stück
- Rührstäbchen - 100 Stück
- Kaffeefilter - 1 Packung
- Butter - 500 Gramm
- Rosinenbrötchen - 30 Stück
- Mini-Croissants - 40 Stück
- Mini-Muffins - 40 Stück
- Hummus - 2 Becher
- Gurke - 3 Stück
- Cherrytomaten - 3 Schalen
- Trauben - 3 Schalen
- Äpfel - 30 Stück
- Paprikachips - 3 Tüten
- Naturchips - 3 Tüten
- Salzstangen - 3 Tüten
- Mayonnaise - 1 Flasche
- Ketchup - 1 Flasche
- Küchenpapier - 4 Rollen
- Toilettenpapier - 12 Rollen
- Müllsäcke - 2 Rollen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Schwämme - 1 Packung
- Mikrofasertücher - 1 Packung
- Handseife - 3 Flaschen
- Papiertücher - 4 Pakete
- Klebeband - 3 Rollen
- Stifte - 20 Stück
- Druckerpapier - 1 Packung
- Namensaufkleber - 80 Stück

Tipps

Plane pro 10 Gäste mindestens 1 Kaffeetasse, 1 Glas und 1 Kaffeelöffel ein; bei mehreren Pausen brauchst du entsprechend Reserve. Für Kuchen oder Gebäck rechnest du mit 1 Servierplatte beziehungsweise Tortenplatte je Angebot.
Teste Laptop, Projektor, Präsentation und Musikdateien spätestens am Vortag gemeinsam. Lege Audiokabel, Verlängerungskabel und gegebenenfalls Adapter zusammen in eine beschriftete Tasche.
Rechne für die erste Stunde mit etwa 0,5 Litern Wasser pro Person. Stelle zusätzlich Eiswürfel bereit, wenn kalte Getränke ausgeschenkt werden, und fülle Thermoskannen erst kurz vor Beginn.
Richte für den Referenten einen eigenen Tisch oder ein Rednerpult ein und stelle das kabellose Mikrofon samt Mikrofonständer vor dem Einlass auf. So bleibt Zeit für einen kurzen Lautstärke- und Verständlichkeitstest.
Drucke Namensschilder, Programme und die Anwesenheitsliste spätestens am Vortag aus. Lege Wegweiser am Eingang und an Abzweigungen an; Gäste suchen sonst häufig erst kurz vor Beginn nach dem richtigen Raum.

Häufige Fragen

Wie viele Gläser brauche ich für einen Musikvortrag?: Plane mindestens ein Glas pro erwarteter Person und etwa 10 Prozent Reserve ein. Bei 30 Gästen sind das 33 Gläser; bei mehreren Getränkerunden ist zusätzlicher Bestand sinnvoll.
Welche Technik brauche ich für einen Musikvortrag mit Präsentation?: Mindestens Laptop, Projektor, Projektionsleinwand, aktive Lautsprecher und passende Audiokabel gehören zusammen. Für einen Vortrag mit mehreren Sprechern oder wechselnden Quellen kann zusätzlich ein Audiomischpult nötig sein; teste alles spätestens am Vortag.
Wie viel Kaffee und Wasser soll ich für 20 Gäste einplanen?: Rechne für die erste Stunde mit etwa 10 Litern Wasser und ungefähr 2 bis 3 Litern Kaffee, je nach Dauer und Pausen. Stelle mindestens 22 Tassen und Gläser bereit, damit eine kleine Reserve vorhanden ist.
Wann sollte ich die Ausstattung für den Musikvortrag prüfen?: Die technische Prüfung sollte spätestens 24 Stunden vorher abgeschlossen sein. Am Veranstaltungstag brauchst du zusätzlich etwa 60 bis 90 Minuten für Raum, Sitzplätze, Technik, Beschilderung und den Mikrofontest.

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