Qué necesitas para una conferencia sobre música

Para una conferencia sobre música necesitas algo más que sillas y un proyector. La presentación, los fragmentos musicales y el sonido deben funcionar juntos, mientras que la zona de café y la recepción deben estar listas antes de que llegue el primer visitante. Esta lista reúne el material del plan y señala los detalles que suelen olvidarse, como cables, regletas, portanombres y recipientes suficientes para servir bebidas.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 6
Sillascant. 60
Mesa de oradores
Atril
Mesa de información

Equipo

Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Altavoces activoscant. 2
Micrófono inalámbrico
Soporte de micrófono
Mesa de mezclas
Cables de audiocant. 4
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 3

Vajilla

Tazas de cafécant. 60
Vasoscant. 60
Platos de postrecant. 60
Cucharillas de cafécant. 60
Bandejas para servircant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Cubiterascant. 2

Decoración

Mantelescant. 6
Portanombrescant. 60
Carteles direccionalescant. 6
Pizarra para ponentes

Iluminación

Lámparas de piecant. 2

Limpieza

Papeleracant. 4
Recogedor y escoba
Escoba
Fregona y cubo

Catering

Compras
- Café - 3 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 1 caja
- Cacao en polvo - 1 bote
- Azúcar - 2 paquetes
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche semidesnatada - 6 litros
- Leche de avena - 3 litros
- Limón - 6 unidades
- Agua sin gas - 8 botellas
- Agua con gas - 8 botellas
- Cola - 4 botellas
- Cola Zero - 4 botellas
- Zumo de naranja - 4 paquetes
- Zumo de manzana - 3 paquetes
- Vasos de papel - 100 unidades
- Servilletas de papel - 200 unidades
- Palitos para remover - 100 unidades
- Filtros de café - 1 paquete
- Mantequilla - 500 gramos
- Bollos de pasas - 30 unidades
- Mini croissants - 40 unidades
- Mini muffins - 40 unidades
- Hummus - 2 tarrinas
- Pepino - 3 unidades
- Tomates cherry - 3 bandejas
- Uvas - 3 bandejas
- Manzanas - 30 unidades
- Patatas fritas de pimentón - 3 bolsas
- Patatas fritas naturales - 3 bolsas
- Palitos salados - 3 bolsas
- Mayonesa - 1 botella
- Ketchup - 1 botella
- Papel de cocina - 4 rollos
- Papel higiénico - 12 rollos
- Bolsas de basura - 2 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Esponjas - 1 paquete
- Paños de microfibra - 1 paquete
- Jabón de manos - 3 botellas
- Toallas de papel - 4 paquetes
- Cinta adhesiva - 3 rollos
- Bolígrafos - 20 unidades
- Papel de impresión - 1 paquete
- Etiquetas con nombre - 80 unidades

Consejos

Prepara el equipo audiovisual con al menos 2 horas de antelación. Comprueba el portátil, el proyector, la pantalla, los altavoces activos, el micrófono inalámbrico y la mesa de mezclas con todos los cables de audio.
Calcula una taza de café o té por persona durante la pausa y añade un 10 % de margen. Deja preparadas las tazas, cucharillas, vasos, bandejas, cafeteras, teteras y termos antes de abrir la sala.
Reserva una silla por visitante inscrito y añade entre 5 y 10 sillas libres. La mesa de oradores, el atril y el soporte de micrófono ocupan espacio, así que móntalos antes de colocar la última fila.
Prepara un portanombre para cada ponente y visitante, además de un 10 % extra para inscripciones de última hora. Imprime también la lista de asistencia y los programas antes del día de la conferencia.
Haz una prueba completa de cada fragmento musical al menos 24 horas antes. Revisa también los derechos de autor, lleva cables alargadores y regletas suficientes, y coloca carteles direccionales desde la entrada hasta la sala.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas sillas necesito para una conferencia sobre música?: Calcula una silla por persona inscrita y añade entre 5 y 10 unidades de reserva. Así puedes atender inscripciones de última hora o sustituir una silla dañada sin reorganizar toda la sala.
¿Cuánto café y té debo preparar para la pausa?: Calcula una bebida caliente por persona para una pausa breve y añade un 10 % de margen. Para una pausa de 30 minutos, prepara además vasos, tazas y cucharillas antes de que empiece la conferencia.
¿Cuándo debo probar la música y el proyector?: Haz una prueba técnica completa al menos 24 horas antes y otra de 30 minutos el mismo día. Reproduce todos los fragmentos musicales desde el portátil y comprueba el micrófono, los altavoces y la imagen proyectada.
¿Qué cables necesito para una conferencia con música?: Prepara todos los cables de audio necesarios, cables alargadores y regletas, y lleva al menos un cable de repuesto por conexión esencial. Comprueba las longitudes en la sala con 2 horas de antelación para evitar improvisaciones.

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