Liste de courses pour une conférence anniversaire

Pour une conférence anniversaire, les achats ne se limitent pas au buffet. Il faut aussi prévoir la vaisselle, les boissons, le café, les éléments d’accueil et le matériel nécessaire à la présentation. Cette liste vous aide à préparer les courses sans oublier les détails souvent réglés trop tard, comme les rallonges, les badges ou les contenants de service. Adaptez les quantités au nombre d’inscrits et au format de la journée.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 60
Tablesqté 8
Porte-manteauxqté 2
Poubellesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 70
Verres à vinqté 60
Assiettesqté 70
Assiettes à pâtisserieqté 60
Couvertsqté 70
Cuillères à caféqté 60
Saladiers de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 10
Carafes d’eauqté 6
Thermos à caféqté 4
Théièresqté 3

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Cliqueur de présentation
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Ruban gafferqté 2
Goulottes de câblesqté 6

Décoration

Nappesqté 8
Compositions floralesqté 6
Bannière d’anniversaire
Ballonsqté 40
Ruban à ballonsqté 2
Cadres photoqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4

Catering

Glacièresqté 3
Plats de maintien au chaudqté 4
Cuillères de serviceqté 8
Tire-bouchonsqté 2
Tire-bouchonsqté 2
Bacs à glaçonsqté 3
Caisses de boissonsqté 6
Pinces de serviceqté 6
Badges nominatifsqté 60
Stylos à billeqté 20
Brochures du programmeqté 65
Numéros de tableqté 8
Courses
- Grains de café - 4 paquets
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 6 litres
- Lait d'avoine - 3 litres
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Spa Blauw - 48 bouteilles
- Spa Rouge - 24 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Bière - 48 bouteilles
- Vin blanc sec - 8 bouteilles
- Vin rouge sec - 4 bouteilles
- Vin pétillant sans alcool - 4 bouteilles
- Glaçons - 10 kilos
- Mini sandwiches au fromage - 40 pièces
- Mini-sandwichs au jambon - 40 pièces
- Mini-sandwichs au houmous - 30 pièces
- Wraps aux légumes grillés - 30 pièces
- Dés de fromage affiné - 2 kilo
- Brie - 1 kilo
- Houmous - 1 kilo
- Olives - 1 kilo
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 40 pièces
- Concombre - 6 pièces
- Tomates cerises - 3 kilos
- Carottes - 2 kilos
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Assortiment de snacks salés - 4 sachets
- Noix non salées - 2 kilo
- Crackers - 6 paquets
- Beurre doux - 500 grammes
- Confiture - 2 pots
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Moutarde - 1 pot
- Ketchup - 1 bouteille
- Gâteau d’anniversaire - 60 personnes
- Mini pâtisseries - 60 pièces
- Serviettes - 200 pièces
- Essuie-tout - 4 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 30 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Essuie-tout - 4 paquets

Nettoyage

Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12

Conseils

Prévoyez 2 à 3 verres d’eau par personne pour une demi-journée, surtout si les interventions sont longues. Ajoutez des carafes facilement accessibles plutôt que de compter sur une seule table de boissons.
Pour le café et le thé, comptez environ 3 tasses chaudes par personne sur une journée complète. Préparez au moins 2 thermos de café pour éviter une attente pendant les pauses.
Achetez la vaisselle en fonction du moment où elle sera réutilisée : prévoyez 1 assiette de buffet et 1 assiette à pâtisserie par invité si les deux services sont séparés. Ajoutez 10 % de marge pour les oublis et la casse.
Testez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, les microphones et les haut-parleurs au moins 2 heures avant l’arrivée des invités. Gardez les rallonges, multiprises et le ruban gaffer au même endroit : ils sont souvent recherchés au dernier moment.
Préparez les badges nominatifs, les programmes imprimés et les éléments de décoration au moins la veille. Pour l’accueil, prévoyez quelques exemplaires supplémentaires afin de couvrir les inscriptions tardives ou les erreurs de nom.

Questions fréquentes

Que prévoir comme boissons pour une conférence anniversaire ?: Pour une demi-journée, comptez environ 1 à 1,5 litre d’eau par personne, réparti entre les pauses et le repas. Ajoutez 2 à 3 boissons par personne pour le premier temps d’accueil, selon la durée et la présence de boissons alcoolisées.
Combien de vaisselle faut-il acheter pour une conférence anniversaire ?: Prévoyez au minimum 1 verre à eau, 1 assiette, 1 couvert et 1 tasse par invité, avec 10 % de marge. Si le buffet comprend un dessert séparé, ajoutez 1 assiette à pâtisserie et une cuillère à café par personne.
Quand acheter les produits pour une conférence anniversaire ?: Achetez les produits non périssables 5 à 7 jours avant l’événement et les produits frais la veille ou le matin même. Vérifiez aussi à ce moment-là que le catering, les besoins alimentaires et les quantités correspondent aux inscriptions confirmées.
Quel matériel prévoir pour une présentation avec vidéoprojecteur ?: Prévoyez un ordinateur portable, un vidéoprojecteur, un écran, un cliqueur, des microphones sans fil et des haut-parleurs. Testez l’ensemble au moins 2 heures avant le début et gardez des rallonges, multiprises et du ruban gaffer à portée de main.

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