Qué necesitas para una conferencia de aniversario
Para una conferencia de aniversario necesitas combinar recepción, ponencias, catering y un cierre cómodo para los asistentes. Esta lista reúne el material que suele olvidarse: acreditaciones, vasos, termos, cables, regletas y elementos para ordenar el espacio. Calcula las cantidades según el número de invitados y reserva un pequeño margen para roturas o asistentes de última hora. La compra de frescos y el enfriado de bebidas conviene hacerlos el mismo día; los productos no perecederos pueden dejarse preparados con varios días de antelación.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 60
- Mesascant. 8
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 60
- Vasos para aguacant. 70
- Copas de vinocant. 60
- Platoscant. 70
- Platos de postrecant. 60
- Cubiertoscant. 70
- Cucharillas de cafécant. 60
- Cuencos de serviciocant. 8
- Bandejas de servircant. 10
- Jarras de aguacant. 6
- Termos de cafécant. 4
- Teterascant. 3
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Clic de presentación
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Cinta gaffercant. 2
- Canaletas para cablescant. 6
Decoración
- Mantelescant. 8
- Arreglos floralescant. 6
- Banner de aniversario
- Globoscant. 40
- Cinta para globoscant. 2
- Marcos de fotoscant. 6
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 4
Catering
- Neveras portátilescant. 3
- Bandejas térmicascant. 4
- Cucharones de servircant. 8
- Sacacorchoscant. 2
- Abrebotellascant. 2
- Cubiterascant. 3
- Cajas de bebidascant. 6
- Pinzas de servircant. 6
- Credencialescant. 60
- Bolígrafoscant. 20
- Folletos del programacant. 65
- Números de mesacant. 8
- Compras
- Granos de café - 4 paquetes
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 1 caja
- Leche semidesnatada - 6 litros
- Leche de avena - 3 litros
- Azúcar - 1 kilo
- Edulcorantes - 1 caja
- Spa Blauw - 48 botellas
- Spa Rood - 24 botellines
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Gaseosa de naranja - 6 botellas
- Zumo de manzana - 6 paquetes
- Cerveza - 48 botellines
- Vino blanco seco - 8 botellas
- Vino tinto seco - 4 botellas
- Vino espumoso sin alcohol - 4 botellas
- Cubitos de hielo - 10 kilos
- Mini sándwiches de queso - 40 unidades
- Mini sándwiches de jamón - 40 unidades
- Mini sándwiches de hummus - 30 unidades
- Wraps con verduras a la parrilla - 30 unidades
- Queso curado en cubos - 2 kilos
- Brie - 1 kilo
- Hummus - 1 kilo
- Aceitunas - 1 kilo
- Uvas - 4 kilo
- Manzanas - 40 unidades
- Pepino - 6 unidades
- Tomates cherry - 3 kilos
- Zanahorias baby - 2 kilos
- Patatas fritas de pimentón - 6 bolsas
- Patatas chips naturales - 6 bolsas
- Mix de aperitivos salados - 4 bolsas
- Frutos secos sin sal - 2 kilos
- Crackers - 6 paquetes
- Mantequilla - 500 gramos
- Mermelada - 2 tarros
- Mayonesa - 1 botella
- Mostaza - 1 tarro
- Ketchup - 1 botella
- Tarta de aniversario - 60 personas
- Pastelitos mini - 60 unidades
- Servilletas - 200 unidades
- Papel de cocina - 4 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 30 unidades
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Jabón de manos - 4 botellas
- Papel toalla - 4 paquetes
Limpieza
- Cuboscant. 2
- Fregonascant. 2
- Paños de limpiezacant. 12
Consejos
- Calcula la vajilla para el número confirmado de asistentes más un 10 %: platos, vasos, cubiertos y tazas se pierden o quedan en distintas mesas durante la jornada.
- Prepara la mesa de registro con acreditaciones, programas impresos y material de escritura al menos 60 minutos antes de abrir las puertas. Así puedes resolver nombres o inscripciones pendientes sin bloquear la entrada.
- Para la presentación, lleva un portátil, un clic y dos cables de conexión compatibles, además de regletas y alargadores. Prueba todo con el proyector, la pantalla y los micrófonos antes de que llegue el público.
- Enfría las bebidas entre 3 y 4 horas antes y coloca jarras de agua en las mesas. Como referencia, calcula aproximadamente 0,5 litros de agua por persona para una conferencia de medio día.
- Deja cinta gaffer y canaletas junto al equipo técnico, no en la zona de almacén. Sirven para fijar cables y evitar tropiezos cuando se colocan las sillas, las mesas y la mesa de presentación.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuánta vajilla necesito para una conferencia de aniversario?
- Calcula un juego completo por asistente y añade un 10 % de margen. Para 50 personas, prepara al menos 55 platos, vasos, cubiertos y copas, además de tazas y cucharillas para la pausa de café.
- ¿Cuánta agua y bebida debo comprar para la conferencia?
- Para una jornada de medio día, calcula unos 0,5 litros de agua por persona y añade bebidas para el catering. Compra o enfría todo entre 3 y 4 horas antes; deja un margen adicional del 10 % si no conoces la asistencia definitiva.
- ¿Cuándo tengo que probar el proyector y los micrófonos?
- Haz una prueba completa al menos 90 minutos antes del inicio, con el portátil, la presentación, los cables, el proyector, los altavoces y los micrófonos inalámbricos. Guarda cables de repuesto y cinta gaffer en la mesa técnica.
- ¿Cuándo preparo la mesa de registro y las acreditaciones?
- Monta la mesa de registro entre 60 y 90 minutos antes de la apertura. Coloca las acreditaciones en orden alfabético, los programas impresos y el material necesario para corregir una inscripción o imprimir una sustitución.
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