Einkaufsliste für einen Jubiläumsvortrag

Für einen Jubiläumsvortrag brauchst du mehr als Laptop und Beamer: Getränke, Geschirr, Beschilderung und eine funktionierende Registrierung entscheiden über den Ablauf. Plane Wasser für alle Gäste sowie Kaffee und Tee für die Pause ein. Technik und Kabel solltest du nicht erst am Veranstaltungstag prüfen. Diese Einkaufsliste deckt den Empfang, den Vortrag, das Catering und den anschließenden Austausch ab.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 60
TischeAnz. 8
KleiderständerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 60
WassergläserAnz. 70
WeingläserAnz. 60
TellerAnz. 70
TortenplattenAnz. 60
BestecksetsAnz. 70
KaffeelöffelAnz. 60
ServierschalenAnz. 8
ServierschalenAnz. 10
WasserkannenAnz. 6
Kaffee-ThermoskannenAnz. 4
TeekannenAnz. 3

Ausstattung

Laptop
Beamer
Projektionsleinwand
FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Präsentationsklicker
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Gaffer TapeAnz. 2
KabelkanäleAnz. 6

Dekoration

TischdeckenAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 6
Jubiläumsbanner
BallonsAnz. 40
BallonbandAnz. 2
BilderrahmenAnz. 6

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 4

Catering

KühlboxenAnz. 3
WarmhalteschalenAnz. 4
ServierlöffelAnz. 8
KorkenzieherAnz. 2
FlaschenöffnerAnz. 2
EiswürfelbehälterAnz. 3
GetränkekästenAnz. 6
ServierzangenAnz. 6
NamensschilderAnz. 60
KugelschreiberAnz. 20
ProgrammhefteAnz. 65
TischnummernAnz. 8
Einkäufe
- Kaffeebohnen - 4 Packungen
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 1 Packung
- Halbvolle Milch - 6 Liter
- Hafermilch - 3 liter
- Zucker - 1 Kilo
- Süßstoff - 1 Karton
- Spa Blauw - 48 Flaschen
- Spa Rood - 24 Flaschen
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Orangenlimonade - 6 Flaschen
- Apfelsaft - 6 Packungen
- Bier - 48 Flaschen
- Trockener Weißwein - 8 Flaschen
- Trockener Rotwein - 4 Flaschen
- Alkoholfreier Sekt - 4 Flaschen
- Eiswürfel - 10 Kilo
- Mini-Sandwiches mit Käse - 40 Stück
- Mini-Sandwiches mit Schinken - 40 Stück
- Mini-Sandwiches mit Hummus - 30 Stück
- Wraps mit gegrilltem Gemüse - 30 Stück
- Würfel aus gereiftem Käse - 2 kilo
- Brie - 1 Kilo
- Hummus - 1 Kilo
- Oliven - 1 Kilo
- Trauben - 4 Kilo
- Äpfel - 40 Stück
- Gurke - 6 Stück
- Cherrytomaten - 3 Kilo
- Möhren - 2 Kilo
- Paprikachips - 6 Tüten
- Naturchips - 6 Tüten
- Knabbermix - 4 Tüten
- Ungesalzene Nüsse - 2 Kilo
- Cracker - 6 Pakete
- Butter - 500 Gramm
- Marmelade - 2 Gläser
- Mayonnaise - 1 Flasche
- Senf - 1 Glas
- Ketchup - 1 Flasche
- Jubiläumstorte - 60 Personen
- Mini-Gebäckstücke - 60 Stück
- Servietten - 200 Stück
- Küchenpapier - 4 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllsäcke - 30 Stück
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Handseife - 4 Spender
- Papierhandtücher - 4 Packungen

Reinigung

EimerAnz. 2
WischmopsAnz. 2
PutzlappenAnz. 12

Tipps

Plane pro Gast mindestens 0,5 Liter Wasser ein. Für den Empfang und die Pause sind zusätzlich etwa zwei Getränke pro Person im ersten Veranstaltungsabschnitt realistisch.
Stelle für Kaffee und Tee je eine Tasse pro angemeldeter Person plus 10 Prozent Reserve bereit. Kaffeelöffel, Zucker und Milch werden beim Einkauf leicht übersehen.
Teste Laptop, Beamer, Leinwand, Funkmikrofone und Lautsprecher spätestens am Vortag gemeinsam. Rechne pro Technikgerät mit einem passenden Anschluss und halte zwei Verlängerungskabel als Reserve bereit.
Bereite für die Anmeldung Namensschilder und ausgedruckte Programme für alle erwarteten Gäste vor, zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve. Ein eigener Registrierungstisch mit gut sichtbarem Hinweis verhindert Stau am Eingang.
Kläre bei Blumen, Ballons und Jubiläumsbanner vorab die Aufbauzeit und den Abbau. Tischdecken, Tortenplatten und Servierschalen werden häufig erst beim Eintreffen des Caterings vermisst.

Häufige Fragen

Was brauche ich für einen Jubiläumsvortrag?: Für den Vortrag gehören Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, Lautsprecher, Funkmikrofone und Präsentationsklicker auf die Liste. Für Empfang und Pause brauchst du außerdem Wasser, Kaffee, Tee, Geschirr, Namensschilder und Programme.
Wie viele Getränke brauche ich für einen Jubiläumsvortrag?: Plane mindestens 0,5 Liter Wasser pro Person ein. Für den ersten Veranstaltungsabschnitt rechnest du zusätzlich mit etwa zwei Getränken pro Gast; bei warmem Wetter oder einer längeren Pause entsprechend mehr.
Wie viel Geschirr brauche ich für einen Vortrag mit Catering?: Kalkuliere Teller, Bestecksets, Wassergläser und Kaffeetassen für jede angemeldete Person plus 10 Prozent Reserve. Für Kuchen oder Torte brauchst du zusätzlich Tortenplatten und ausreichend Kaffeelöffel.
Wann sollte ich die Technik für den Jubiläumsvortrag prüfen?: Prüfe die komplette Technik spätestens am Vortag und teste sie am Veranstaltungsort mit den tatsächlich verwendeten Kabeln. Halte mindestens zwei Verlängerungskabel, Gaffer Tape und Kabelkanäle für kurzfristige Anpassungen bereit.

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