Que faut-il prévoir pour une vente aux enchères caritative ?

Une vente aux enchères caritative demande plus que des lots à proposer. Il faut pouvoir les présenter clairement, accueillir les participants, assurer le son et encaisser les paiements sans ralentir la sortie. Prévoyez le matériel de présentation, les équipements techniques et la vaisselle selon le nombre d’invités. Les éléments souvent oubliés sont les rallonges, l’imprimante pour les documents de paiement et un moyen fiable d’identifier chaque lot.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 120
Tabouretsqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Tables de présentationqté 4
Poteaux de balisageqté 8

Vaisselle

Assiettesqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Verresqté 150
Tasses à caféqté 100
Cuillères à caféqté 100
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 20
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Microphoneqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Pied de microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Terminal de paiement
Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Imprimante d'étiquettes
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Chauffe-amuse-bouchesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampadairesqté 4

Décoration

Nappesqté 12
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Banderole caritativeqté 2
Panneaux indicateursqté 10
Cadres photoqté 10

Catering

Carafesqté 12
Thermosqté 6
Distributeurs de boissonsqté 4
Pains de glaceqté 16
Chariots de serviceqté 2
Courses
- Café - 6 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Assortiment de thé - 4 boîtes
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait - 10 liter
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citron - 2 kilos
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Spa Blauw - 24 bouteilles
- Spa Rood - 12 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Bière blanche - 24 bouteilles
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Vin blanc - 6 bouteilles
- Bulle - 4 bouteilles
- Glaçons - 12 kilo
- Baguettes - 12 pièces
- Mini pains - 120 pièces
- Beurre doux - 2 kilo
- Fromage jeune - 3 kilos
- Brie - 2 kilos
- Fromage frais - 2 kilos
- Houmous - 2 kilos
- Beurre aux herbes - 1 kilo
- Jambon - 2 kilos
- Blanc de poulet - 2 kilo
- Salami - 2 kilo
- Concombres - 3 kilos
- Tomates - 3 kilos
- Roquette - 1 kilo
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 4 kilos
- Bananes - 3 kilos
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Gressins salés - 6 sachets
- Noix mélangées - 3 kilo
- Olives - 2 kilos
- Cornichons - 2 pots
- Mini quiches - 120 pièces
- Amuse-bouches végétariens - 120 pièces
- Amuse-bouches vegan - 60 pièces
- Amuse-bouches sans gluten - 30 pièces
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Sauce à l'ail - 2 bouteilles
- Sauce chili - 2 bouteilles
- Poivre - 1 pot
- Sel - 1 paquet
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Filtres à café - 2 boîtes
- Serviettes - 500 pièces
- Gobelets en papier - 250 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 250 pièces
- Piques à cocktail - 500 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Sacs poubelle - 6 rouleaux
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 1 boîte
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Gants en nitrile - 4 boîtes
- Lingettes désinfectantes - 4 paquets
- Sacs en papier - 150 pièces

Paperasse

Catalogues de vente aux enchèresqté 150
Bulletins d’enchèreqté 150
Formulaires d'inscriptionqté 150
Justificatifs de paiementqté 150
Cartes de lotsqté 120
Affiches d’annonceqté 30
Étiquettes nominativesqté 150
Stylosqté 80
Marqueursqté 12
Post-itqté 10
Papier d’impressionqté 2
Presse-papiersqté 12
Enveloppesqté 200
Ruban adhésifqté 8
Cordeqté 2
Ciseauxqté 6
Agrafeusesqté 4
Agrafesqté 4
Étiquettesqté 300
Carnets de caisseqté 4
Caisse d'espèces
Plaques d’enchèresqté 120
Panneaux d'enchères de réserveqté 20

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaiqté 3
Pelle et balayetteqté 3
Épongesqté 12
Chiffons de nettoyageqté 24
Nettoyant multi-usagesqté 3
Nettoyant pour vitresqté 2
Brosses de toilettesqté 4
Balais à mainqté 4
Poubellesqté 10
Sacs pour poubellesqté 30

Matériel de vente aux enchères

Marteau d’enchères
Support de vente aux enchères
Panneau de présentationqté 2
Bacs à lotsqté 20
Chariots de transportqté 3
Bâchesqté 6
Sangles d'arrimageqté 12
Vitrines portablesqté 4

Conseils

Prévoyez une table de présentation par zone ou catégorie de lots, plutôt que de tout regrouper sur une seule table. Chaque lot doit rester visible et accessible avant la vente.
Testez le microphone, les haut-parleurs et la table de mixage au moins 2 heures avant l’arrivée des invités. Gardez un pied de microphone et des rallonges disponibles sur place.
Préparez le terminal de paiement, l’ordinateur portable, l’imprimante et les formulaires de paiement avant l’ouverture des inscriptions. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires pour les erreurs ou les paiements séparés.
Comptez la vaisselle sur la base du nombre de convives, avec au moins 10 % de marge : assiettes, verres, couverts et tasses à café sont vite insuffisants lorsque le service dure plusieurs heures.
Installez les glacières, machines à café, bouilloires et chauffe-amuse-bouches avant le début de la vente. Le matériel de restauration ne doit pas partager les mêmes prises que la sonorisation si cela risque de provoquer une surcharge.

Questions fréquentes

Que faut-il acheter pour une vente aux enchères caritative ?: Prévoyez le mobilier pour les invités et les lots, la vaisselle, le matériel de sonorisation et les équipements de paiement. Ajoutez les consommables et documents nécessaires au fonctionnement, avec environ 10 % de marge pour la vaisselle et les impressions.
Combien de tables faut-il pour une vente aux enchères ?: Prévoyez au minimum une table d’accueil, une table pour les paiements et une ou plusieurs tables de présentation des lots. Pour une organisation fluide, séparez les zones d’accueil, d’exposition et d’encaissement plutôt que d’utiliser une seule table polyvalente.
Quel matériel prévoir pour le commissaire-priseur ?: Il lui faut un microphone, un pied de microphone, des haut-parleurs et une table de mixage. Faites un test complet au moins 2 heures avant l’ouverture et gardez une rallonge ainsi qu’une multiprise de secours.
Quand préparer le matériel de paiement ?: Installez et testez le terminal de paiement, l’ordinateur et l’imprimante avant l’arrivée des participants, idéalement 2 heures à l’avance. Préparez aussi les formulaires de paiement et imprimez 10 % d’exemplaires supplémentaires.

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