Organiser une vente aux enchères pour un anniversaire

Une vente aux enchères d’anniversaire demande plus qu’une belle sélection de lots. Il faut fixer les règles avant d’inviter les participants, attribuer un numéro à chaque lot et prévoir un paiement simple le jour J. Cette checklist suit l’ordre de préparation : contenu de la vente, inscriptions, repas, matériel et installation. Elle aide aussi à ne pas oublier les détails souvent réglés trop tard, comme les descriptions, les besoins alimentaires ou le stockage sécurisé des lots.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Déterminer le produit de la vente aux enchères
2 personnes
Établir le règlement de la vente aux enchères
2 personnes
Inventorier les lots
3 personnes
Photographier les lots
2 personnes
Rédiger les descriptions des lots
2 personnes
Définir les prix de départ
3 personnes
Attribuer les numéros des lots
2 personnes
Réserver un commissaire-priseur
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Faire les réservations
Commander le catering
2 personnes
Étiqueter les lots de la vente aux enchères
3 personnes
Numéroter les cartes d’enchères
2 personnes
Préparer la procédure de paiement
2 personnes
Imprimer le déroulé
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Stocker les lots en sécurité
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Aérer la salle
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Installer les lots
4 personnes
Préparer la liste des lots
2 personnes
Tester la technique de vente aux enchères
2 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Mettre en place le buffet et le bar
3 personnes
Préparer la vaisselle et les verres
2 personnes
Briefer l'équipe d'inscription
2 personnes
Briefer l’équipe de vente aux enchères
4 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les cartes d’enchères
2 personnes
Faire visiter les lots
3 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Assurer le mot de bienvenue
Animer le premier tour de vente aux enchères
4 personnes
Enregistrer les lots vendus
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Annoncer la pause
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Animer le deuxième tour des enchères
4 personnes
Mettre à jour les classements intermédiaires
2 personnes
Servir les plats chauds
4 personnes
Débarrasser la vaisselle
2 personnes
Animer le troisième tour des enchères
4 personnes
Enregistrer les dernières enchères
2 personnes
Informer les gagnants
2 personnes
Gérer les paiements
3 personnes
Remettre les lots aux gagnants
3 personnes
Prononcer le mot de clôture
Accompagner les derniers invités
2 personnes

Suivi

Emballer les restes en toute sécurité
3 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Vérifier l’administration de la vente aux enchères
2 personnes
Relancer les lots impayés
Envoyer des messages de remerciement
2 personnes
Transférer le produit
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer l’espace
4 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Retourner le matériel prêté
2 personnes
Gérer les objets perdus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 70
Tables de buffetqté 3
Tabourets de barqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Poteaux de balisageqté 8

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 80
Assiettes à dessertqté 80
Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 80
Verres à vinqté 80
Cuillères à caféqté 60
Couteaux à dînerqté 80
Fourchettes de tableqté 80
Louchesqté 12

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 2
Pied de microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 6
Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Terminal de paiement
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Écran de présentation
Vidéoprojecteur
Écran de projecteur

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Sets de pichetsqté 6
Tire-bouchonsqté 4
Porte-papier aluminium

Décoration

Nappesqté 10
Housses de chaiseqté 70
Bannière d’anniversaireqté 2
Compositions floralesqté 8
Numéros de tableqté 10
Mur photo

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 8
Guirlandes LEDqté 6
Lampes à pilesqté 8

Matériel de vente aux enchères

Cartons d’enchèresqté 80
Panneaux de lotqté 80
Supports de parcelleqté 40
Tables de présentationqté 4
Marteau d’enchères
Caisse
Caisse
Presse-papiersqté 8
Organisateurs de bureauqté 4
Boîtes d'emballage de lotsqté 40
Caisses de transportqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 8
Aspirateur
Kit de lavageqté 2
Chariot de nettoyage
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Prépare les lots au moins 10 jours avant l’anniversaire : inventaire, photos, descriptions, numéros et prix de départ doivent être prêts avant l’envoi des invitations.
Écris le règlement sur une page claire : indique qui peut enchérir, comment une enchère est validée, quand le paiement se fait et ce qui arrive en cas de désistement.
Traite les inscriptions au fil de l’eau et fixe une date limite, idéalement 5 à 7 jours avant l’événement, pour connaître le nombre de participants et leurs besoins alimentaires.
Prévois une table distincte pour les lots et une autre pour le paiement. Étiqueter chaque lot et numéroter les cartes d’enchères réduit les erreurs pendant la vente.
Arrive au moins 2 heures avant l’ouverture du lieu : installe le son, l’écran ou le vidéoprojecteur, refroidis les boissons et vérifie le terminal de paiement avant l’arrivée des invités.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une vente aux enchères d’anniversaire ?: Prévois au minimum 3 semaines. Garde les 7 derniers jours pour les inscriptions, le catering, les achats et la vérification du matériel, plutôt que pour préparer les lots.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une vente aux enchères ?: Envoie-les environ 3 semaines avant la date. Fixe une réponse définitive 5 à 7 jours avant l’événement afin de confirmer les repas, les réservations et le nombre de cartes d’enchères.
Comment fixer le prix de départ des lots ?: Définis le prix de départ après avoir inventorié et décrit tous les lots, au moins 10 jours avant la vente. Note le montant dans le déroulé et sur les documents utilisés par le commissaire-priseur.
Que prévoir pour le paiement après la vente aux enchères ?: Prépare la procédure au plus tard 3 jours avant l’événement et teste le terminal de paiement avant l’ouverture. Indique clairement quand les lots sont réglés et comment ils sont remis aux gagnants.

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