Checklist pour organiser une vente aux enchères caritative

Une vente aux enchères caritative demande de coordonner les dons, l’association bénéficiaire, les participants et les paiements. Commence par fixer la date, le lieu, le budget et les conditions de vente, puis sécurise les lots et leur présentation. Le catalogue, les invitations et les inscriptions doivent être prêts avant l’arrivée du public. Cette checklist rassemble les tâches et le matériel à prévoir, dans l’ordre où ils deviennent nécessaires.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date de l'enchère
2 personnes
Réserver le lieu de la vente aux enchères
2 personnes
Confirmer l’association caritative
2 personnes
Rédiger les conditions de vente aux enchères
2 personnes
Fixer le budget
2 personnes
Contacter les sponsors
3 personnes
Rassembler les articles de la vente aux enchères
4 personnes
Enregistrer les articles de la vente aux enchères
3 personnes
Photographier les articles de vente aux enchères
2 personnes
Numéroter les lots
3 personnes
Créer les descriptions des lots
3 personnes
Déterminer les mises à prix
3 personnes
Constituer le catalogue de vente aux enchères
3 personnes
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
3 personnes
Publier la promotion en ligne
2 personnes
Accrocher les affiches
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Commander le catering
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Confirmer le commissaire-priseur
2 personnes
Tester la musique et le micro
2 personnes
Enregistrer le mode de paiement
2 personnes
Préparer les formulaires de paiement
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Saisir les lots de la vente aux enchères
4 personnes
Préparer les lots
4 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Aménager la salle des enchères
4 personnes
Installer les lots
4 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer l’éclairage et le son
2 personnes
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
Installer le point de paiement
2 personnes
Briefer les bénévoles
4 personnes
Revérifier la technique
2 personnes

Événement

Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
Enregistrer les invités
3 personnes
Distribuer les catalogues de la vente aux enchères
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Présenter les lots
2 personnes
Ouvrir la vente aux enchères
Mettre les lots aux enchères
3 personnes
Enregistrer les offres
4 personnes
Marquer les lots vendus
2 personnes
Ravitaillement des encas de pause
2 personnes
Traiter les paiements
3 personnes
Remettre les lots aux acheteurs
3 personnes
Sécuriser les recettes
2 personnes
Clôturer la vente aux enchères

Suivi

Rassembler les lots et le matériel
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Rassembler les objets perdus
Conserver les restes de nourriture
2 personnes
Enregistrer les lots non retirés
2 personnes
Envoyer un e-mail aux acheteurs non récupérés
2 personnes
Vérifier le produit de la vente aux enchères
2 personnes
Transférer le produit
2 personnes
Remercier les sponsors
2 personnes
Retourner le matériel loué
3 personnes
Archiver l’administration de la vente aux enchères
2 personnes
Rendre compte des fonds récoltés à l’organisme bénéficiaire
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 120
Tabouretsqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Tables de présentationqté 4
Poteaux de balisageqté 8

Vaisselle

Assiettesqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Verresqté 150
Tasses à caféqté 100
Cuillères à caféqté 100
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 20
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Microphoneqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Pied de microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Terminal de paiement
Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Imprimante d'étiquettes
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Chauffe-amuse-bouchesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampadairesqté 4

Décoration

Nappesqté 12
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Banderole caritativeqté 2
Panneaux indicateursqté 10
Cadres photoqté 10

Catering

Carafesqté 12
Thermosqté 6
Distributeurs de boissonsqté 4
Pains de glaceqté 16
Chariots de serviceqté 2
Courses

Paperasse

Catalogues de vente aux enchèresqté 150
Bulletins d’enchèreqté 150
Formulaires d'inscriptionqté 150
Justificatifs de paiementqté 150
Cartes de lotsqté 120
Affiches d’annonceqté 30
Étiquettes nominativesqté 150
Stylosqté 80
Marqueursqté 12
Post-itqté 10
Papier d’impressionqté 2
Presse-papiersqté 12
Enveloppesqté 200
Ruban adhésifqté 8
Cordeqté 2
Ciseauxqté 6
Agrafeusesqté 4
Agrafesqté 4
Étiquettesqté 300
Carnets de caisseqté 4
Caisse d'espèces
Plaques d’enchèresqté 120
Panneaux d'enchères de réserveqté 20

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaiqté 3
Pelle et balayetteqté 3
Épongesqté 12
Chiffons de nettoyageqté 24
Nettoyant multi-usagesqté 3
Nettoyant pour vitresqté 2
Brosses de toilettesqté 4
Balais à mainqté 4
Poubellesqté 10
Sacs pour poubellesqté 30

Matériel de vente aux enchères

Marteau d’enchères
Support de vente aux enchères
Panneau de présentationqté 2
Bacs à lotsqté 20
Chariots de transportqté 3
Bâchesqté 6
Sangles d'arrimageqté 12
Vitrines portablesqté 4

Conseils

Attribue un numéro unique à chaque lot et prépare sa photo, sa description et sa mise à prix avant d’imprimer le catalogue. Prévois aussi un espace clairement identifié pour chaque lot le jour de la vente.
Confirme l’association caritative et les conditions de reversement avant d’envoyer les invitations. Les participants doivent savoir qui reçoit les fonds et comment leurs paiements sont enregistrés.
Répartis les bénévoles au moins 7 jours avant l’événement : accueil, inscriptions, présentation des lots, encaissement et rangement. Une seule personne ne doit pas gérer à la fois les enchères et les paiements.
Teste le microphone, les haut-parleurs, la table de mixage et les rallonges avant l’ouverture des portes. Fais un second contrôle 30 minutes avant le début, car un câble manquant peut retarder toute la vente.
Prépare les formulaires de paiement et le terminal de paiement avant l’arrivée du public. Note pour chaque lot le numéro, le gagnant, le montant et le mode de règlement afin de limiter les erreurs au départ.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une vente aux enchères caritative ?: Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu et l’association, de réunir les lots, de contacter les sponsors et d’envoyer les invitations.
Combien de temps avant faut-il réunir les lots ?: Essaie d’avoir les lots confirmés au moins 4 semaines avant la vente. Il restera ainsi assez de temps pour les photographier, les numéroter, rédiger les descriptions et finaliser le catalogue.
Comment organiser les inscriptions le jour d’une vente aux enchères ?: Ouvre les inscriptions 45 à 60 minutes avant le début des enchères. Enregistre le nom, les coordonnées et le mode de paiement de chaque participant, puis remets-lui un numéro clairement visible.
Que faut-il préparer pour les paiements après les enchères ?: Prépare un formulaire par lot vendu et vérifie le terminal de paiement au moins 30 minutes avant l’ouverture. Pour chaque vente, note le numéro du lot, le montant, le gagnant et le règlement effectué avant de remettre l’article.

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