LizztLIZZT
frLanguage — Français

Checklist pour organiser une barbecue de vente aux enchères

Une barbecue de vente aux enchères demande deux préparations en parallèle : le repas et la gestion des lots. Commencez par confirmer la date, le lieu et les inscriptions, puis fixez les règles, l’ordre de passage et le paiement. Dans les derniers jours, contrôlez les besoins alimentaires, les prévisions météo et le matériel d’installation. Le jour même, prévoyez assez de temps pour monter les tentes, installer les tables, refroidir les boissons et préparer le barbecue avant l’arrivée des invités.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Confirmer la date et le lieu

  • Rassembler les articles de la vente aux enchères

    2 personnes

  • Enregistrer les articles de la vente aux enchères

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Faire les réservations

  • Établir les règles de l’enchère

    2 personnes

  • Définir l’ordre de la vente aux enchères

    2 personnes

  • Créer les numéros d'enchères

    2 personnes

  • Numéroter les cartes d’enchères

    2 personnes

  • Préparer les pancartes de vente aux enchères

    2 personnes

  • Définir le mode de paiement

  • Vérifier la liste des courses

    2 personnes

  • Faire les courses pour les produits non périssables

    2 personnes

  • Faire les courses de produits frais

    2 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Portionner la viande et les légumes

    3 personnes

  • Préparer les salades

    3 personnes

  • Étiqueter les articles de la vente aux enchères

    2 personnes

  • Vérifier les prévisions météo

Événement

  • Contrôler le site

    2 personnes

  • Monter les tentes de réception

    4 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Installer le barbecue

    3 personnes

  • Brancher les bouteilles de gaz

    2 personnes

  • Brancher l’alimentation et l’éclairage

    2 personnes

  • Aménager le buffet et le bar

    3 personnes

  • Préparer la vaisselle et les couverts

    2 personnes

  • Installer la décoration

    3 personnes

  • Aménager la table des enchères

    2 personnes

  • Exposer les articles de la vente aux enchères

    3 personnes

  • Allumer le barbecue

    2 personnes

  • Accueillir les invités

    3 personnes

  • Distribuer les cartes d’enchères

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Animer la vente aux enchères

    3 personnes

  • Préparer les plats de barbecue

    4 personnes

  • Réapprovisionner le buffet

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Enregistrer les paiements

    2 personnes

  • Distribuer les lots de la vente aux enchères

    2 personnes

  • Raccompagner les invités

    2 personnes

Suivi

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Laver la vaisselle et la verrerie

    3 personnes

  • Nettoyer le barbecue

    2 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    4 personnes

  • Démonter les tentes de fête

    4 personnes

  • Nettoyer le site

    3 personnes

  • Mettre en sécurité le produit de la vente aux enchères

    2 personnes

  • Inventorier le matériel

    2 personnes

  • Rendre le matériel loué

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 2
  • Tables pliantesqté 8
  • Chaises pliantesqté 60
  • Tables de buffetqté 3
  • Tables hautesqté 4

Vaisselle

  • Assiettesqté 70
  • Assiettes à dessertqté 60
  • Couvertsqté 70
  • Verres à boireqté 80
  • Verres à vinqté 50
  • Tasses à caféqté 50
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Couverts de serviceqté 12

Équipement

  • Barbecues à gazqté 2
  • Bouteilles de gazqté 4
  • Glacièresqté 4
  • Urne à café
  • Bouilloireqté 2
  • Rallonges électriquesqté 3
  • Multiprisesqté 4
  • Enceinte portable
  • Micro sans fil

Matériel de vente aux enchères

  • Marteau d’enchères
  • Caisse
  • Livre d’accueilqté 2
  • Nappes pour table de vente aux enchèresqté 2
  • Présentoirs pour lotsqté 30
  • Panneaux d'enchèresqté 60
  • Cartes de tombolaqté 30
  • Listes de prixqté 4
  • Sets de stylosqté 6

Décoration

  • Guirlandes de fanionsqté 6
  • Nappesqté 10
  • Panneaux de menuqté 4
  • Décorations de tableqté 8

Cuisine

  • Planches à découperqté 6
  • Couteaux de cuisineqté 4
  • Saladiersqté 8
  • Pinces de barbecueqté 6
  • Plaques de cuisson en aluminiumqté 6
  • Gants de cuisineqté 4
  • Thermomètres à viandeqté 2
  • Briquetsqté 4

Nettoyage

  • Poubellesqté 6
  • Seauxqté 3
  • Serpillièresqté 3
  • Sets de balaiqté 2
  • Distributeurs de savon pour les mainsqté 3

Éclairage

  • Guirlandes lumineusesqté 6
  • Projecteurs de chantierqté 2

Catering

  • Courses

Conseils

  • Fixez les règles de l’enchère au moins 10 jours avant l’événement : mode de paiement, incréments, retrait des lots et personne responsable du marteau. Communiquez ces règles avec les invitations.
  • Traitez les inscriptions 5 à 7 jours avant la barbecue et regroupez les besoins alimentaires. Le nombre final détermine les portions de viande et de légumes, ainsi que la vaisselle et les places assises.
  • Enregistrez et étiquetez chaque lot avant le jour J, avec un numéro, une description et une liste de prix. Préparez aussi les numéros et cartes d’enchères pour éviter les recherches pendant la vente.
  • Faites les achats non périssables environ une semaine à l’avance, puis les produits frais 1 à 2 jours avant. Refroidissez les boissons au moins 6 heures avant le début et portionnez la viande et les légumes avant l’installation.
  • Consultez la météo 48 heures avant, puis contrôlez le site le matin même. Prévoyez au moins 3 heures avant l’accueil pour monter les tentes, installer les tables et les chaises, brancher le matériel et mettre le barbecue en place.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une barbecue de vente aux enchères ?
Prévoyez 3 à 4 semaines pour réunir les lots, envoyer les invitations et traiter les inscriptions. Gardez les 7 derniers jours pour les règles de vente, les achats et la préparation du matériel.
Quand faut-il confirmer le nombre de participants ?
Arrêtez les inscriptions 5 à 7 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps d’adapter les quantités, les besoins alimentaires, les tables, les chaises et la vaisselle.
Quand préparer les lots de la vente aux enchères ?
Enregistrez, numérotez et étiquetez les lots au plus tard 2 jours avant la barbecue. Définissez également leur ordre de passage et placez les présentoirs avant l’arrivée des invités.
Combien de temps prévoir pour l’installation le jour même ?
Comptez au moins 3 heures avant l’accueil pour monter les tentes, installer les tables et les chaises, préparer le buffet et mettre le barbecue en service. Ajoutez 30 minutes pour un contrôle final du paiement, des numéros et du son.

Des plans du même genre

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Organisez gratuitement et invitez vos contacts !