Checklist pour organiser un marché aux enchères

Un marché aux enchères demande une organisation précise, car les visiteurs, les exposants, les lots et les paiements doivent suivre le même rythme. Commence par réserver le lieu et vérifier les autorisations, l’assurance et les conditions de vente. Ensuite, structure les inscriptions, répartis les stands et prépare chaque lot avec un numéro et une étiquette lisible. Cette checklist t’aide à avancer dans l’ordre et à éviter les oublis de dernière minute, notamment pour la sonorisation, la caisse et le retrait des lots.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Établir les règles de l’enchère
2 personnes
Créer le formulaire d'inscription
Créer les conditions de vente
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les stands
2 personnes
Préparer le programme de vente aux enchères
2 personnes
Réserver un commissaire-priseur
Confirmer les exposants
Préparer les listes de lots
2 personnes
Créer les étiquettes de prix
2 personnes
Établir la procédure de paiement
2 personnes
Commander de l’argent liquide
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel de vente aux enchères
2 personnes
Étiqueter les stands et le matériel
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager le podium de la vente aux enchères
3 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Numéroter les stands
2 personnes
Préparer les numéros de lot
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Installer la table traiteur
2 personnes
Vérifier les toilettes
Installer les poubelles
2 personnes

Événement

Récupérer les lots de l’enchère
3 personnes
Enregistrer les lots de vente aux enchères
3 personnes
Accueillir les exposants
2 personnes
Faire aménager les stands
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Annoncer l'ouverture
Présenter les lots de la vente aux enchères
3 personnes
Enregistrer les offres
2 personnes
Encaisser les lots vendus
3 personnes
Distribuer les lots
2 personnes
Servir les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
Maintenir les tables en ordre
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Annoncer le tour d'enchères
Organiser la vente aux enchères du soir
4 personnes
Enregistrer les offres finales
2 personnes
Effectuer le règlement final
3 personnes
Restituer les lots invendus
3 personnes
Faire le check-out des exposants
2 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Mettre l’argent liquide en lieu sûr
2 personnes
Rassembler la documentation de vente aux enchères
2 personnes
Démonter les stands
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger le service traiteur
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rassembler les objets trouvés
Rapporter le matériel
2 personnes
Ranger les restes
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Traiter les paiements aux vendeurs
2 personnes
Archiver les données de vente

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 18
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 6
Table de caisse
Table d'inscription
Table de vente aux enchères
Tables hautesqté 8
Chariots de transportqté 2

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Terminal de paiement mobileqté 2
Calculatricesqté 3
Talkies-walkiesqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Projecteurs de chantierqté 4
Rallonges à enrouleurqté 3

Matériel de vente aux enchères

Marteau d’enchères
Bacs à lotsqté 20
Numéros de lotqté 250
Cartons d’enchèresqté 200
Étiquettes de prixqté 250
Presse-papiersqté 12
Stylosqté 30
Marqueursqté 12
Formulaires d’inscriptionqté 250
Bons de venteqté 300
Brochures du programmeqté 200
Caissesqté 2
Caisses à monnaieqté 2
Caisses à monnaieqté 2
Argent liquide

Décoration

Panneau d’accueil
Panneaux de directionqté 12
Numéros des standsqté 18
Guirlandes de fanionsqté 10
Ballonsqté 100
Sets de nappesqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Bacs de rangementqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixe les règles de l’enchère au moins 3 semaines avant l’événement : durée des enchères, montant minimum, mode d’attribution et conditions de paiement doivent être compréhensibles par les exposants et les acheteurs.
Prépare les listes de lots plusieurs jours à l’avance. Attribue un numéro unique à chaque lot et vérifie que les bacs, étiquettes, cartons d’enchères et formulaires correspondent exactement à cette liste.
Ne limite pas l’organisation au lieu et aux tables : teste le système de sonorisation, les microphones sans fil, les rallonges et les multiprises avant l’ouverture. Prévois aussi des talkies-walkies si plusieurs personnes coordonnent les stands.
Sépare clairement l’inscription, la vente aux enchères et le paiement. Installe une table dédiée à chaque fonction et vérifie le terminal de paiement mobile, les calculatrices et la procédure de caisse avant l’arrivée du public.
Refroidis les boissons et prépare les en-cas avant l’ouverture du lieu. Le café, le thé et l’accueil sont souvent repoussés quand la mise en place des lots prend du retard : fixe une heure limite et désigne une personne responsable.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché aux enchères ?: Commence au moins 6 semaines avant la date prévue. Réserve d’abord le lieu, vérifie les autorisations et l’assurance, puis ouvre les inscriptions et confirme les exposants avant de finaliser les lots.
Combien de temps faut-il pour installer un marché aux enchères ?: Prévois au minimum 3 heures pour installer les stands, les tables, la caisse, la sonorisation et les lots. Ajoute 30 minutes pour tester les microphones, les paiements et le déroulé avec le commissaire-priseur.
Comment organiser le paiement après une vente aux enchères ?: Prépare une procédure unique avant le jour J et note le numéro du lot, le montant et l’acheteur pour chaque vente. Prévois au moins 2 personnes à la caisse pendant les périodes chargées, avec un terminal de paiement et une solution en espèces.
Comment numéroter les lots pour un marché aux enchères ?: Attribue un numéro unique à chaque lot et inscris-le sur la liste, l’étiquette de prix, le bac et le carton d’enchères. Termine cette vérification au moins 24 heures avant l’ouverture afin de pouvoir corriger les doublons ou les lots manquants.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.