Checklist pour organiser une journée portes ouvertes dans un établissement de soins

Une journée portes ouvertes dans un établissement de soins demande une préparation précise : les visiteurs doivent savoir où aller, quoi voir et à qui poser leurs questions. Commencez par fixer la date, le programme et le parcours de visite, puis coordonnez les inscriptions, l’accessibilité et les équipes d’accueil. Les dernières vérifications concernent souvent les panneaux, les listes imprimées, les repas spéciaux et le matériel audiovisuel. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, sans attendre la veille pour régler les détails pratiques.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Définir les espaces et la visite guidée
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recenser les besoins d'accessibilité
Envoyer les infos de parking
Publier le programme en ligne
Répartir les guides
2 personnes
Répartir les hôtesses et hôtes
2 personnes
Répartir les stands d’information
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Préparer les visites guidées
3 personnes
Vérifier les panneaux d’information
2 personnes
Imprimer les brochures et les formulaires
2 personnes
Préparer les étiquettes nominatives
Créer des panneaux de direction
2 personnes
Imprimer la liste des inscriptions
Vérifier la commande traiteur
Faire les courses
2 personnes
Marquer séparément les repas spéciaux
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer l'espace café et thé
2 personnes
Vérifier les réfrigérateurs
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les clés et l’accès
2 personnes
Dégager les voies de sécurité
3 personnes
Nettoyer et vider les salles
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
Monter les stands d'information
4 personnes
Préparer les brochures et le matériel
3 personnes
Installer les panneaux d'orientation
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Mettre le buffet en place
3 personnes
Portionner les amuse-bouches
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Tester la technique et les présentations
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Faire le briefing des bénévoles
2 personnes

Événement

Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Distribuer les étiquettes nominatives
Orienter les visiteurs vers le programme
2 personnes
Tenir les stands d'information
6 personnes
Accompagner les visites guidées
4 personnes
Animer les présentations
2 personnes
Encadrer les activités
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Débarrasser le buffet et les tables
2 personnes
Encadrer le programme du soir
3 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

Ranger les restes au frais
2 personnes
Rassembler la vaisselle et le matériel
4 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les salles
4 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Retirer la décoration et les panneaux de parcours
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
Vérifier les restes
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Archiver le matériel imprimé

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaisesqté 110
Tabourets de barqté 8
Accueil
Nappesqté 12
Poubellesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8
Louchesqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ordinateurs portablesqté 3
Écransqté 3
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Microphones sans filqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Plastifieuse
Rallonges électriquesqté 2

Décoration

Ballonsqté 100
Pieds de ballonsqté 4
Guirlandes de fanionsqté 6
Compositions florales de tableqté 12
Bannières d’informationqté 6
Badges nominatifsqté 20
Cadres photoqté 10
Bandes adhésivesqté 4

Catering

Thermosqté 8
Distributeurs de boissonsqté 4
Caisses réfrigéréesqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Filtres à caféqté 200
Bâtonnets de sucreqté 200
Bâtonnets mélangeursqté 200
Courses

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pincesqté 6
Verres doseursqté 3
Gants de cuisineqté 4
Boîtes de conservationqté 12
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Étiquettes d’allergènesqté 100

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Balais à mainqté 3
Balayette et pelleqté 3
Flacons de désinfectant pour les mainsqté 6
Gants en caoutchoucqté 12

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes LEDqté 10
Lampes de nuitqté 4

Paperasse

Brochuresqté 300
Flyers du programmeqté 150
Formulaires d'inscriptionqté 150
Cartes d’évaluationqté 150
Stylosqté 40
Presse-papiersqté 12
Étiquettes nominativesqté 150
Papier A4qté 2
Blocs pour chevaletqté 4
Marqueursqté 24
Ruban adhésifqté 8
Jeux de ciseauxqté 4
Panneaux de directionqté 30
Dossiers de présentationqté 20

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Panneaux d'avertissementqté 6
Passe-câblesqté 8
Bornes de désinfectionqté 4

Activités

Puzzlesqté 6
Coloriagesqté 150
Sets de crayons de couleurqté 12
Jeux de mémoireqté 4
Balles souplesqté 6
Matériel d'activitésqté 4

Conseils

Ouvrez les inscriptions au moins 3 semaines avant la date prévue. Demandez dès le formulaire les besoins alimentaires, les besoins d’accessibilité et les éventuelles difficultés de stationnement.
Prévoyez un responsable pour chaque espace et répartissez les guides, les hôtesses et les hôtes au moins 7 jours à l’avance. Un briefing de 30 minutes permet de rappeler le parcours, les horaires et les réponses aux questions sensibles.
Préparez le parcours de visite avec une signalétique visible dès l’entrée. Vérifiez chaque panneau la veille et imprimez une liste des inscriptions pour l’accueil, avec les informations nécessaires aux repas spéciaux clairement séparées.
Testez 48 heures avant les ordinateurs portables, écrans, projecteurs, microphones sans fil et rallonges. Prévoyez aussi des talkies-walkies si les équipes sont réparties dans plusieurs zones du bâtiment.
Installez l’espace café et thé avant l’arrivée du public, avec les machines à café, bouilloires, tasses, verres, carafes et boissons déjà disponibles. Mettez les boissons au frais et vérifiez la commande du traiteur le matin même.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes dans un établissement de soins ?: Envoyez les invitations environ 3 semaines avant l’événement, puis faites un rappel 5 à 7 jours avant. Laissez le formulaire d’inscription ouvert jusqu’à 2 ou 3 jours avant pour pouvoir ajuster l’accueil et le traiteur.
Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une journée portes ouvertes ?: Prévoyez au minimum 4 semaines pour coordonner le programme, les inscriptions, les visites guidées et le matériel. Commencez plus tôt si l’événement nécessite plusieurs équipes, des besoins d’accessibilité spécifiques ou une commande traiteur importante.
Que faut-il vérifier la veille d’une journée portes ouvertes ?: Vérifiez les panneaux, le parcours, les listes d’inscription, les badges, les brochures et le fonctionnement du matériel audiovisuel. Confirmez aussi les repas spéciaux, le stationnement et la présence de chaque guide ou bénévole.
Comment organiser l’accueil des visiteurs le jour J ?: Installez un point d’accueil clairement visible au moins 45 minutes avant l’ouverture. Prévoyez une personne pour les inscriptions, une autre pour orienter les visiteurs et des guides prêts à lancer les visites selon le programme.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.