Organiser une journée portes ouvertes sans rien oublier

Une journée portes ouvertes réussie se prépare d’abord comme un parcours visiteur, pas comme une simple suite d’animations. Commencez par fixer la date et le programme, puis répartissez les salles, les visites guidées et les temps d’accueil. Les inscriptions, les besoins alimentaires et les commandes de catering doivent être suivis assez tôt pour éviter les ajustements de dernière minute. Le jour J, chaque bénévole doit connaître son espace, son horaire et la procédure à suivre en cas d’affluence.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Répartir les espaces et les salles
2 personnes
3
Inscription pour la journée portes ouvertes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Mettre à jour le site web et les réseaux sociaux
2 personnes
6
Vérifier le formulaire d'inscription
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Réserver des visites guidées
10
Commander le catering
11
Commander les stocks de boissons
12
Réserver la technique
13
Répartir les bénévoles
2 personnes
14
Créer le plan
15
Imprimer le programme
16
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
17
Créer la signalisation
2 personnes
18
Rassembler les présentations
2 personnes
19
Tester les activités
3 personnes
20
Vérifier les présentations locales
3 personnes
21
Vérifier les stocks
2 personnes
22
Faire les courses
2 personnes
23
Préparer le matériel
3 personnes
24
Vérifier les réfrigérateurs
25
Nettoyer les espaces à l’avance
3 personnes
26
Installer les tables
4 personnes
27
Installer les chaises
4 personnes
28
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
29
Aménager les stands d'information
4 personnes
30
Suspendre la décoration
3 personnes
31
Installer la signalisation
2 personnes
32
Brancher la technique
2 personnes
33
Préparer les présentations
3 personnes
34
Mettre en place le point café
2 personnes
35
Préparer les en-cas
3 personnes
36
Mettre les boissons au frais
2 personnes
37
Vérifier les toilettes
38
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
5 personnes
39
Briefer les guides
8 personnes

Événement

40
Accueillir les visiteurs
4 personnes
41
Enregistrer les inscriptions
3 personnes
42
Distribuer le programme
2 personnes
43
Accompagner les visites guidées
8 personnes
44
Encadrer les cours d’essai
6 personnes
45
Animer des entretiens d’information
6 personnes
46
Encadrer les activités
6 personnes
47
Assurer les présentations
3 personnes
48
Servir le café et le thé
3 personnes
49
Servir des amuse-bouches
3 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Vider les poubelles
2 personnes
52
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
53
Enregistrer les objets trouvés
54
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

55
Ranger le service traiteur
3 personnes
56
Démonter le matériel
5 personnes
57
Retirer la décoration
3 personnes
58
Éteindre la technique
2 personnes
59
Faire la vaisselle
3 personnes
60
Rassembler les déchets
3 personnes
61
Nettoyer les locaux
5 personnes
62
Nettoyer les toilettes
2 personnes
63
Remettre le mobilier en place
4 personnes
64
Faire le tour du site
3 personnes
65
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
66
Ranger le stock restant
2 personnes
67
Archiver les données d’inscription
68
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 24
Chaisesqté 180
Tables hautesqté 8
Accueil
Portants pour vestiairesqté 4
Nappesqté 24
Poteaux de balisageqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 180
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 20
Louchesqté 12
Cuillères à caféqté 120

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Pinces de serviceqté 12
Sacs isothermesqté 4

Équipement

Ordinateurs portablesqté 6
Vidéoprojecteursqté 4
Écrans de projectionqté 4
Haut-parleursqté 4
Microphonesqté 3
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Câbles HDMIqté 8
Clés USBqté 8
Stations de rechargeqté 4
Routeurs sans mot de passeqté 2

Décoration

Ballonsqté 200
Guirlandes de fanionsqté 12
Panneaux en ardoiseqté 12
Compositions floralesqté 8
Mur photo
Panneaux indicateursqté 20
Porte-affichesqté 20
Porte-nomsqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampadairesqté 6
Lampes de secoursqté 4

Catering

Courses

Nettoyage

Poubellesqté 18
Poubelles à l’extérieurqté 8
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Aspirateursqté 3
Chariots de ménageqté 2
Brosses de toilettesqté 8
Gants en caoutchoucqté 12
Paniers à lingeqté 4

Paperasse

Brochures du programmeqté 300
Plansqté 250
Formulaires d'inscriptionqté 300
Badges nominatifsqté 250
Papier A4qté 2000
Stylosqté 60
Marqueursqté 48
Presse-papiersqté 20
Ruban adhésifqté 12
Bloc-notesqté 30

Activités

Matériel d’expérimentationqté 8
Kits de bricolageqté 12
Crayons de couleurqté 24
Livres de coloriageqté 24
Kits de constructionqté 8
Matériel de jeuqté 10
Ballons de sportqté 12
Cônesqté 24
Chronomètresqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 6
Gilets de sécuritéqté 12
Tapis antidérapantsqté 12
Extincteursqté 4
Barrières en cordeqté 8

Vestiaire

Cintresqté 200
Portantsqté 4
Numéros de vestiaireqté 250

Présentation

Panneaux de présentationqté 16
Chevaletsqté 6
Papier pour chevaletqté 12
Sets d’aimantsqté 12
Présentoirs à dépliantsqté 12

Conseils

Fixez le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez des créneaux distincts pour les visites guidées et indiquez clairement la durée de chaque activité.
Fermez les inscriptions et vérifiez le formulaire au moins 3 jours avant l’événement. Exportez ensuite la liste des participants, les besoins alimentaires et les réservations de visites.
Attribuez les espaces et les bénévoles avant d’imprimer le plan. Pour chaque salle, notez une personne responsable, le matériel nécessaire et l’heure à laquelle elle doit être prête.
Testez la technique la veille : ordinateurs portables, vidéoprojecteurs, écrans, haut-parleurs, microphones, câbles HDMI, rallonges et multiprises. Gardez au moins un câble et une multiprise de rechange à l’accueil.
Préparez l’accueil avant l’arrivée du premier visiteur : badges nominatifs, programme imprimé, signalétique, vestiaire et boissons. Vérifiez aussi les réfrigérateurs et sortez les tasses, verres, assiettes et couverts avant le début du service.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il préparer une journée portes ouvertes ?: Commencez l’organisation au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les invitations, les inscriptions, les visites guidées, le catering, la technique et la répartition des bénévoles demandent plusieurs validations.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes ?: Envoyez une première invitation environ 4 semaines à l’avance, puis un rappel 7 jours avant. Ce délai laisse aux visiteurs le temps de s’inscrire et vous permet d’ajuster le catering et les stocks de boissons.
Quand imprimer les badges et le programme ?: Imprimez les badges nominatifs et le programme 2 à 3 jours avant l’événement, après avoir traité les dernières inscriptions. Gardez une dizaine de badges vierges pour les visiteurs non inscrits ou les modifications de dernière minute.
Comment organiser l’accueil le jour d’une journée portes ouvertes ?: Installez l’accueil au moins 45 minutes avant l’ouverture. Prévoyez une personne pour les inscriptions et les badges, une signalétique visible vers les salles et une autre personne capable d’orienter les visiteurs vers les visites guidées.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.