Journée portes ouvertes : la checklist pour tout organiser

Une journée portes ouvertes se joue surtout dans la préparation des flux : qui arrive, où il s’inscrit, quelles salles il visite et à quel moment. Ce plan rassemble 68 tâches et 88 éléments à prévoir, de la date et des invitations jusqu’au nettoyage final. Tu y trouveras aussi les points souvent oubliés : besoins alimentaires, badges, signalétique, tests des activités et vérification des câbles, écrans et réserves.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Répartir les espaces et les salles
2 personnes
Inscription pour la journée portes ouvertes
Envoyer les invitations
2 personnes
Mettre à jour le site web et les réseaux sociaux
2 personnes
Vérifier le formulaire d'inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver des visites guidées
Commander le catering
Commander les stocks de boissons
Réserver la technique
Répartir les bénévoles
2 personnes
Créer le plan
Imprimer le programme
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Créer la signalisation
2 personnes
Rassembler les présentations
2 personnes
Tester les activités
3 personnes
Vérifier les présentations locales
3 personnes
Vérifier les stocks
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Préparer le matériel
3 personnes
Vérifier les réfrigérateurs
Nettoyer les espaces à l’avance
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Aménager les stands d'information
4 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Préparer les présentations
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Vérifier les toilettes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
5 personnes
Briefer les guides
8 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Enregistrer les inscriptions
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Accompagner les visites guidées
8 personnes
Encadrer les cours d’essai
6 personnes
Animer des entretiens d’information
6 personnes
Encadrer les activités
6 personnes
Assurer les présentations
3 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

Ranger le service traiteur
3 personnes
Démonter le matériel
5 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer les locaux
5 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Faire le tour du site
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Archiver les données d’inscription
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 24
Chaisesqté 180
Tables hautesqté 8
Accueil
Portants pour vestiairesqté 4
Nappesqté 24
Poteaux de balisageqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 180
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 20
Louchesqté 12
Cuillères à caféqté 120

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Pinces de serviceqté 12
Sacs isothermesqté 4

Équipement

Ordinateurs portablesqté 6
Vidéoprojecteursqté 4
Écrans de projectionqté 4
Haut-parleursqté 4
Microphonesqté 3
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Câbles HDMIqté 8
Clés USBqté 8
Stations de rechargeqté 4
Routeurs sans mot de passeqté 2

Décoration

Ballonsqté 200
Guirlandes de fanionsqté 12
Panneaux en ardoiseqté 12
Compositions floralesqté 8
Mur photo
Panneaux indicateursqté 20
Porte-affichesqté 20
Porte-nomsqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampadairesqté 6
Lampes de secoursqté 4

Catering

Courses

Nettoyage

Poubellesqté 18
Poubelles à l’extérieurqté 8
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Aspirateursqté 3
Chariots de ménageqté 2
Brosses de toilettesqté 8
Gants en caoutchoucqté 12
Paniers à lingeqté 4

Paperasse

Brochures du programmeqté 300
Plansqté 250
Formulaires d'inscriptionqté 300
Badges nominatifsqté 250
Papier A4qté 2000
Stylosqté 60
Marqueursqté 48
Presse-papiersqté 20
Ruban adhésifqté 12
Bloc-notesqté 30

Activités

Matériel d’expérimentationqté 8
Kits de bricolageqté 12
Crayons de couleurqté 24
Livres de coloriageqté 24
Kits de constructionqté 8
Matériel de jeuqté 10
Ballons de sportqté 12
Cônesqté 24
Chronomètresqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 6
Gilets de sécuritéqté 12
Tapis antidérapantsqté 12
Extincteursqté 4
Barrières en cordeqté 8

Vestiaire

Cintresqté 200
Portantsqté 4
Numéros de vestiaireqté 250

Présentation

Panneaux de présentationqté 16
Chevaletsqté 6
Papier pour chevaletqté 12
Sets d’aimantsqté 12
Présentoirs à dépliantsqté 12

Conseils

Fixe la date et le programme avant de lancer les invitations : prévois ensuite un délai d’au moins deux semaines pour traiter les inscriptions et ajuster les visites guidées.
Définis les espaces avant de préparer le plan d’accueil. Indique clairement l’inscription, les salles, les vestiaires, les toilettes et le point de départ des visites.
Teste chaque présentation et chaque activité au moins 24 heures avant l’ouverture. Branche les ordinateurs, vidéoprojecteurs, écrans, microphones et haut-parleurs avec les câbles HDMI et rallonges prévus.
Ne te limite pas au nombre de participants pour le catering : vérifie les besoins alimentaires dès l’inscription et contrôle les réfrigérateurs, les boissons et les stocks la veille.
Prépare les badges, le programme imprimé et la signalétique avant l’arrivée des bénévoles. Répartis les rôles par zone et prévois une personne capable de remplacer chaque poste pendant les pauses.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes ?: Envoie-les idéalement deux à trois semaines avant la date prévue. Garde ensuite au moins 48 heures pour vérifier les inscriptions, les besoins alimentaires et les réservations de visites.
Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une journée portes ouvertes ?: Prévois au minimum trois semaines pour une organisation simple, et davantage si les visites guidées, le catering ou la technique nécessitent des réservations. Les espaces, le programme et les bénévoles doivent être répartis avant la dernière semaine.
Que faut-il vérifier la veille d’une journée portes ouvertes ?: Contrôle les stocks, les réfrigérateurs, le matériel de présentation, les badges, le programme imprimé et la signalétique. Fais aussi un test complet des appareils et nettoie les espaces à l’avance.
Comment organiser l’accueil des visiteurs lors d’une journée portes ouvertes ?: Prévois un point d’accueil visible avec les inscriptions, les badges et le programme. Répartis au moins une personne à l’accueil et un responsable par espace, puis indique les parcours avec une signalétique lisible.

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