Que faut-il prévoir pour une journée portes ouvertes ?
Une journée portes ouvertes demande plus que des tables et du café. Il faut équiper l’accueil, les espaces de visite, les présentations et la pause, tout en prévoyant la circulation des visiteurs. Cette liste rassemble le mobilier, la vaisselle, le matériel de cuisine et l’équipement technique à acheter ou à emprunter. Vérifie aussi les stocks avant les dernières courses : les gobelets, les rallonges et les badges sont souvent oubliés jusqu’au matin même.
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 24
- Chaisesqté 180
- Tables hautesqté 8
- Accueil
- Portants pour vestiairesqté 4
- Nappesqté 24
- Poteaux de balisageqté 12
Vaisselle
- Tasses à caféqté 120
- Verresqté 180
- Assiettesqté 180
- Couvertsqté 180
- Plateaux de serviceqté 20
- Louchesqté 12
- Cuillères à caféqté 120
Cuisine
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 3
- Thermosqté 8
- Glacièresqté 6
- Planches à découperqté 6
- Couteaux de chefqté 6
- Pinces de serviceqté 12
- Sacs isothermesqté 4
Équipement
- Ordinateurs portablesqté 6
- Vidéoprojecteursqté 4
- Écrans de projectionqté 4
- Haut-parleursqté 4
- Microphonesqté 3
- Rallongesqté 12
- Multiprisesqté 12
- Câbles HDMIqté 8
- Clés USBqté 8
- Stations de rechargeqté 4
- Routeurs sans mot de passeqté 2
Décoration
- Ballonsqté 200
- Guirlandes de fanionsqté 12
- Panneaux en ardoiseqté 12
- Compositions floralesqté 8
- Mur photo
- Panneaux indicateursqté 20
- Porte-affichesqté 20
- Porte-nomsqté 12
Éclairage
- Guirlandes lumineuses LEDqté 6
- Lampadairesqté 6
- Lampes de secoursqté 4
Catering
- Courses
- Café - 8 paquets
- Thé - 12 boîtes
- Café décaféiné - 2 paquets
- Sucre - 4 paquets
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Citrons - 12 pièces
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Spa Blauw - 12 bouteilles
- Spa Rouge - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Bière - 6 caisses
- Bière sans alcool - 2 caisses
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Rosé - 8 bouteilles
- Boulettes de viande panées - 400 pièces
- Mini-fricadelles - 300 pièces
- Snacks végétariens - 200 pièces
- Snacks végétaliens - 100 pièces
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Cacahuètes apéritives - 6 sachets
- Pop-corn salé - 6 sachets
- Mini muffins - 200 pièces
- Biscuits au beurre - 8 paquets
- Pommes - 10 kilogrammes
- Bananes - 8 kilogrammes
- Raisins - 6 kilogrammes
- Concombres - 12 pièces
- Carottes - 6 kilogrammes
- Tomates cerises - 5 kilogrammes
- Houmous - 12 pots
- Fromage frais aux herbes - 10 pots
- Baguettes - 20 pièces
- Crackers - 12 paquets
- Jeune fromage - 4 kilogrammes
- Brie - 2 kilogrammes
- Houmous nature - 8 pots
- Garniture de filet de poulet - 3 kilogrammes
- Pesto - 8 pots
- Mayonnaise - 4 bouteilles
- Ketchup - 4 bouteilles
- Moutarde - 3 pots
- Sauce à l’ail - 3 bouteilles
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Sel - 2 paquets
- Poivre - 2 pots
- Paprika en poudre - 2 pots
- Serviettes - 12 paquets
- Gobelets en papier - 500 pièces
- Assiettes en carton - 300 pièces
- Bâtonnets mélangeurs en bois - 500 pièces
- Filtres à café - 300 pièces
- Film alimentaire - 4 rouleaux
- Papier aluminium - 4 rouleaux
- Papier cuisson - 4 rouleaux
- Pains de glace - 30 unités
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Spray désinfectant - 4 bouteilles
- Éponges de nettoyage - 12 pièces
- Chiffons en microfibre - 24 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon pour les mains - 8 flacons
- Désinfectant pour les mains - 8 flacons
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Essuie-tout - 12 paquets
- Pansements - 4 boîtes
- Piles AA - 24 pièces
Nettoyage
- Poubellesqté 18
- Poubelles à l’extérieurqté 8
- Sets de balaiqté 4
- Serpillièresqté 4
- Seauxqté 4
- Aspirateursqté 3
- Chariots de ménageqté 2
- Brosses de toilettesqté 8
- Gants en caoutchoucqté 12
- Paniers à lingeqté 4
Paperasse
- Brochures du programmeqté 300
- Plansqté 250
- Formulaires d'inscriptionqté 300
- Badges nominatifsqté 250
- Papier A4qté 2000
- Stylosqté 60
- Marqueursqté 48
- Presse-papiersqté 20
- Ruban adhésifqté 12
- Bloc-notesqté 30
Activités
- Matériel d’expérimentationqté 8
- Kits de bricolageqté 12
- Crayons de couleurqté 24
- Livres de coloriageqté 24
- Kits de constructionqté 8
- Matériel de jeuqté 10
- Ballons de sportqté 12
- Cônesqté 24
- Chronomètresqté 6
Sécurité
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Lampes de pocheqté 6
- Gilets de sécuritéqté 12
- Tapis antidérapantsqté 12
- Extincteursqté 4
- Barrières en cordeqté 8
Vestiaire
- Cintresqté 200
- Portantsqté 4
- Numéros de vestiaireqté 250
Présentation
- Panneaux de présentationqté 16
- Chevaletsqté 6
- Papier pour chevaletqté 12
- Sets d’aimantsqté 12
- Présentoirs à dépliantsqté 12
Conseils
- Prévois au moins une chaise par visiteur attendu dans les espaces de présentation, puis ajoute 10 % de marge pour les accompagnateurs et les personnes qui restent plus longtemps.
- Pour l’accueil, prépare un poste avec une table, des badges nominatifs, le programme imprimé et une signalétique visible dès l’entrée. Compte environ 1 personne à l’accueil pour 50 visiteurs attendus sur une même tranche horaire.
- Pour une pause café, compte 2 tasses, 2 verres et 2 petites cuillères par personne si la journée dure plusieurs heures. Ajoute 10 % de réserve pour les pertes et les réassorts.
- Vérifie le matériel technique au moins 48 heures avant : chaque vidéoprojecteur doit avoir un écran, un câble HDMI, une rallonge et une multiprise compatibles. Teste aussi les microphones et les haut-parleurs dans la salle concernée.
- Prépare les boissons et les produits frais dans des glacières ou des sacs isothermes le jour même. Garde les stocks de secours séparés afin de pouvoir réapprovisionner rapidement sans encombrer l’accueil.
Questions fréquentes
- Combien de chaises faut-il pour une journée portes ouvertes ?
- Prévois une chaise par place assise prévue, avec une marge de 10 %. Pour 80 visiteurs attendus dans une présentation, prépare donc environ 88 chaises, en tenant compte des rotations entre les créneaux.
- Combien de vaisselle prévoir pour une journée portes ouvertes ?
- Compte deux tasses, deux verres, deux assiettes et deux jeux de couverts par personne pour une journée avec pause ou collation. Ajoute 10 % de réserve, surtout si la vaisselle ne peut pas être lavée pendant l’événement.
- Quand acheter les boissons et les produits frais ?
- Contrôle les stocks 48 heures avant, puis achète les produits frais et les boissons manquantes la veille ou le matin même. Les produits réfrigérés doivent rester dans les réfrigérateurs, glacières ou sacs isothermes jusqu’au service.
- Quel matériel faut-il pour une présentation ?
- Prévois au minimum un ordinateur portable, un vidéoprojecteur, un écran de projection, un câble HDMI, une rallonge et une multiprise par salle équipée. Fais un test complet au moins 24 heures avant l’ouverture, avec les haut-parleurs et les microphones si nécessaire.
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