Organiser une formation à la présentation sans improviser

Une formation à la présentation se prépare dans un ordre précis : bloquer la salle et la date, gérer les inscriptions, puis construire le programme et les supports. Les problèmes apparaissent souvent au dernier moment, quand un fichier ne s’ouvre pas, qu’un adaptateur manque ou que les quantités du traiteur ne correspondent plus au nombre d’inscrits. Préparez la technique et l’accueil séparément, puis faites une vérification complète de la salle avant l’arrivée du premier participant.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la salle d’entraînement
2
Fixer la date de l’entraînement
3
Envoyer les invitations
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Envoyer les informations aux participants
7
Établir le programme de la présentation
8
Rassembler les présentations d'entraînement
9
Imprimer le matériel de formation
10
Préparer les badges nominatifs
11
Rassembler les fichiers de présentation
12
Confirmer les quantités de traiteur
13
Faire les courses
2 personnes
14
Refroidir les boissons
15
Vérifier la salle d’entraînement
16
Aérer la salle
17
Installer les tables
2 personnes
18
Installer les chaises
2 personnes
19
Brancher le matériel de présentation
2 personnes
20
Tester les fichiers de présentation
2 personnes
21
Préparer les plans de travail
22
Préparer le café et le thé
2 personnes
23
Aménager la table d'accueil

Événement

24
Enregistrer les participants
2 personnes
25
Accueillir les participants
26
Expliquer les objectifs de l’entraînement
27
Traiter la structure de la présentation
28
S’exercer aux techniques de présentation
29
Assurer la pause café
2 personnes
30
Réapprovisionner les boissons
31
Encadrer les présentations d’entraînement
2 personnes
32
Animer les tours de retour d’expérience
2 personnes
33
Mettre en place le buffet du dîner
3 personnes
34
Servir le dîner
3 personnes
35
Réapprovisionner les boissons
36
Enregistrer les présentations
37
Donner un retour individuel
2 personnes
38
Effectuer l'exercice final
39
Remettre les certificats
40
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

41
Emballer les restes
2 personnes
42
Éteindre l’équipement
2 personnes
43
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
44
Faire la vaisselle
2 personnes
45
Rassembler les déchets
2 personnes
46
Nettoyer l’espace
2 personnes
47
Rendre les articles empruntés
48
Stocker les fichiers d’enregistrement en lieu sûr
49
Renvoyer le matériel aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 24
Porte-manteau
Table d’accueil
Poubellesqté 3

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câble HDMIqté 2
Adaptateur HDMIqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Micro sans fil
Trépied
Caméra vidéo
Batterie externeqté 2

Matériel de présentation

Panneau de paperboard
Papier pour chevaletqté 2
Tableau blanc
Marqueurs pour tableau blancqté 8
Stylosqté 24
Blocs-notesqté 24
Feuilles de travailqté 30
Badges nominatifsqté 24
Classeurs de certificatsqté 24

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 24
Bol à soupeqté 24
Verresqté 30
Tasses à caféqté 24
Couvertsqté 24
Louchesqté 6

Cuisine

Machine à café
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 3
Bol à soupeqté 3
Plateaux de serviceqté 4
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Glacièresqté 2

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 2
Brosses à vaisselleqté 2
Chiffons de nettoyageqté 8
Porte-sacs-poubelleqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et réservez la salle avant d’envoyer les invitations. Prévoyez au moins 2 à 3 semaines pour recueillir les inscriptions, les besoins alimentaires et les informations pratiques.
Arrêtez la liste des participants 3 à 5 jours avant la formation. Ce délai permet de confirmer les quantités du traiteur, d’imprimer les badges et de préparer les classeurs de certificats sans travailler sur des chiffres provisoires.
Rassemblez les présentations et testez chaque fichier sur l’ordinateur portable utilisé sur place au plus tard la veille. Ouvrez les vidéos, polices et liens externes : un fichier qui fonctionne sur l’ordinateur d’un intervenant peut échouer avec le vidéoprojecteur.
Installez les tables, les chaises et les plans de travail avant de brancher le matériel. Gardez 2 rallonges et une multiprise de secours accessibles, et vérifiez séparément le câble HDMI, l’adaptateur, le son et le micro sans fil.
Prévoyez 45 à 60 minutes avant l’accueil pour aérer la salle, refroidir les boissons, préparer le café et le thé et aménager la table d’accueil. Faites un essai d’enregistrement avec les badges et gardez les feuilles de travail, stylos et blocs-notes au même endroit.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une formation à la présentation ?: Prévoyez idéalement 2 à 3 semaines. Il faut ce temps pour réserver la salle, fixer le programme, traiter les inscriptions et récupérer les besoins alimentaires. Faites la vérification technique finale la veille.
Quand faut-il envoyer les invitations à une formation ?: Envoyez-les dès que la salle et la date sont confirmées, généralement 2 à 3 semaines avant la session. Demandez une réponse au plus tard 5 jours avant afin de finaliser les quantités et les supports.
Comment tester le matériel d’une formation à la présentation ?: Testez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI, l’adaptateur, les rallonges et le micro sans fil la veille. Ouvrez tous les fichiers dans l’ordre du programme et gardez une batterie externe ainsi qu’un adaptateur de rechange si possible.
Que faut-il préparer le matin de la formation ?: Arrivez 45 à 60 minutes avant l’accueil. Aérez la salle, installez les tables et les chaises, branchez le matériel, préparez les boissons et placez les badges, feuilles de travail, stylos et blocs-notes à la table d’accueil.

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