Een presentatietraining organiseren: zo pak je het aan
Een goede presentatietraining staat of valt met de volgorde van voorbereiden, testen en ontvangen. Leg eerst de trainingsdatum, ruimte en het programma vast; verzamel daarna aanmeldingen, dieetwensen, oefenpresentaties en presentatiebestanden. Plan uiterlijk een week vooraf een technische test met laptop, beamer, scherm, kabels en microfoon. Op de dag zelf draait alles om een rustige ontvangst, een overzichtelijke opstelling en materialen die per deelnemer klaarliggen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Trainingsruimte reserveren
- 2
Trainingsdatum vastleggen
- 3
Uitnodigingen versturen
- 4
Aanmeldingen verwerken
- 5
Dieetwensen verzamelen
- 6
Deelnemersinformatie versturen
- 7
Presentatieprogramma opstellen
- 8
Oefenpresentaties verzamelen
- 9
Trainingsmateriaal afdrukken
- 10
Naambadges voorbereiden
- 11
Presentatiebestanden verzamelen
- 12
Cateringhoeveelheden bevestigen
- 13
Boodschappen doen
2 personen
- 14
Dranken koelen
- 15
Trainingsruimte controleren
- 16
Ruimte ventileren
- 17
Tafels opstellen
2 personen
- 18
Stoelen klaarzetten
2 personen
- 19
Presentatieapparatuur aansluiten
2 personen
- 20
Presentatiebestanden testen
2 personen
- 21
Werkbladen klaarleggen
- 22
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
- 23
Ontvangsttafel inrichten
Event
- 24
Deelnemers registreren
2 personen
- 25
Deelnemers welkom heten
- 26
Trainingsdoelen toelichten
- 27
Presentatiestructuur behandelen
- 28
Presentatietechnieken oefenen
- 29
Koffiepauze verzorgen
2 personen
- 30
Dranken bijvullen
- 31
Oefenpresentaties begeleiden
2 personen
- 32
Feedbackrondes begeleiden
2 personen
- 33
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
- 34
Diner serveren
3 personen
- 35
Dranken bijvullen
- 36
Presentaties opnemen
- 37
Individuele feedback geven
2 personen
- 38
Afsluitende oefening uitvoeren
- 39
Certificaten uitdelen
- 40
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 41
Restanten verpakken
2 personen
- 42
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 43
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
- 44
Servies afwassen
2 personen
- 45
Afval verzamelen
2 personen
- 46
Ruimte schoonmaken
2 personen
- 47
Geleende spullen retourneren
- 48
Opnamebestanden veilig opslaan
- 49
Deelnemersmateriaal nasturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 24
- Kapstok
- Ontvangsttafel
- Afvalbakkenaantal 3
Apparatuur
- Laptop
- Beamer
- Projectiescherm
- HDMI-kabelaantal 2
- HDMI-adapteraantal 2
- Verlengsnoerenaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
- Draadloze microfoon
- Statief
- Videocamera
- Powerbankaantal 2
Presentatiemateriaal
- Flip-overbord
- Flip-overpapieraantal 2
- Whiteboard
- Whiteboardmarkersaantal 8
- Pennenaantal 24
- Notitieblokkenaantal 24
- Werkbladenaantal 30
- Naambadgesaantal 24
- Certificaatmappenaantal 24
Servies
- Dinerbordenaantal 24
- Soepkommenaantal 24
- Glazenaantal 30
- Koffiekopjesaantal 24
- Besteksetsaantal 24
- Opscheplepelsaantal 6
Keuken
- Koffiezetapparaat
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 3
- Soepkommenaantal 3
- Serveerbladenaantal 4
- Snijplankenaantal 2
- Broodmessenaantal 2
- Koelboxenaantal 2
Schoonmaak
- Afwasbakkenaantal 2
- Afwasborstelsaantal 2
- Schoonmaakdoekenaantal 8
- Vuilniszakhoudersaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Stel het presentatieprogramma minimaal twee weken vooraf op en vraag oefenpresentaties en presentatiebestanden uiterlijk vijf werkdagen voor de training op. Zo kun je de volgorde controleren en bestanden vooraf testen.
- Controleer de ruimte de dag ervoor én bij aankomst: ventilatie, stroompunten, tafels, stoelen, kapstok en afvalbakken worden vaak pas op het laatste moment bekeken. Leg verlengsnoeren en stekkerdozen klaar voordat deelnemers binnenkomen.
- Maak voor iedere deelnemer een pakket met naambadge, pen, notitieblok en werkbladen. Leg certificaatmappen apart bij de ontvangsttafel, zodat je ze niet tijdens de training hoeft te zoeken.
- Bevestig de cateringhoeveelheden uiterlijk drie werkdagen vooraf op basis van de aanmeldingen en dieetwensen. Koel dranken tijdig en zet koffie, thee, kopjes, glazen en servies klaar vóór de eerste ontvangst.
- Reserveer de laatste 30 minuten vóór de start voor techniek en registratie. Sluit laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel en eventuele adapter aan, test elk presentatiebestand en houd een powerbank achter de hand.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een presentatietraining organiseren?
- Leg de datum en trainingsruimte bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna direct en sluit de inschrijving ongeveer 10 werkdagen voor de training, zodat je programma, materialen en catering kunt afronden.
- Wanneer moet ik presentatiebestanden voor de training verzamelen?
- Vraag de bestanden uiterlijk 5 werkdagen vooraf op. Test ze vervolgens op de laptop en beamer en controleer of HDMI-kabels en adapters passen; plan op de trainingsdag nog 30 minuten voor een laatste controle.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om de trainingsruimte klaar te zetten?
- Reserveer minimaal 90 minuten voor tafels, stoelen, ontvangsttafel, werkbladen, naambadges en catering. Trek daar 30 minuten vanaf voor de technische test en houd daarna tijd over voor de registratie van deelnemers.
- Wanneer bevestig ik catering en dieetwensen voor een presentatietraining?
- Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en bevestig de aantallen uiterlijk 3 werkdagen vooraf. Tel deelnemers, trainers en eventuele begeleiders apart, zodat je niet te weinig servies, dranken of maaltijden klaarzet.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Gebruik dit planGratis te starten — geen creditcard nodig.