Checklist pour organiser une formation à la recherche d’emploi

Une formation à la recherche d’emploi demande plus qu’un programme et une salle. Il faut suivre les inscriptions, confirmer les participants, préparer les exercices et répartir les jeux de rôle avant le jour J. La technique, les documents imprimés et l’accueil doivent être vérifiés à temps. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de l’envoi des invitations au lancement de la présentation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Confirmer les participants
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver les entraîneurs
Élaborer le programme d’entraînement
2 personnes
Sélectionner les cas pratiques
2 personnes
Préparer les questions d’entretien
2 personnes
Répartir les jeux de rôle
Envoyer les informations aux participants
Réserver le lieu
Commander le catering
Finaliser la présentation
Vérifier les plans de travail
Faire les courses
2 personnes
Imprimer les feuilles de travail
Préparer les badges nominatifs
Faire la liste des présences
Tester la technique
2 personnes
Nettoyer l’espace
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Préparer le matériel d'entraînement
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
2 personnes
Lancer la présentation

Événement

Accueillir les participants
2 personnes
Enregistrer la présence
Présenter le programme
Présenter la théorie
Servir les boissons de pause
2 personnes
S’entraîner aux entretiens d’embauche
3 personnes
Animer les tours de retour d’expérience
3 personnes
Servir le repas sandwich
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Animer les exercices de networking
2 personnes
S’entraîner aux pitchs personnels
2 personnes
Animer la séance de questions-réponses
Distribuer les formulaires d’évaluation
Faire ses adieux
2 personnes

Suivi

Rassembler le matériel
2 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer l’espace
2 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
3 personnes
Éteindre la technique
Réfrigérer les restes
Remercier les participants
Envoyer les certificats
Traiter les formulaires d'évaluation
Restituer le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 24
Nappeqté 4

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câble HDMIqté 2
Rallonge électrique à enrouleurqté 2
Multipriseqté 4
Présentateur sans fil
Minuterieqté 2

Matériel de présentation

Paperboardqté 2
Blocs pour chevaletqté 4
Tableau blanc
Marqueurs pour tableau blancqté 8

Fournitures de bureau

Stylos à billeqté 30
Blocs-notesqté 24
Marqueursqté 12
Post-itqté 10
Trombones
Agrafeuse
Agrafes

Inscription

Supports de badges nominatifsqté 24
Braceletsqté 24
Classeurs de documentsqté 24

Vaisselle

Tasses à caféqté 24
Verres à boireqté 24
Assiettesqté 24
Couvertsqté 24

Cuisine

Thermosqté 3
Carafes d’eauqté 3
Plateaux de serviceqté 4
Corbeilles à painqté 4
Glacièresqté 2

Décoration

Panneau d’accueil
Panneaux directionnelsqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 3
Gants de nettoyageqté 4
Brosses à vaisselleqté 2
Chiffons microfibresqté 8

Catering

Courses

Conseils

Envoyez les invitations au moins 3 semaines avant la formation et fixez une date limite d’inscription. Confirmez ensuite les participants pour connaître l’effectif réel et éviter d’imprimer trop ou pas assez de documents.
Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription, puis transmettez le nombre définitif au service traiteur 5 à 7 jours avant la séance. Prévoyez aussi les tasses, verres, assiettes et couverts nécessaires.
Finalisez le programme d’entraînement, les cas pratiques et les questions d’entretien au moins 1 semaine à l’avance. Répartissez les jeux de rôle avant l’arrivée des participants afin que chacun sache quand intervenir.
Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI, les rallonges et le présentateur sans fil la veille. Un test de 20 minutes sur place permet de repérer les problèmes de branchement ou de compatibilité.
Préparez les badges, la liste des présences, les feuilles de travail et les classeurs avant l’ouverture de la salle. Installez les tables et les chaises au moins 45 minutes avant le début, puis gardez 15 minutes pour le contrôle final et l’accueil.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une formation à la recherche d’emploi ?: Envoyez-les idéalement 3 semaines avant la formation, avec le programme, les horaires et la date limite d’inscription. Relancez les personnes qui n’ont pas répondu 7 jours avant l’échéance.
Quand confirmer les participants et commander le catering ?: Confirmez la liste des participants environ 7 jours avant la formation. Communiquez le nombre final et les besoins alimentaires au catering entre 5 et 7 jours à l’avance.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Prévoyez au moins 45 minutes pour installer les tables, les chaises, le matériel d’entraînement et le service traiteur. Ajoutez 20 minutes pour tester la présentation et la technique.
Quand préparer les exercices et les jeux de rôle ?: Préparez les cas pratiques, les questions d’entretien et le programme au moins 1 semaine avant. Répartissez les jeux de rôle au plus tard la veille, avec les consignes remises aux participants dès leur arrivée.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.