Checklist pour organiser un atelier de prise de parole

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Réservez le lieu et confirmez le coach avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez une salle où les tables et les chaises peuvent être déplacées pour les exercices et un coin dédié aux présentations.
• Traitez les inscriptions dès leur arrivée et demandez les besoins alimentaires au même moment. Envoyez un rappel quelques jours avant l’atelier avec l’horaire, l’adresse et les informations pratiques.
• Préparez les feuilles de travail, les badges et la présentation au plus tard la veille. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires et testez le fichier sur l’ordinateur portable qui servira le jour J.
• Testez toute la chaîne technique avant l’ouverture : ordinateur, projecteur, écran, câble HDMI, adaptateurs, enceinte et micro sans fil. Vérifiez aussi les multiprises et rallonges afin d’éviter un branchement improvisé.
• Ouvrez la salle suffisamment tôt pour installer l’accueil, les tables, les chaises, le matériel de travail et le point café. Mettez les boissons au frais et placez les tasses, verres, pichets et ustensiles avant l’enregistrement des participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser un atelier de prise de parole ?

Prévoyez au moins 3 à 4 semaines pour réserver le lieu, confirmer le coach, construire le programme et gérer les inscriptions. Gardez les 2 derniers jours pour les impressions, les badges, les achats et le test technique.

Quand envoyer les invitations pour un atelier de prise de parole ?

Envoyez-les environ 3 semaines avant la date prévue, afin de laisser le temps de s’inscrire et de signaler un besoin alimentaire. Faites partir un rappel 3 à 5 jours avant l’atelier.

Que faut-il tester avant un atelier de prise de parole ?

Testez la présentation, le projecteur, l’écran, le câble HDMI et les adaptateurs au moins la veille. Faites également un essai avec l’enceinte et le micro sans fil, puis vérifiez les rallonges et multiprises dans la salle.

À quelle heure préparer la salle le jour de l’atelier ?

Arrivez idéalement 60 à 90 minutes avant l’accueil des participants. Ce délai permet d’installer les tables et les chaises, le coin présentation, la table d’accueil, le matériel de travail et le point café sans réduire le temps d’ouverture.