Cómo organizar un entrenamiento de presentación sin contratiempos
Un entrenamiento de presentación necesita más que reservar una sala y preparar unas diapositivas. Primero fija la fecha y confirma quién asistirá; después ordena el programa, recopila las presentaciones y revisa las necesidades dietéticas. Durante los días previos, comprueba el equipo, el material impreso y las cantidades de catering. El día del entrenamiento, deja la sala lista con antelación para poder recibir a los participantes sin prisas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar sala de formación
- 2
Fijar la fecha de entrenamiento
- 3
Enviar invitaciones
- 4
Gestionar inscripciones
- 5
Recoger preferencias dietéticas
- 6
Enviar información a los participantes
- 7
Elaborar el programa de presentación
- 8
Recopilar las presentaciones de práctica
- 9
Imprimir material de formación
- 10
Preparar acreditaciones
- 11
Recopilar los archivos de la presentación
- 12
Confirmar las cantidades de catering
- 13
Hacer la compra
2 personas
- 14
Enfriar bebidas
- 15
Comprobar la sala de entrenamiento
- 16
Ventilar el espacio
- 17
Montar mesas
2 personas
- 18
Preparar las sillas
2 personas
- 19
Conectar el equipo de presentación
2 personas
- 20
Probar los archivos de la presentación
2 personas
- 21
Preparar las encimeras
- 22
Preparar café y té
2 personas
- 23
Montar la mesa de recepción
Evento
- 24
Registrar a los participantes
2 personas
- 25
Dar la bienvenida a los participantes
- 26
Explicar los objetivos del entrenamiento
- 27
Tratar la estructura de la presentación
- 28
Practicar técnicas de presentación
- 29
Organizar la pausa del café
2 personas
- 30
Rellenar las bebidas
- 31
Coordinar las presentaciones de práctica
2 personas
- 32
Coordinar las rondas de feedback
2 personas
- 33
Preparar el bufé de cena
3 personas
- 34
Servir la cena
3 personas
- 35
Rellenar las bebidas
- 36
Grabar presentaciones
- 37
Dar feedback individual
2 personas
- 38
Realizar ejercicio final
- 39
Repartir certificados
- 40
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
- 41
Empacar lo sobrante
2 personas
- 42
Apagar el equipo
2 personas
- 43
Recoger mesas y sillas
3 personas
- 44
Lavar la vajilla
2 personas
- 45
Recoger la basura
2 personas
- 46
Limpiar el espacio
2 personas
- 47
Devolver los objetos prestados
- 48
Guardar de forma segura los archivos de grabación
- 49
Enviar el material de los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 24
- Perchero
- Mesa de recepción
- Papeleracant. 3
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cable HDMIcant. 2
- Adaptador HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Micrófono inalámbrico
- Trípode
- Videocámara
- Powerbankcant. 2
Material de presentación
- Atril de hojas
- Papel para rotafoliocant. 2
- Pizarra blanca
- Rotuladores para pizarra blancacant. 8
- Bolígrafoscant. 24
- Bloc de notascant. 24
- Tableros de trabajocant. 30
- Credencialescant. 24
- Carpetas para certificadoscant. 24
Vajilla
- Platos de cenacant. 24
- Tazones para sopacant. 24
- Vasoscant. 30
- Tazas de cafécant. 24
- Cubiertoscant. 24
- Cucharonescant. 6
Cocina
- Cafetera
- Teterascant. 2
- Termoscant. 3
- Tazones para sopacant. 3
- Bandejas de serviciocant. 4
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
- Neveras portátilescant. 2
Limpieza
- Fregaderoscant. 2
- Cepillos para fregarcant. 2
- Paños de limpiezacant. 8
- Soportes para bolsas de basuracant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha y la sala antes de enviar las invitaciones. Envía la información a los participantes al menos 7 días antes e incluye el horario, la ubicación y lo que deben preparar.
- Define el programa antes de recopilar las presentaciones de práctica. Reserva tiempos concretos para cada exposición, comentarios y pausas, y pide los archivos finales con al menos 48 horas de margen.
- No esperes al mismo día para probar la tecnología. Abre todos los archivos en el portátil previsto, prueba el proyector, el cable HDMI, los adaptadores, el micrófono y las regletas el día anterior.
- Confirma las inscripciones y las preferencias dietéticas 3 días antes de hacer la compra. Calcula las cantidades según las personas confirmadas y enfría las bebidas con suficiente antelación.
- Llega entre 60 y 90 minutos antes para ventilar la sala, colocar mesas y sillas, preparar la recepción y conectar el equipo. Deja listos los acreditaciones, bolígrafos, blocs y materiales de trabajo antes de registrar a la primera persona.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un entrenamiento de presentación?
- Empieza al menos 3 semanas antes para reservar la sala, fijar la fecha y gestionar las inscripciones. La información final y el programa deberían enviarse 7 días antes, y los archivos de presentación deben quedar recopilados 48 horas antes.
- ¿Cuándo hay que probar el proyector y las presentaciones?
- Haz una prueba completa el día anterior, utilizando el portátil, el proyector, la pantalla, los cables y los adaptadores que se usarán durante el entrenamiento. Abre cada archivo para detectar fuentes, vídeos o formatos incompatibles antes de que lleguen los participantes.
- ¿Cuándo se confirman las cantidades del catering?
- Confirma el número de asistentes y sus preferencias dietéticas unos 3 días antes de hacer la compra. Así puedes ajustar platos, cuencos, vasos, tazas y cubiertos sin comprar para personas que finalmente no acudirán.
- ¿A qué hora hay que preparar la sala el día del entrenamiento?
- Reserva entre 60 y 90 minutos antes del inicio para ventilar el espacio, montar mesas y sillas, preparar la recepción y conectar el equipo. Si habrá registro, deja las acreditaciones y el material de cada participante listos antes de abrir la entrada.
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