Präsentationstraining organisieren: der praktische Ablauf
Ein Präsentationstraining steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst Termin und Raum festlegen, dann Anmeldungen, Inhalte und Technik koordinieren. Plane genug Zeit ein, um Probedarbietungen und Präsentationsdateien vorab zu prüfen. Am Trainingstag selbst zählen ein vorbereiteter Raum, funktionierende Geräte und ein reibungsloser Empfang. Die folgenden Hinweise zeigen, wo bei einem solchen Training häufig Zeit verloren geht.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Trainingsraum reservieren
- 2
Trainingsdatum festlegen
- 3
Einladungen verschicken
- 4
Anmeldungen bearbeiten
- 5
Ernährungswünsche erfassen
- 6
Teilnehmerinformationen versenden
- 7
Präsentationsprogramm zusammenstellen
- 8
Probedarbietungen einsammeln
- 9
Trainingsmaterial drucken
- 10
Namensschilder vorbereiten
- 11
Präsentationsdateien zusammentragen
- 12
Cateringmengen bestätigen
- 13
Einkaufen gehen
2 Personen
- 14
Getränke kühlen
- 15
Trainingsraum überprüfen
- 16
Raum lüften
- 17
Tische aufstellen
2 Personen
- 18
Stühle aufstellen
2 Personen
- 19
Präsentationsgeräte anschließen
2 Personen
- 20
Präsentationsdateien testen
2 Personen
- 21
Arbeitsplatten bereitstellen
- 22
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 23
Empfangstisch einrichten
Event
- 24
Teilnehmer registrieren
2 Personen
- 25
Teilnehmer begrüßen
- 26
Trainingsziele erläutern
- 27
Präsentationsstruktur besprechen
- 28
Präsentationstechniken üben
- 29
Kaffeepause organisieren
2 Personen
- 30
Getränke nachfüllen
- 31
Übungspräsentationen begleiten
2 Personen
- 32
Feedbackrunden anleiten
2 Personen
- 33
Dinnerbuffet vorbereiten
3 Personen
- 34
Abendessen servieren
3 Personen
- 35
Getränke nachfüllen
- 36
Präsentationen aufnehmen
- 37
Einzelnes Feedback geben
2 Personen
- 38
Abschlussübung durchführen
- 39
Zertifikate verteilen
- 40
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 41
Restbestände verpacken
2 Personen
- 42
Geräte ausschalten
2 Personen
- 43
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
- 44
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 45
Abfall sammeln
2 Personen
- 46
Raum reinigen
2 Personen
- 47
Geliehene Sachen zurückgeben
- 48
Aufnahmedateien sicher speichern
- 49
Teilnehmermaterial nachsenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 24
- Garderobenständer
- Empfangstisch
- AbfallbehälterAnz. 3
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- HDMI-KabelAnz. 2
- HDMI-AdapterAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- Kabelloses Mikrofon
- Stativ
- Videokamera
- PowerbankAnz. 2
Präsentationsmaterial
- Flipchart
- Flipchart-PapierAnz. 2
- Whiteboard
- Whiteboard-MarkerAnz. 8
- StifteAnz. 24
- NotizblöckeAnz. 24
- ArbeitsblätterAnz. 30
- NamensschilderAnz. 24
- ZertifikatsmappenAnz. 24
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 24
- SuppenschalenAnz. 24
- GläserAnz. 30
- KaffeetassenAnz. 24
- BestecksetsAnz. 24
- ServierlöffelAnz. 6
Küche
- Kaffeemaschine
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 3
- SuppenschalenAnz. 3
- ServiertablettsAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
- KühlboxenAnz. 2
Reinigung
- SpülbeckenAnz. 2
- SpülbürstenAnz. 2
- PutzlappenAnz. 8
- MüllsackhalterAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Raum und Termin fest, bevor du Einladungen verschickst. Prüfe dabei, ob Beamer, Projektionsleinwand und ausreichend Sitzplätze für alle Teilnehmenden verfügbar sind.
- Fordere Präsentationsdateien und Probedarbietungen spätestens einige Tage vor dem Training an. So kannst du inkompatible Formate, fehlende HDMI-Adapter oder zu große Dateien noch rechtzeitig klären.
- Schließe Laptop, Beamer, Mikrofon und Videokamera vor Beginn vollständig an und teste jede Präsentation einmal. Plane dafür mindestens 30 Minuten am Veranstaltungstag ein.
- Bereite Namensschilder, Arbeitsblätter, Notizblöcke und Stifte vor der Ankunft der Teilnehmenden auf den Tischen aus. Lege zusätzlich Ersatzmarker und ein Verlängerungskabel griffbereit, statt sie während der ersten Übung zu suchen.
- Bestätige Cateringmengen nach Abschluss der Anmeldungen und erfasse Ernährungswünsche getrennt. Kühle Getränke rechtzeitig und stelle Kaffee, Tee, Gläser, Tassen und Besteck vor dem Empfang bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Präsentationstraining organisieren?
- Beginne mindestens drei bis vier Wochen vorher mit Raum, Termin und Einladungen. Die finalen Präsentationsdateien und Ernährungswünsche solltest du spätestens drei bis fünf Werktage vor dem Training einholen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Präsentationstraining?
- Plane für Möbel, Empfangstisch, Technik und Unterlagen mindestens 60 Minuten ein. Ein zusätzlicher Techniktest von 30 Minuten verhindert, dass die erste Präsentation wegen Kabeln, Adaptern oder Dateien verspätet startet.
- Was muss man bei der Technik eines Präsentationstrainings testen?
- Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel und Adapter mit jeder eingereichten Präsentationsdatei. Prüfe außerdem Mikrofon, Videokamera und Stromversorgung mindestens einmal vor dem Eintreffen der Gruppe.
- Wie viele Getränke braucht man für ein Präsentationstraining?
- Rechne für die erste Trainingsstunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und plane danach etwa ein Getränk pro Person und Stunde ein. Kaffee und Tee solltest du zusätzlich nach der erwarteten Teilnehmerzahl und der Trainingsdauer kalkulieren.
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