Organiser une formation à la gestion des conflits

Commencez par fixer les objectifs de la formation et le déroulé, puis sécurisez la salle avant d’ouvrir les inscriptions. Le nombre de participants détermine la disposition des tables, les supports imprimés et le matériel technique. Prévoyez aussi un temps distinct pour les cas pratiques, les tests de présentation et l’accueil. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, les badges et les rallonges nécessaires au vidéoprojecteur.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir les objectifs et le programme
2 personnes
2
Confirmer la réservation de la salle
3
Envoyer les invitations
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Vérifier la liste des participants
7
Constituer le matériel de formation
2 personnes
8
Préparer les cas pratiques
2 personnes
9
Imprimer les feuilles de travail
10
Créer des badges nominatifs
11
Tester la présentation
12
Faire les courses
2 personnes
13
Préparer les en-cas
2 personnes
14
Mettre les boissons au frais
15
Acheminer le matériel sur le site
2 personnes
16
Ouvrir la salle
17
Installer les tables et les chaises
3 personnes
18
Préparer le matériel d'entraînement
2 personnes
19
Brancher la présentation et le matériel technique
2 personnes
20
Mettre en place le point café
2 personnes
21
Préparer les snacks et les boissons
2 personnes
22
Aménager la table d'accueil

Événement

23
Accueillir les participants
2 personnes
24
Enregistrer la présence
25
Servir le café et le thé
2 personnes
26
Animer les présentations
2 personnes
27
Animer une théorie sur les conflits
2 personnes
28
Réapprovisionner les boissons de la pause
29
Animer les jeux de rôle
3 personnes
30
Animer l’activité de réflexion
2 personnes
31
Installer le buffet du dîner
3 personnes
32
Servir le buffet du dîner
3 personnes
33
Débarrasser la vaisselle et les tables
2 personnes
34
Accompagner les exercices approfondis
3 personnes
35
Réapprovisionner les boissons et les snacks
36
Faire établir un plan d'action personnel
2 personnes
37
Animer les questions et la clôture
2 personnes
38
Distribuer les formulaires d’évaluation
39
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

40
Rassembler les déchets
2 personnes
41
Nettoyer la vaisselle et la cuisine
2 personnes
42
Nettoyer la salle
3 personnes
43
Remettre le mobilier en place
3 personnes
44
Débrancher le matériel technique
2 personnes
45
Compter et emballer le matériel
2 personnes
46
Rendre les articles empruntés
47
Traiter les formulaires d'évaluation
48
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 45
Tables de buffetqté 2
Porte-manteauxqté 2

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Cliqueur de présentation
Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 50
Verres à eauqté 50
Verres à vinqté 50
Assiettesqté 50
Couvertsqté 50

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Plateaux de serviceqté 8
Louchesqté 6
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 2
Pinces de serviceqté 6

Décoration

Porte-nomsqté 45
Nappesqté 8
Chevalet de conférence
Blocs pour chevaletqté 3
Marqueursqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seaux de nettoyageqté 2
Serpillièresqté 2
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses

Formation

Feuilles de travailqté 50
Formulaires d’évaluationqté 50
Badges nominatifsqté 50
Stylos à billeqté 50
Blocs-notesqté 50
Cartes de casqté 30
Cartes de voteqté 100
Ruban de papierqté 4
Post-itqté 12
Papier A4qté 500

Conseils

Bloquez la salle avant d’envoyer les invitations, puis indiquez clairement les horaires, le programme et la date limite d’inscription. Une confirmation écrite évite de préparer une session pour une réservation encore incertaine.
Clôturez les inscriptions quelques jours avant la formation afin de vérifier les participants, les besoins alimentaires et le nombre de badges. Gardez une liste actualisée pour l’accueil et l’enregistrement des présences.
Préparez les cas pratiques et les feuilles de travail avant le test technique. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires pour absorber les inscriptions tardives ou les documents égarés.
Testez la présentation avec l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le cliqueur et les haut-parleurs au moins la veille. Vérifiez aussi les rallonges et multiprises : elles sont souvent absentes ou trop courtes le matin même.
Organisez l’installation en deux zones : une table d’accueil avec les porte-noms et les feuilles, puis un point café séparé avec tasses, verres, thermos et boissons. Mettez les boissons au frais avant l’arrivée des participants et prévoyez les en-cas selon les besoins recueillis.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une formation à la gestion des conflits ?: Prévoyez au moins deux à trois semaines pour confirmer la salle, envoyer les invitations et traiter les inscriptions. Réservez les deux derniers jours à l’impression, aux achats, au test de la présentation et à la préparation des en-cas.
Quand faut-il envoyer les invitations à une formation ?: Envoyez-les environ trois semaines avant la date prévue, avec une date limite d’inscription fixée cinq à sept jours avant la session. Vous aurez ainsi le temps de vérifier les participants, les besoins alimentaires et les badges.
Quel matériel faut-il tester avant la formation ?: Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le cliqueur, les haut-parleurs et le microphone si nécessaire. Faites l’essai au plus tard la veille et contrôlez également les rallonges et multiprises.
Quand préparer le café et les boissons pour la formation ?: Mettez les boissons au frais quelques heures avant l’accueil et préparez le point café juste avant l’ouverture de la salle. Gardez les tasses, verres, thermos et plateaux de service regroupés pour éviter les allers-retours pendant l’arrivée.

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