Checklist pour organiser une formation au réseautage
Une formation au réseautage demande plus qu’un programme et quelques chaises. Il faut suivre les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires, préparer les ateliers et vérifier le matériel avant l’arrivée des participants. Le jour J, l’accueil, les badges, les boissons et la disposition de la salle donnent le rythme dès les premières minutes. Cette checklist rassemble 46 tâches et 45 fournitures dans l’ordre où vous pouvez les gérer.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le lieu
Finaliser les accords de restauration
Confirmer le programme
Envoyer les informations aux participants
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les feuilles de travail
Préparer les ateliers réseau
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le catering
Récupérer la clé du lieu
Aérer la salle
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Préparer le matériel d'entraînement
2 personnes
Brancher le projecteur
Installer la table d'inscription
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Monter le buffet
3 personnes
Briefer l’équipe d’accueil
2 personnes
Événement
Enregistrer les participants
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Donner l’introduction à la formation
Encadrer le tour de réseautage
2 personnes
Assurer la pause café
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Animer les exercices
2 personnes
Animer la séance de questions-réponses
Servir le buffet du dîner
3 personnes
Réapprovisionner le buffet et les tables
2 personnes
Animer le réseautage libre
2 personnes
Assurer la clôture
Distribuer les formulaires de feedback
Suivi
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Nettoyer l’espace
2 personnes
Éteindre l’équipement
Emballer le matériel
2 personnes
Fermer le lieu
Rendre les articles empruntés
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 6
- Chaisesqté 50
- Tables de buffetqté 2
- Porte-manteauxqté 2
Équipement
- Ordinateur portable
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Câble HDMI
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
Formation
- Paperboard
- Feuilles de paperboardqté 2
- Tableau blanc
- Marqueurs pour tableau blancqté 8
- Blocs-notesqté 50
- Stylos à billeqté 50
- Feuilles de travailqté 50
- Badges réseauqté 100
Inscription
- Badges nominatifsqté 50
- Porte-badgesqté 50
- Liste d’inscriptionqté 2
- Formulaires de feedbackqté 50
Vaisselle
- Tasses à caféqté 50
- Verres à eauqté 50
- Assiettesqté 50
- Couvertsqté 50
- Plateaux de serviceqté 8
- Pinces de serviceqté 6
Cuisine
- Machine à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 3
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 2
- Couteaux de cuisineqté 2
- Plats de service avec couvercleqté 4
Décoration
- Chemins de tableqté 6
- Petits vasesqté 6
Nettoyage
- Liquide vaisselle
- Épongesqté 6
- Chiffons de nettoyageqté 8
- Seauxqté 2
- Balayette et pelle
- Serpillièresqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Envoyez les invitations assez tôt pour laisser le temps aux participants de répondre. Traitez les inscriptions au fil de l’eau et relevez les besoins alimentaires avant de finaliser la restauration.
- Confirmez le programme avant d’imprimer les feuilles de travail et les badges. Prévoyez une vérification finale au moins 24 heures avant la formation pour éviter de distribuer des informations dépassées.
- Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI et les multiprises avant l’ouverture. Un test de 15 minutes permet souvent de repérer un adaptateur manquant ou une rallonge trop courte.
- Préparez la table d’inscription avec la liste des participants, les porte-badges et les badges nominatifs. Placez-la près de l’entrée et gardez les feuilles de feedback au même endroit pour ne pas les oublier en fin de séance.
- Arrivez suffisamment tôt pour récupérer la clé, aérer la salle et installer les tables, les chaises et les ateliers. Mettez les boissons au frais, lancez le café et le thé, puis briefez l’équipe d’accueil avant l’arrivée du premier participant.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour une formation au réseautage ?
- Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant la formation afin de confirmer les quantités de restauration et les besoins alimentaires.
- Combien de temps prévoir pour installer une formation au réseautage ?
- Prévoyez au moins 90 minutes sur place avant l’accueil. Ce délai couvre l’aération, l’installation des tables et des chaises, le branchement du projecteur, la préparation de l’inscription et la mise en place du buffet.
- Que faut-il vérifier la veille d’une formation au réseautage ?
- Vérifiez les inscriptions, le programme, les besoins alimentaires et les documents imprimés. Testez aussi le vidéoprojecteur avec l’ordinateur et confirmez que les badges, feuilles de travail, blocs-notes et stylos sont prêts.
- Combien de boissons prévoir pour l’accueil ?
- Comptez environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, en prévoyant de l’eau ainsi que du café et du thé. Ajustez les quantités selon la durée de la formation et les réponses recueillies à l’inscription.
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