Cómo organizar una formación en gestión de conflictos
Una formación en gestión de conflictos necesita más que una sala y una presentación. Primero define los objetivos y el programa; después cierra las inscripciones, prepara los casos prácticos y comprueba que el espacio permite trabajar en grupo. La última fase combina materiales, equipos, café y recepción. Este plan reúne 48 tareas y 46 elementos para que no llegues tarde con las hojas de trabajo, los nombres o la conexión del proyector.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Definir objetivos y programa
2 personas
- 2
Confirmar reserva del salón
- 3
Enviar invitaciones
- 4
Gestionar inscripciones
- 5
Recoger preferencias dietéticas
- 6
Comprobar la lista de participantes
- 7
Preparar el material de formación
2 personas
- 8
Desarrollar casos prácticos
2 personas
- 9
Imprimir hojas de trabajo
- 10
Hacer tarjetas con nombres
- 11
Probar la presentación
- 12
Hacer la compra
2 personas
- 13
Preparar aperitivos
2 personas
- 14
Enfriar las bebidas
- 15
Llevar materiales al lugar
2 personas
- 16
Abrir la sala
- 17
Colocar mesas y sillas
3 personas
- 18
Preparar el material de formación
2 personas
- 19
Conectar la presentación y el equipo técnico
2 personas
- 20
Montar el punto de café
2 personas
- 21
Preparar aperitivos y bebidas
2 personas
- 22
Montar la mesa de recepción
Evento
- 23
Recepción de participantes
2 personas
- 24
Registrar la asistencia
- 25
Servir café y té
2 personas
- 26
Coordinar la presentación
2 personas
- 27
Dar teoría sobre conflictos
2 personas
- 28
Reponer las bebidas del descanso
- 29
Coordinar juegos de rol
3 personas
- 30
Guiar la actividad de reflexión
2 personas
- 31
Montar el bufé de cena
3 personas
- 32
Servir el bufé de cena
3 personas
- 33
Retirar la vajilla y las mesas
2 personas
- 34
Guiar ejercicios avanzados
3 personas
- 35
Reponer bebidas y snacks
- 36
Hacer que elaboren un plan de acción personal
2 personas
- 37
Guiar las preguntas y el cierre
2 personas
- 38
Repartir formularios de evaluación
- 39
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
- 40
Recoger la basura
2 personas
- 41
Limpiar la vajilla y la cocina
2 personas
- 42
Limpiar la sala
3 personas
- 43
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
- 44
Desconectar la tecnología
2 personas
- 45
Contar y empaquetar materiales
2 personas
- 46
Devolver los objetos prestados
- 47
Procesar formularios de evaluación
- 48
Agradecer a los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 45
- Mesas de buffetcant. 2
- Percheroscant. 2
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Clic de presentación
- Altavocescant. 2
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 50
- Vasos para aguacant. 50
- Copas de vinocant. 50
- Platoscant. 50
- Cubiertoscant. 50
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Bandejas de servircant. 8
- Cucharonescant. 6
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillo de chefcant. 2
- Pinzas de servircant. 6
Decoración
- Portatarjetas de nombrecant. 45
- Mantelescant. 8
- Atril de papelógrafo
- Bloc de rotafoliocant. 3
- Rotuladores fosforescentescant. 12
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Cubos de limpiezacant. 2
- Fregonascant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
Catering
- Compras
Entrenamiento
- Tableros de trabajocant. 50
- Formularios de evaluacióncant. 50
- Tarjetas de nombrecant. 50
- Bolígrafoscant. 50
- Bloc de notascant. 50
- Tarjetas de casoscant. 30
- Tarjetas de votacióncant. 100
- Cinta de papelcant. 4
- Post-itscant. 12
- Papel A4cant. 500
Consejos
- Cierra el programa antes de enviar las invitaciones. Deja un plazo concreto para las inscripciones y recoge las preferencias dietéticas antes de hacer la compra, no el día anterior.
- Prepara los casos prácticos y las hojas de trabajo con varios días de margen. Imprime también las tarjetas con nombres y ordénalas según la lista de participantes para acelerar la recepción.
- Prueba la presentación en la sala al menos 60 minutos antes de la llegada del grupo. Comprueba portátil, proyector, pantalla, altavoces, micrófono, cables y regletas; un adaptador olvidado puede detener toda la sesión.
- Calcula la distribución antes de abrir la sala: mesas y sillas deben permitir debatir y trabajar en grupos. Reserva un espacio separado para recepción, percheros, café y materiales de formación.
- Prepara las bebidas y los aperitivos antes de recibir a los participantes. Monta el punto de café con tazas, vasos, termos y utensilios, y enfría las bebidas con tiempo para no abandonar la sesión después.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que preparar una formación en gestión de conflictos?
- Empieza al menos 2 semanas antes para definir el programa, confirmar la sala y enviar las invitaciones. Dedica los últimos 2 o 3 días a imprimir materiales, revisar la lista y preparar la compra.
- ¿Cuándo debo probar el proyector y la presentación?
- Haz una prueba completa en la sala al menos 60 minutos antes de que lleguen los participantes. Conecta también el portátil, el clic, los altavoces, el micrófono y las regletas, y guarda una copia de la presentación.
- ¿Cuándo se deben recoger las preferencias dietéticas?
- Solicítalas al inscribirse y cierra la lista como mínimo 3 días antes del evento. Así puedes ajustar aperitivos y bebidas antes de hacer la compra y preparar la mesa.
- ¿Qué hay que preparar para recibir a los participantes?
- Ten lista la mesa de recepción 30 minutos antes del inicio, con la lista de asistencia y las tarjetas con nombres. Coloca también los materiales de formación y deja visible el punto de café para evitar interrupciones al comenzar.
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