LizztLIZZT
frLanguage — Français

Organiser une formation d’entraîneurs sans rien oublier

Une formation d’entraîneurs demande plus qu’une salle et un programme. Il faut suivre les inscriptions, confirmer les intervenants, anticiper les besoins alimentaires et préparer le matériel de présentation comme celui des exercices. Cette checklist de 53 tâches et 46 fournitures t’aide à avancer dans le bon ordre, des premières confirmations jusqu’à l’accueil des participants. Elle couvre aussi les oublis fréquents : badges, certificats, câbles, appareils chargés et tests techniques.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et le programme

    2 personnes

  • Confirmer le lieu d'entraînement

  • Envoyer les invitations

  • Traiter les inscriptions

  • Tenir à jour la liste des participants

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Confirmer les entraîneurs et les accompagnants

  • Envoyer le programme aux participants

  • Commander le catering

  • Préparer le matériel pour les exercices

    2 personnes

  • Vérifier les présentations

    2 personnes

  • Préparer les certificats

  • Préparer les badges nominatifs

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Vérifier la salle et la clé

    2 personnes

  • Recharger les appareils

  • Installer la table d’accueil

    2 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    3 personnes

  • Aménager l’espace de présentation

    2 personnes

  • Tester le projecteur et l'écran

    2 personnes

  • Tester le micro et l'enceinte

    2 personnes

  • Préparer les dossiers de travail

    2 personnes

  • Préparer le café et le thé

    2 personnes

  • Préparer le déjeuner et le dîner

    2 personnes

Événement

  • Tenir le comptoir d’accueil

    2 personnes

  • Enregistrer les participants

    2 personnes

  • Distribuer les badges nominatifs

  • Servir le café de bienvenue

    2 personnes

  • Faire l’ouverture et donner les consignes de sécurité

  • Animer le bloc de formation théorique

    2 personnes

  • Servir les en-cas de pause

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

  • Encadrer les exercices pratiques

    3 personnes

  • Servir le buffet du déjeuner

    3 personnes

  • Débarrasser le buffet et les tables

    2 personnes

  • Animer le bloc de formation en didactique

    2 personnes

  • Présenter les méthodes de travail

    2 personnes

  • Servir le dîner

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons et le café

  • Aborder les questions et les cas pratiques

    2 personnes

  • Remettre les certificats

    2 personnes

  • Donner les consignes de clôture et de départ

Suivi

  • Rassembler la vaisselle et le matériel de cuisine

    2 personnes

  • Trier et évacuer les déchets

    2 personnes

  • Nettoyer l’espace

    3 personnes

  • Remettre les tables et les chaises en place

    3 personnes

  • Éteindre et emballer le matériel

    2 personnes

  • Fermer le lieu

    2 personnes

  • Faire la vaisselle

    2 personnes

  • Archiver les matériaux et les documents

  • Stocker la restauration restante

  • Rendre le matériel loué

    2 personnes

  • Envoyer la documentation aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tables de formationqté 8
  • Chaisesqté 36
  • Tables de buffetqté 3
  • Porte-manteauxqté 2

Équipement

  • Ordinateur portableqté 2
  • Projecteur
  • Écran de projection
  • Micro sans filqté 2
  • Haut-parleur
  • Rallongesqté 4
  • Multiprisesqté 4
  • Câbles HDMIqté 3
  • Cliqueur de présentationqté 2

Vaisselle

  • Tasses à caféqté 40
  • Verresqté 40
  • Assiettesqté 40
  • Couvertsqté 40
  • Plateaux de serviceqté 8
  • Pinces de serviceqté 4

Cuisine

  • Machine à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Thermosqté 4
  • Glacièresqté 3
  • Planches à découperqté 3
  • Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
  • Petits bolsqté 8
  • Louchesqté 4

Décoration

  • Supports de badges nominatifsqté 36
  • Chemins de tableqté 8
  • Panneaux d'informationqté 4

Formation

  • Chevalets de conférenceqté 3
  • Blocs pour chevaletqté 6
  • Tableau blancqté 2
  • Marqueurs pour tableau blancqté 20
  • Dossiers de travailqté 36
  • Blocs-notesqté 36
  • Stylos à billeqté 40
  • Marqueursqté 24
  • Post-itqté 12
  • Jeux de cartes d'entraînementqté 6
  • Classeurs de certificatsqté 36

Nettoyage

  • Poubellesqté 4
  • Balayette et pelleqté 2
  • Serpillièresqté 2
  • Seauxqté 2

Catering

  • Courses

Conseils

  • Fixe la date, le programme et le lieu avant d’envoyer les invitations. Garde ensuite une seule liste de participants à jour pour suivre les inscriptions, les accompagnants et les besoins alimentaires.
  • Envoie le programme définitif quelques jours avant la formation, avec les horaires, les consignes pratiques et les informations sur les repas. Cela évite les changements de dernière minute à l’accueil.
  • Teste le projecteur, l’écran, le micro, l’enceinte et le cliqueur au moins 1 heure avant l’arrivée du groupe. Vérifie aussi les câbles HDMI, les rallonges, les multiprises et la batterie de l’ordinateur portable.
  • Prépare les badges nominatifs, les certificats et les dossiers de travail avant l’installation de la salle. Prévois un exemplaire de secours pour chaque document afin de ne pas interrompre l’accueil.
  • Organise le café, le thé, le déjeuner et le dîner en fonction du nombre confirmé de participants. Installe les tasses, verres, assiettes, couverts et pinces de service avant l’ouverture du comptoir d’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une formation d’entraîneurs ?
Prévois au minimum 3 à 4 semaines pour fixer la date, confirmer le lieu et les entraîneurs, envoyer les invitations et traiter les inscriptions. Garde les 2 derniers jours pour les achats, les documents et les vérifications de la salle.
Quand envoyer les invitations à une formation d’entraîneurs ?
Envoie-les environ 3 semaines avant la formation, avec la date, le lieu et le programme prévu. Demande une réponse au plus tard 7 jours avant afin de commander le catering et de préparer les badges.
Quand tester le matériel audiovisuel ?
Fais un premier test la veille si possible, puis un second contrôle au moins 1 heure avant le début. Vérifie séparément le projecteur, l’écran, le micro, l’enceinte, l’ordinateur, les câbles et les prises électriques.
Combien de dossiers et de badges faut-il préparer ?
Prépare un dossier de travail et un badge pour chaque participant confirmé, entraîneur et accompagnant. Ajoute 2 à 3 exemplaires supplémentaires de chaque document pour couvrir les inscriptions tardives ou les erreurs.

Des plans du même genre

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Organisez gratuitement et invitez vos contacts !