Organiser une formation au réseautage, étape par étape

Une formation au réseautage demande plus qu’une salle et un programme. Il faut coordonner les inscriptions, les besoins alimentaires, les ateliers et le matériel de formation, puis préparer l’accueil dans le bon ordre. Commence par réserver le lieu et confirmer la restauration avant d’envoyer les informations pratiques aux participants. Le jour J, prévois assez de temps pour installer les tables, tester la projection, préparer les badges et briefer l’équipe d’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2
Traiter les inscriptions
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Réserver le lieu
5
Finaliser les accords de restauration
6
Confirmer le programme
7
Envoyer les informations aux participants
8
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
9
Imprimer les feuilles de travail
10
Préparer les ateliers réseau
2 personnes
11
Faire les courses
2 personnes
12
Vérifier le catering
13
Récupérer la clé du lieu
14
Aérer la salle
15
Installer les tables
3 personnes
16
Installer les chaises
2 personnes
17
Préparer le matériel d'entraînement
2 personnes
18
Brancher le projecteur
19
Installer la table d'inscription
2 personnes
20
Mettre les boissons au frais
2 personnes
21
Préparer le café et le thé
2 personnes
22
Monter le buffet
3 personnes
23
Briefer l’équipe d’accueil
2 personnes

Événement

24
Enregistrer les participants
2 personnes
25
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
26
Donner l’introduction à la formation
27
Encadrer le tour de réseautage
2 personnes
28
Assurer la pause café
2 personnes
29
Réapprovisionner les boissons
30
Animer les exercices
2 personnes
31
Animer la séance de questions-réponses
32
Servir le buffet du dîner
3 personnes
33
Réapprovisionner le buffet et les tables
2 personnes
34
Animer le réseautage libre
2 personnes
35
Assurer la clôture
36
Distribuer les formulaires de feedback

Suivi

37
Rassembler la vaisselle
2 personnes
38
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
39
Faire la vaisselle
2 personnes
40
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
41
Nettoyer l’espace
2 personnes
42
Éteindre l’équipement
43
Emballer le matériel
2 personnes
44
Fermer le lieu
45
Rendre les articles empruntés
46
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 50
Tables de buffetqté 2
Porte-manteauxqté 2

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câble HDMI
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Formation

Paperboard
Feuilles de paperboardqté 2
Tableau blanc
Marqueurs pour tableau blancqté 8
Blocs-notesqté 50
Stylos à billeqté 50
Feuilles de travailqté 50
Badges réseauqté 100

Inscription

Badges nominatifsqté 50
Porte-badgesqté 50
Liste d’inscriptionqté 2
Formulaires de feedbackqté 50

Vaisselle

Tasses à caféqté 50
Verres à eauqté 50
Assiettesqté 50
Couvertsqté 50
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 6

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Couteaux de cuisineqté 2
Plats de service avec couvercleqté 4

Décoration

Chemins de tableqté 6
Petits vasesqté 6

Nettoyage

Liquide vaisselle
Épongesqté 6
Chiffons de nettoyageqté 8
Seauxqté 2
Balayette et pelle
Serpillièresqté 2

Catering

Courses

Conseils

Traite les inscriptions avant de finaliser les badges nominatifs : vérifie les noms, les besoins alimentaires et le nombre de participants au moins 48 heures avant la formation.
Teste le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI et les rallonges avant l’arrivée du groupe. Garde les multiprises accessibles pour éviter une installation improvisée.
Prépare un espace distinct pour l’inscription et un autre pour le buffet. Installe la liste d’inscription, les porte-badges et les formulaires de feedback à l’accueil, puis les boissons à proximité sans bloquer les déplacements.
Pour les ateliers réseau, compte une feuille de travail, un bloc-notes et un stylo par participant, avec quelques exemplaires supplémentaires. Les marqueurs, le paperboard et les feuilles de paperboard doivent être prêts avant le briefing.
Récupère la clé du lieu suffisamment tôt le jour même pour pouvoir aérer la salle, installer les chaises et les tables, puis préparer le café, le thé et les boissons de bienvenue avant le premier accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour installer une formation au réseautage ?: Prévois au moins 90 minutes avant l’arrivée des participants. Ce délai couvre l’aération, l’installation des tables et des chaises, le branchement du projecteur, la préparation de l’accueil et la mise en place du buffet.
Quand envoyer les informations pratiques aux participants ?: Envoie-les 3 à 5 jours avant la formation, après confirmation du programme et du lieu. Indique l’horaire d’accueil, l’accès, le déroulé des ateliers et les éventuelles consignes alimentaires.
Combien de badges et de feuilles de travail faut-il préparer ?: Prépare un badge nominatif et une feuille de travail par personne inscrite, plus 5 à 10 % d’exemplaires supplémentaires. Cette marge couvre les inscriptions tardives, les erreurs de nom et les participants ajoutés au dernier moment.
Que faut-il vérifier avec le traiteur avant la formation ?: Confirme la commande au moins 48 heures à l’avance, notamment les quantités, les régimes alimentaires, l’heure de livraison et le matériel de service. Le jour J, vérifie le buffet dès son arrivée avant de servir les boissons de bienvenue.

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