Checklist pour organiser une formation à la gestion des conflits
Une formation à la gestion des conflits demande plus qu’un bon programme. Il faut coordonner les inscriptions, les besoins alimentaires, les cas pratiques et tout le matériel nécessaire aux exercices. La préparation de la salle, des badges et de l’accueil influence directement le déroulement de la journée. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, sans oublier les vérifications de dernière minute.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Définir les objectifs et le programme
2 personnes
Confirmer la réservation de la salle
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier la liste des participants
Constituer le matériel de formation
2 personnes
Préparer les cas pratiques
2 personnes
Imprimer les feuilles de travail
Créer des badges nominatifs
Tester la présentation
Faire les courses
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Mettre les boissons au frais
Acheminer le matériel sur le site
2 personnes
Ouvrir la salle
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Préparer le matériel d'entraînement
2 personnes
Brancher la présentation et le matériel technique
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer les snacks et les boissons
2 personnes
Aménager la table d'accueil
Événement
Accueillir les participants
2 personnes
Enregistrer la présence
Servir le café et le thé
2 personnes
Animer les présentations
2 personnes
Animer une théorie sur les conflits
2 personnes
Réapprovisionner les boissons de la pause
Animer les jeux de rôle
3 personnes
Animer l’activité de réflexion
2 personnes
Installer le buffet du dîner
3 personnes
Servir le buffet du dîner
3 personnes
Débarrasser la vaisselle et les tables
2 personnes
Accompagner les exercices approfondis
3 personnes
Réapprovisionner les boissons et les snacks
Faire établir un plan d'action personnel
2 personnes
Animer les questions et la clôture
2 personnes
Distribuer les formulaires d’évaluation
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer la vaisselle et la cuisine
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Débrancher le matériel technique
2 personnes
Compter et emballer le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
Traiter les formulaires d'évaluation
Remercier les participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 45
- Tables de buffetqté 2
- Porte-manteauxqté 2
Équipement
- Ordinateur portable
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Cliqueur de présentation
- Haut-parleursqté 2
- Microphone
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
Vaisselle
- Tasses à caféqté 50
- Verres à eauqté 50
- Verres à vinqté 50
- Assiettesqté 50
- Couvertsqté 50
Cuisine
- Machine à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 3
- Plateaux de serviceqté 8
- Louchesqté 6
- Planches à découperqté 3
- Couteau de chefqté 2
- Pinces de serviceqté 6
Décoration
- Porte-nomsqté 45
- Nappesqté 8
- Chevalet de conférence
- Blocs pour chevaletqté 3
- Marqueursqté 12
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Seaux de nettoyageqté 2
- Serpillièresqté 2
- Balayette et pelleqté 2
Catering
- Courses
Formation
- Feuilles de travailqté 50
- Formulaires d’évaluationqté 50
- Badges nominatifsqté 50
- Stylos à billeqté 50
- Blocs-notesqté 50
- Cartes de casqté 30
- Cartes de voteqté 100
- Ruban de papierqté 4
- Post-itqté 12
- Papier A4qté 500
Conseils
- Fixez le programme et les objectifs avant d’envoyer les invitations. Prévoyez un déroulé précis avec les temps consacrés aux cas pratiques, aux exercices et aux pauses.
- Demandez les informations alimentaires au moment de l’inscription, puis vérifiez la liste des participants au plus tard 3 jours avant la formation. Cela permet d’adapter les en-cas et les boissons sans faire les courses dans l’urgence.
- Testez la présentation, l’ordinateur, le vidéoprojecteur, les haut-parleurs et le microphone au moins 1 heure avant l’arrivée du groupe. Gardez aussi les rallonges et multiprises accessibles, plutôt que rangées dans un carton fermé.
- Préparez les feuilles de travail, les badges nominatifs et les cas pratiques la veille. Comptez un exemplaire par participant, plus 2 à 3 copies supplémentaires pour les inscriptions tardives ou les documents abîmés.
- Ouvrez la salle au moins 45 minutes avant le début. Installez les tables et les chaises, préparez le point café, mettez les boissons au frais et gardez la table d’accueil dégagée pour enregistrer les présences rapidement.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une formation à la gestion des conflits ?
- Commencez la préparation au moins 3 semaines avant la date prévue. Gardez les 2 derniers jours pour confirmer les inscriptions, finaliser les supports et vérifier la réservation de la salle.
- Quand faut-il envoyer les invitations à une formation à la gestion des conflits ?
- Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines à l’avance, avec le programme, les horaires et les informations pratiques. Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant la formation.
- Combien de documents imprimer pour une formation ?
- Imprimez un jeu complet de feuilles de travail par participant et ajoutez 2 ou 3 exemplaires de réserve. Préparez aussi les badges avant l’ouverture de la salle pour éviter de les écrire pendant l’accueil.
- Quand préparer le café, les boissons et les en-cas ?
- Achetez les produits 1 à 2 jours avant, puis mettez les boissons au frais le matin même. Installez le point café et les en-cas 30 à 45 minutes avant l’arrivée des participants.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !