Organiser une fête pour ses 18 ans, étape par étape

Pour une fête de 18 ans, commence par fixer le nombre d’invités et le format de la soirée avant d’acheter quoi que ce soit. Envoie les invitations assez tôt pour recueillir les réponses et les éventuelles allergies. Ensuite, organise les boissons, le buffet, la musique et l’aménagement de l’espace dans cet ordre. Les dernières heures servent surtout à installer les tables, refroidir les boissons, préparer l’accueil et tester le son, pas à courir chercher du matériel oublié.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Établir la liste des invités
2
Envoyer les invitations
3
Gérer les inscriptions
4
Recueillir les préférences alimentaires
5
Préparer la playlist
6
Vérifier les prévisions météo
7
Vérifier la liste de courses
8
Faire les courses
2 personnes
9
Récupérer le gâteau
10
Refroidir les boissons
2 personnes
11
Préparer les amuse-bouches
3 personnes
12
Préparer les salades
2 personnes
13
Installer les tables
3 personnes
14
Installer les chaises
2 personnes
15
Installer le buffet
2 personnes
16
Installer la décoration
2 personnes
17
Installer l’éclairage
2 personnes
18
Installer la sono
2 personnes
19
Tester la playlist
20
Préparer les toilettes
21
Installer les points de collecte des déchets
22
Mettre en place la table d’accueil
23
Installer la table des cadeaux
24
Préparer les bougies et l’allume-bougie

Événement

25
Accueillir les invités
2 personnes
26
Gérer les manteaux et les cadeaux
27
Distribuer les boissons de bienvenue
2 personnes
28
Servir les amuse-bouches
2 personnes
29
Ouvrir le buffet
30
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
31
Rafraîchir les boissons
2 personnes
32
Réapprovisionner la vaisselle et les couverts
33
Couper le gâteau
2 personnes
34
Servir le gâteau
2 personnes
35
Vérifier la musique et le volume
36
Faire la photo de groupe
37
Rassembler les cadeaux
38
Annoncer le dernier tour
39
Saluer les invités au départ
2 personnes

Suivi

40
Ramasser les déchets
3 personnes
41
Ranger la nourriture et les boissons
2 personnes
42
Laver la vaisselle
2 personnes
43
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
44
Retirer la décoration
2 personnes
45
Ranger la sono
2 personnes
46
Vider les glacières
47
Nettoyer la cuisine
2 personnes
48
Nettoyer les toilettes
49
Nettoyer la salle de fête
3 personnes
50
Conserver les restes
51
Retourner le matériel

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 32
Table de buffetqté 2
Table des cadeaux
Portant à manteaux

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 40
Bols réutilisablesqté 32
Verresqté 40
Verres à vinqté 24
Tasses à caféqté 24
Couvertsqté 40
Plats de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 4
Couteau à gâteau

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 2
Doseursqté 2
Saladiersqté 4
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 8

Matériel

Glacièresqté 3
Bacs à glaçonsqté 3
Enceinte Bluetoothqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lanternes LEDqté 4

Décoration

Ballonsqté 100
Arches de ballonsqté 2
Guirlandesqté 6
Nappesqté 6
Porte-serviettesqté 6
Mur photo
Accessoires photoqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 8
Balai et pelle
Serpillière

Traiteur

Courses

Conseils

Envoie les invitations 4 à 6 semaines avant la fête et fixe une date limite de réponse environ 10 jours avant. Tu pourras ainsi ajuster les quantités de nourriture, de boissons, de vaisselle et de sièges.
Prépare les achats après avoir compté les réponses et les régimes alimentaires. Pour la première heure, prévois environ 2 à 3 boissons par personne, puis complète selon la durée prévue et garde une partie au frais dans des glacières.
Installe les tables, les chaises et le buffet la veille si possible. Le jour même, réserve les deux dernières heures aux salades, aux amuse-bouches, à la décoration et à la mise en place des assiettes, verres et couverts.
Teste la playlist et l’enceinte au moins 24 heures avant, puis vérifie le jour même les rallonges et multiprises. Une enceinte chargée, les câbles fixés et une lumière suffisante évitent les problèmes au moment de l’arrivée des invités.
Prépare une vraie zone d’accueil avant l’ouverture : table pour les cadeaux, endroit pour les manteaux, poubelles visibles et toilettes approvisionnées. Récupère le gâteau au dernier moment prévu, puis garde les bougies et le briquet ensemble pour ne pas les chercher au moment de souffler.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une fête de 18 ans ?: Envoie-les 4 à 6 semaines avant la date. Demande une réponse au plus tard 10 jours avant afin de confirmer le buffet, les boissons et le nombre de chaises.
Combien de boissons prévoir pour 18 ans ?: Compte 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 à 2 par heure supplémentaire selon la durée et le profil des invités. Prévois aussi des boissons sans alcool et garde au moins la moitié au frais avant l’arrivée.
Que préparer la veille d’une fête de 18 ans ?: Installe les tables, les chaises, la décoration, l’éclairage et le matériel audio la veille. Prépare également les éléments qui se conservent, mais garde les boissons à refroidir, les amuse-bouches fragiles et le gâteau pour le jour même.
Combien de temps faut-il pour installer une fête de 18 ans ?: Prévois environ 2 à 3 heures le jour de la fête pour installer le buffet, les boissons, la musique, les lumières et l’accueil. Avec deux personnes, cette durée suffit généralement si les tables et la décoration principale sont déjà prêtes la veille.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.