Organiser une compétition de karaté, étape par étape

Une compétition de karaté se prépare dans un ordre précis : cadre sportif, lieu, autorisations, inscriptions, puis organisation du jour J. Commencez par fixer le règlement et les catégories avant d’ouvrir les inscriptions. Vous pourrez ensuite confirmer les arbitres, répartir les bénévoles et construire un programme réaliste. Les détails souvent oubliés sont la clôture des inscriptions, le tirage au sort, la signalétique et les équipements de secours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le règlement du concours
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Demander une autorisation de compétition
4
Vérifier les informations d'assurance
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Publier le formulaire d'inscription
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Confirmer les arbitres
10
Répartir les bénévoles
2 personnes
11
Définir les catégories de compétition
2 personnes
12
Clôturer la liste des participants
13
Établir le programme de la compétition
2 personnes
14
Créer les poules et le tirage au sort
2 personnes
15
Informer les participants
16
Réserver les tables du jury
17
Réserver les tatamis
18
Commander les prix et médailles
19
Commander le catering
20
Envoyer le briefing des bénévoles
21
Imprimer les cartes du concours
22
Créer les badges des participants
2 personnes
23
Imprimer les certificats
24
Préparer les panneaux d’itinéraire
25
Vérifier les prix
2 personnes
26
Faire les courses
2 personnes
27
Stocker le catering au frais
2 personnes
28
Rassembler le matériel de compétition
3 personnes
29
Récupérer les clés du lieu
30
Inspecter le sol sportif
2 personnes
31
Installer les tatamis
6 personnes
32
Marquer les terrains de compétition
3 personnes
33
Installer les tables du jury
3 personnes
34
Installer les sièges du public
4 personnes
35
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
36
Monter le buffet traiteur
3 personnes
37
Tester le son et le micro
2 personnes
38
Tester les tableaux de score
3 personnes
39
Préparer les kits du jury
2 personnes

Événement

40
Enregistrer les participants
4 personnes
41
Vérifier les bandages et les vêtements
3 personnes
42
Accueillir les arbitres
43
Briefing du jury
2 personnes
44
Diriger les participants vers l’échauffement
2 personnes
45
Annoncer l'ouverture
46
Encadrer le premier tour de compétition
8 personnes
47
Traiter les cartes de score
4 personnes
48
Répondre aux questions du public
2 personnes
49
Servir les boissons
3 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Réapprovisionner les snacks
2 personnes
52
Vider les poubelles
2 personnes
53
Encadrer le deuxième tour de compétition
8 personnes
54
Annoncer la pause
55
Encadrer le troisième tour de compétition
8 personnes
56
Appeler les finalistes
57
Encadrer les finales
8 personnes
58
Préparer la remise des prix
3 personnes
59
Organiser la remise des prix
4 personnes
60
Annoncer la clôture
61
Accompagner le public vers la sortie
2 personnes

Suivi

62
Archiver les cartes de compétition
2 personnes
63
Ranger les tatamis
6 personnes
64
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
65
Éteindre le matériel audio
2 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Ranger le service traiteur
3 personnes
68
Nettoyer la salle de sport
4 personnes
69
Vérifier les sanitaires
2 personnes
70
Rassembler les déchets
3 personnes
71
Rapporter le matériel
3 personnes
72
Restituer les clés du lieu
73
Ranger le stock restant
2 personnes
74
Publier les résultats
75
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Tapis de tatamiqté 120
Bordure du tapisqté 12
Bandeaux de compétition rougesqté 20
Bandeaux de compétition bleusqté 20
Drapeaux rougesqté 12
Drapeaux blancsqté 12
Sifflets d’arbitreqté 8
Tableaux de scores tactiquesqté 6
Minuterie numériqueqté 6
Piles de rechangeqté 24
Équipement de tête de protectionqté 12
Protège-poitrineqté 12
Protège-tibiasqté 20
Gantsqté 20
Cônes d'entraînementqté 20
Mètre rubanqté 2
Ruban de balisageqté 4
Trousse de premiers secoursqté 2
Compresses froidesqté 12

Mobilier

Tables du juryqté 6
Tables d’inscriptionqté 2
Tables de buffetqté 4
Chaisesqté 180
Bancs de vestiaireqté 8
Poubellesqté 10

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Système de sonorisation
Micro sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Piles rechargeablesqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 220
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Pinces de serviceqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Bouilloiresqté 3

Décoration

Bannière du concours
Panneaux directionnelsqté 12
Nappesqté 8
Table des prix

Nettoyage

Serpillièresqté 6
Seauxqté 4
Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Spray désinfectantqté 6

Catering

Courses

Administration

Cartes de matchqté 300
Badges des participantsqté 180
Porte-badgesqté 180
Stylosqté 40
Marqueursqté 12
Presse-papiersqté 12
Papier d’impressionqté 5
Classeursqté 6
Ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 6
Agrafeusesqté 3
Agrafesqté 6
Étiquettes nominativesqté 300
Destructeur de documents

Prix

Médailles d’orqté 30
Médailles d'argentqté 30
Médailles de bronzeqté 60
Trophées des vainqueursqté 12
Certificatsqté 180
Sachets de prixqté 120

Conseils

Commencez par le règlement, les catégories et le format des combats avant de réserver définitivement les tatamis. Ces décisions déterminent le nombre de surfaces nécessaires et la durée du programme.
Ouvrez les inscriptions seulement après avoir vérifié l’autorisation de compétition et les informations d’assurance. Prévoyez une date de clôture suffisamment tôt pour traiter les dossiers et recueillir les besoins alimentaires.
Confirmez les arbitres et les bénévoles avant de publier le programme. Pour chaque tatami, attribuez clairement les rôles de table, d’arbitrage, d’appel des participants et de remplacement.
Ne faites pas le tirage au sort au dernier moment : clôturez la liste, créez les poules, puis envoyez les horaires et les consignes aux participants. Imprimez aussi les cartes, badges et certificats avant l’installation.
Contrôlez le matériel la veille, notamment les minuteries, les sifflets, les tableaux de scores et les piles de rechange. Gardez une trousse de premiers secours, des compresses froides et du ruban de balisage accessibles dès l’ouverture.

Questions fréquentes

Quand faut-il clôturer les inscriptions pour une compétition de karaté ?: Clôturez les inscriptions au moins 7 jours avant la compétition. Ce délai permet de vérifier les dossiers, répartir les participants par catégories, créer les poules et préparer un programme cohérent.
Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une compétition de karaté ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Les autorisations, l’assurance, la réservation du lieu, la confirmation des arbitres et la commande des médailles sont les éléments qui prennent le plus souvent du temps.
Quand envoyer le programme aux participants ?: Envoyez le programme et les consignes 3 à 5 jours avant l’événement, après le tirage au sort. Indiquez les horaires d’arrivée, les catégories, les espaces d’accueil et les documents à présenter.
Que faut-il vérifier la veille d’une compétition de karaté ?: Vérifiez les tatamis, les tables du jury, la sonorisation, les minuteries, les rallonges et les équipements de protection. Préparez aussi la signalétique, les badges, les certificats et le matériel de premiers secours avant l’arrivée des participants.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.