Checklist pour organiser une compétition de karaté

Une compétition de karaté demande de coordonner le règlement, les inscriptions, les arbitres et l’aménagement de la salle. Commence par réserver le lieu et obtenir l’autorisation nécessaire, puis fixe les catégories et le nombre de participants. Les dernières semaines servent à établir les poules, confirmer les bénévoles et préparer le matériel de compétition. Cette checklist de 75 tâches et 79 fournitures t’aide à avancer dans le bon ordre, sans oublier les détails qui bloquent souvent la journée.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le règlement du concours
2 personnes
Réserver le lieu
Demander une autorisation de compétition
Vérifier les informations d'assurance
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les arbitres
Répartir les bénévoles
2 personnes
Définir les catégories de compétition
2 personnes
Clôturer la liste des participants
Établir le programme de la compétition
2 personnes
Créer les poules et le tirage au sort
2 personnes
Informer les participants
Réserver les tables du jury
Réserver les tatamis
Commander les prix et médailles
Commander le catering
Envoyer le briefing des bénévoles
Imprimer les cartes du concours
Créer les badges des participants
2 personnes
Imprimer les certificats
Préparer les panneaux d’itinéraire
Vérifier les prix
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Stocker le catering au frais
2 personnes
Rassembler le matériel de compétition
3 personnes
Récupérer les clés du lieu
Inspecter le sol sportif
2 personnes
Installer les tatamis
6 personnes
Marquer les terrains de compétition
3 personnes
Installer les tables du jury
3 personnes
Installer les sièges du public
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Tester le son et le micro
2 personnes
Tester les tableaux de score
3 personnes
Préparer les kits du jury
2 personnes

Événement

Enregistrer les participants
4 personnes
Vérifier les bandages et les vêtements
3 personnes
Accueillir les arbitres
Briefing du jury
2 personnes
Diriger les participants vers l’échauffement
2 personnes
Annoncer l'ouverture
Encadrer le premier tour de compétition
8 personnes
Traiter les cartes de score
4 personnes
Répondre aux questions du public
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les snacks
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Encadrer le deuxième tour de compétition
8 personnes
Annoncer la pause
Encadrer le troisième tour de compétition
8 personnes
Appeler les finalistes
Encadrer les finales
8 personnes
Préparer la remise des prix
3 personnes
Organiser la remise des prix
4 personnes
Annoncer la clôture
Accompagner le public vers la sortie
2 personnes

Suivi

Archiver les cartes de compétition
2 personnes
Ranger les tatamis
6 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Éteindre le matériel audio
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Nettoyer la salle de sport
4 personnes
Vérifier les sanitaires
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Restituer les clés du lieu
Ranger le stock restant
2 personnes
Publier les résultats
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Tapis de tatamiqté 120
Bordure du tapisqté 12
Bandeaux de compétition rougesqté 20
Bandeaux de compétition bleusqté 20
Drapeaux rougesqté 12
Drapeaux blancsqté 12
Sifflets d’arbitreqté 8
Tableaux de scores tactiquesqté 6
Minuterie numériqueqté 6
Piles de rechangeqté 24
Équipement de tête de protectionqté 12
Protège-poitrineqté 12
Protège-tibiasqté 20
Gantsqté 20
Cônes d'entraînementqté 20
Mètre rubanqté 2
Ruban de balisageqté 4
Trousse de premiers secoursqté 2
Compresses froidesqté 12

Mobilier

Tables du juryqté 6
Tables d’inscriptionqté 2
Tables de buffetqté 4
Chaisesqté 180
Bancs de vestiaireqté 8
Poubellesqté 10

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Système de sonorisation
Micro sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Piles rechargeablesqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 220
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Pinces de serviceqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Bouilloiresqté 3

Décoration

Bannière du concours
Panneaux directionnelsqté 12
Nappesqté 8
Table des prix

Nettoyage

Serpillièresqté 6
Seauxqté 4
Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Spray désinfectantqté 6

Catering

Courses

Administration

Cartes de matchqté 300
Badges des participantsqté 180
Porte-badgesqté 180
Stylosqté 40
Marqueursqté 12
Presse-papiersqté 12
Papier d’impressionqté 5
Classeursqté 6
Ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 6
Agrafeusesqté 3
Agrafesqté 6
Étiquettes nominativesqté 300
Destructeur de documents

Prix

Médailles d’orqté 30
Médailles d'argentqté 30
Médailles de bronzeqté 60
Trophées des vainqueursqté 12
Certificatsqté 180
Sachets de prixqté 120

Conseils

Fixe la date de clôture des inscriptions au moins 10 à 14 jours avant la compétition. Tu auras ainsi le temps de vérifier les catégories, les besoins alimentaires et les informations manquantes auprès des participants.
Ne communique pas le programme définitif avant d’avoir créé les poules et effectué le tirage au sort. Envoie les horaires et les consignes aux participants dès que la liste est clôturée, idéalement 5 à 7 jours avant l’événement.
Prévois une table de jury par aire de compétition et vérifie chaque minuterie numérique, sifflet et tableau de scores la veille. Les piles de rechange et une seconde solution pour le chronométrage évitent une interruption au premier tour.
Répartis les bénévoles par créneaux plutôt que de leur donner une présence continue. Pour une journée complète, prépare au minimum un briefing écrit et des relèves prévues pour l’inscription, l’orientation, le buffet et l’installation des tatamis.
Contrôle les protections, les bordures de tatami, les rallonges et la trousse de premiers secours avant l’ouverture des portes. Les certificats, badges, médailles et panneaux d’itinéraire doivent être imprimés et regroupés au plus tard la veille.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une compétition de karaté ?: Prévois environ 8 à 12 semaines pour une compétition avec plusieurs catégories. Ce délai permet de réserver la salle, demander l’autorisation, confirmer les arbitres, ouvrir les inscriptions et commander les médailles.
Quand clôturer les inscriptions à une compétition de karaté ?: Clôture les inscriptions 10 à 14 jours avant la date de la compétition. Garde ensuite au moins 5 jours pour finaliser les catégories, les poules, le tirage au sort et le programme.
Combien d’arbitres et de bénévoles faut-il prévoir ?: Le nombre dépend du nombre d’aires de compétition, mais prévois au moins un arbitre principal et une équipe de table par aire. Ajoute des bénévoles séparés pour l’accueil, l’orientation, le buffet et les relèves pendant les pauses.
Quand préparer le matériel pour une compétition de karaté ?: Fais l’inventaire complet 3 à 5 jours avant, puis installe et teste les équipements la veille. Vérifie notamment les tatamis, protections, chronomètres, sonorisation, rallonges, piles et fournitures de premiers secours.

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