Checklist pour organiser un tournoi de water-polo des jeunes

Un tournoi de water-polo des jeunes demande une coordination précise entre la piscine, les équipes, les arbitres et les bénévoles. Commencez par confirmer la date et le bassin, puis fixez les règles, les inscriptions et le planning des matchs. La veille, vérifiez le matériel de jeu, les vestiaires, les récompenses et l’accueil des participants. Cette checklist rassemble les 65 tâches et 66 fournitures du plan, dans l’ordre où elles doivent être préparées.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date du tournoi
Réserver la piscine
Finaliser les arbitres
Inviter les équipes
2 personnes
Établir les règles du tournoi
2 personnes
Établir le planning des matchs
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les coordonnées
Confirmer la répartition des équipes
2 personnes
Envoyer le programme de compétition
Répartir les bénévoles
2 personnes
Commander les prix
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Imprimer les formulaires de match
Créer les badges des participants
2 personnes
Vérifier les prix
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
Vérifier les vestiaires
2 personnes
Délimiter le terrain de compétition
4 personnes
Installer les buts de water-polo
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Tester le son et l'annonce
2 personnes
Donner le briefing des arbitres
2 personnes
Faire le briefing des bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les équipes
4 personnes
Enregistrer les équipes
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Assurer le briefing d’ouverture
2 personnes
Encadrer les matchs
6 personnes
Suivre les scores du match
2 personnes
Annoncer le temps et le score
2 personnes
Gérer les filets à ballons
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les vestiaires
2 personnes
Annoncer les finalistes
Encadrer la finale
6 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Prononcer le discours de remerciement
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

Sortir le matériel de sport du bain
4 personnes
Démonter les buts de water-polo
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer les vestiaires
2 personnes
Nettoyer l'espace piscine
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Rassembler les objets trouvés
Rapporter le matériel
3 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Envoyer les résultats aux équipes
Envoyer les messages de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 40
Tables hautesqté 4
Nappeqté 8
Portants à vêtementsqté 4

Matériel de sport

Buts de water-poloqté 2
Ballons de water-poloqté 12
Casquettes de compétition rougesqté 14
Casquettes de course bleuesqté 14
Casquettes de gardienqté 4
Filets de butqté 2
Lignes de terrain
Pavillons d’angleqté 4
Siffletsqté 6
Chronomètresqté 4
Panneaux de scoreqté 2
Lunettes de rechangeqté 6

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 6
Thermosqté 4
Bouilloiresqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Gobelets à caféqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Ciseauxqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Louchesqté 8
Pains de glaceqté 20
Bacs alimentairesqté 12

Décoration

Drapeaux d’équipeqté 12
Ballonsqté 100
Ruban à ballonsqté 2
Panneau d’accueil
Panneaux de directionqté 10
Marqueursqté 12
Ruban adhésifqté 8
Cordeqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Pilesqté 24

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaisqté 3
Balais à mainqté 3
Poubellesqté 6
Chiffons microfibresqté 20

Catering

Courses

Sécurité

Trousse de premiers secoursqté 2
Bouées de sauvetageqté 2
Gilets de sécuritéqté 8
Tapis antidérapantsqté 12

Administration

Presse-papiersqté 12
Fiches de matchqté 100
Feuilles de scoreqté 30
Étiquettes nominativesqté 150
Listes de prixqté 4
Classeursqté 8

Prix

Gobeletsqté 4
Médaillesqté 60
Diplômesqté 60
Rubansqté 60

Conseils

Bloquez la piscine et les arbitres avant d’inviter les équipes. Prévoyez ensuite un délai d’au moins 2 semaines pour recevoir les inscriptions et confirmer les coordonnées des participants.
Envoyez le programme de compétition dès que la répartition des équipes est définitive. Indiquez les horaires des matchs, les temps de présence et les règles principales pour éviter les retards le jour du tournoi.
Répartissez les bénévoles par créneaux et par postes, notamment pour les vestiaires, la table de marque, l’accueil et les collations. Prévoyez au moins une personne de remplacement pour chaque poste clé.
Contrôlez le matériel sportif la veille : buts, filets, ballons, lignes de terrain, bonnets, sifflets, chronomètres et panneaux de score. Les lunettes de rechange et le matériel de premiers secours sont souvent oubliés jusqu’au premier incident.
Préparez les boissons et les en-cas avant l’ouverture du lieu, puis gardez les boissons au frais dans les glacières. Pour l’accueil, vérifiez aussi les badges, les formulaires de match, les prix et le fonctionnement de la sonorisation.

Questions fréquentes

Quand réserver la piscine pour un tournoi de water-polo des jeunes ?: Réservez le bassin au moins 8 à 12 semaines avant le tournoi, surtout si plusieurs créneaux sont nécessaires. Confirmez aussi les horaires d’ouverture, les vestiaires disponibles et le temps prévu pour installer les buts et délimiter le terrain.
Combien de temps avant faut-il inviter les équipes ?: Envoyez les invitations environ 6 semaines avant la date du tournoi. Fixez une date limite d’inscription 2 à 3 semaines avant l’événement afin de traiter les besoins alimentaires, vérifier les coordonnées et établir la répartition des équipes.
Quand envoyer le planning des matchs ?: Envoyez le programme de compétition dès que les inscriptions et la répartition des équipes sont confirmées, idéalement 7 à 10 jours avant le tournoi. Gardez une version imprimée pour les arbitres, les bénévoles et la table de marque.
Que faut-il vérifier la veille d’un tournoi de water-polo ?: La veille, vérifiez les buts, filets, ballons, bonnets, lignes, sifflets, chronomètres, panneaux de score et formulaires de match. Préparez également les prix, les badges, les collations, les boissons au frais et le matériel de premiers secours.

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