Checklist pour organiser un championnat du club

Un championnat du club se prépare dans un ordre précis : format, règlement, inscriptions, planning, arbitrage, matériel et accueil. Cette checklist regroupe 45 tâches et 60 fournitures pour suivre la préparation jusqu’au rangement. Les points souvent oubliés sont la confirmation des réservations, les besoins alimentaires, les feuilles de score imprimées et le briefing des bénévoles. Le jour J, prévoyez assez de temps pour installer les aires de compétition, le comptoir d’inscription et la table des prix avant l’arrivée des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le format de la compétition
2 personnes
Consigner le règlement du concours
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la liste des participants
2 personnes
Établir le planning des matchs
2 personnes
Répartir les arbitres
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Confirmer les réservations
Commander les prix et médailles
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le matériel de compétition
2 personnes
Imprimer les feuilles de score
Informer les participants
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les aires de compétition
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Préparer le matériel de compétition
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Mettre en place la table des prix
2 personnes
Briefing pour les bénévoles
6 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Donner le briefing d'ouverture
2 personnes
Encadrer les matchs
8 personnes
Saisir les scores
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner le buffet de pause
2 personnes
Encadrer les finales
6 personnes
Vérifier les scores finaux
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Dire au revoir et remercier
2 personnes

Suivi

Rassembler le matériel de compétition
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Ranger le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Publier les résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 80
Table d'inscription
Table des prix
Tentes de réceptionqté 2

Matériel de sport

Ballons de matchqté 12
Chasubles d’entraînementqté 30
Cônesqté 40
Ruban de balisageqté 4
Siffletsqté 8
Chronomètresqté 6
Panneaux de scoreqté 6
Mètres rubansqté 3
Pompe de rechangeqté 2

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Imprimante
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Enceinte portable
Microphone

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Tasses à caféqté 60
Carafeqté 4
Thermosqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Plateaux de serviceqté 10
Louchesqté 6
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4

Décoration

Drapeaux du clubqté 8
Bannièresqté 4
Nappesqté 8
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes à batterieqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balai et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Courses

Prix

Trophées pour les gagnantsqté 3
Médaillesqté 30
Diplômesqté 80
Coupe itinérante

Sécurité

Trousse de premiers secours
Packs de glaceqté 6

Administration

Feuilles de scoreqté 150
Badges des participantsqté 80
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 10
Étiquettes nominativesqté 100
Panneau d’affichage
Marqueursqté 12
Papier d’impressionqté 2

Conseils

Fixez le format et le règlement avant d’envoyer les invitations : les participants doivent connaître les règles, les horaires et le déroulement au moment de leur inscription.
Clôturez les inscriptions plusieurs jours avant la compétition afin d’établir la liste définitive, le planning des matchs et la répartition des arbitres et des bénévoles.
Imprimez les feuilles de score et vérifiez le matériel au moins la veille. Contrôlez notamment les ballons, sifflets, chronomètres, panneaux de score, cônes et la pompe de rechange.
Ne laissez pas la restauration au dernier moment : recueillez les besoins alimentaires, confirmez le service traiteur et mettez les boissons au frais avant l’ouverture du lieu.
Prévoyez une vraie phase d’installation avant le premier match : tables, chaises, tentes, inscription, sonorisation, aires de compétition et table des prix doivent être en place avant l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un championnat du club ?: Prévoyez au moins 3 à 4 semaines pour définir le format, rédiger le règlement, envoyer les invitations et traiter les inscriptions. Gardez les derniers 3 à 5 jours pour finaliser le planning, confirmer les réservations et vérifier le matériel.
Quand faut-il clôturer les inscriptions au championnat du club ?: Clôturez-les idéalement 5 à 7 jours avant la compétition. Ce délai permet d’établir la liste des participants, le planning des matchs et la répartition des arbitres et des bénévoles.
Que faut-il préparer la veille d’un championnat du club ?: La veille, vérifiez le matériel de compétition, imprimez les feuilles de score, préparez les fournitures et confirmez la restauration. Mettez aussi de côté les tables d’inscription et des prix pour réduire l’installation le jour J.
Combien de temps prévoir pour installer le lieu ?: Comptez au minimum 2 heures avant l’arrivée des participants pour installer les aires de compétition, les tables, les chaises, l’inscription, la sonorisation et le service traiteur. Ajoutez 30 minutes pour le briefing des bénévoles.

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