Organiser un championnat du club sans rien oublier
Un championnat du club se prépare dans un ordre précis : d’abord le format et le règlement, puis les inscriptions, le calendrier et les rôles de chacun. La plupart des problèmes apparaissent quand les matchs sont planifiés avant de connaître le nombre réel de participants, ou quand le matériel et les bénévoles ne sont pas confirmés. Ce plan vous aide à avancer étape par étape, jusqu’à l’installation des aires de compétition et au briefing du jour J.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Définir le format de la compétition
2 personnes
- 2
Consigner le règlement du concours
2 personnes
- 3
Envoyer les invitations
2 personnes
- 4
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 5
Recueillir les besoins alimentaires
- 6
Établir la liste des participants
2 personnes
- 7
Établir le planning des matchs
2 personnes
- 8
Répartir les arbitres
2 personnes
- 9
Répartir les bénévoles
2 personnes
- 10
Confirmer les réservations
- 11
Commander les prix et médailles
- 12
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 13
Faire les courses
2 personnes
- 14
Vérifier le matériel de compétition
2 personnes
- 15
Imprimer les feuilles de score
- 16
Informer les participants
- 17
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 18
Installer les aires de compétition
4 personnes
- 19
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 20
Préparer le matériel de compétition
3 personnes
- 21
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
- 22
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
- 23
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 24
Mettre en place la table des prix
2 personnes
- 25
Briefing pour les bénévoles
6 personnes
Événement
- 26
Accueillir les participants
3 personnes
- 27
Enregistrer les participants
3 personnes
- 28
Donner le briefing d'ouverture
2 personnes
- 29
Encadrer les matchs
8 personnes
- 30
Saisir les scores
2 personnes
- 31
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 32
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 33
Réapprovisionner le buffet de pause
2 personnes
- 34
Encadrer les finales
6 personnes
- 35
Vérifier les scores finaux
2 personnes
- 36
Assurer la remise des prix
3 personnes
- 37
Dire au revoir et remercier
2 personnes
Suivi
- 38
Rassembler le matériel de compétition
4 personnes
- 39
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 40
Faire la vaisselle
3 personnes
- 41
Rassembler les déchets
2 personnes
- 42
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 43
Ranger le matériel
3 personnes
- 44
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 45
Publier les résultats
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 80
- Table d'inscription
- Table des prix
- Tentes de réceptionqté 2
Matériel de sport
- Ballons de matchqté 12
- Chasubles d’entraînementqté 30
- Cônesqté 40
- Ruban de balisageqté 4
- Siffletsqté 8
- Chronomètresqté 6
- Panneaux de scoreqté 6
- Mètres rubansqté 3
- Pompe de rechangeqté 2
Équipement
- Ordinateurs portablesqté 2
- Imprimante
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Enceinte portable
- Microphone
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 120
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
- Tasses à caféqté 60
- Carafeqté 4
- Thermosqté 4
Cuisine
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de cuisineqté 3
- Plateaux de serviceqté 10
- Louchesqté 6
- Glacièresqté 4
- Bacs à glaçonsqté 4
Décoration
- Drapeaux du clubqté 8
- Bannièresqté 4
- Nappesqté 8
- Ballonsqté 100
- Pompe à ballonsqté 2
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 4
- Lampes à batterieqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Balai et pelleqté 3
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Gants de nettoyageqté 6
- Brosses de toilettesqté 2
Catering
- Courses
Prix
- Trophées pour les gagnantsqté 3
- Médaillesqté 30
- Diplômesqté 80
- Coupe itinérante
Sécurité
- Trousse de premiers secours
- Packs de glaceqté 6
Administration
- Feuilles de scoreqté 150
- Badges des participantsqté 80
- Stylosqté 20
- Presse-papiersqté 10
- Étiquettes nominativesqté 100
- Panneau d’affichage
- Marqueursqté 12
- Papier d’impressionqté 2
Conseils
- Commencez par fixer le format, les règles et la date limite d’inscription. Gardez ensuite quelques jours pour traiter les demandes alimentaires et établir une liste définitive des participants avant de construire le calendrier des matchs.
- Préparez le planning après la clôture des inscriptions, puis attribuez les arbitres et les bénévoles match par match. Prévoyez au moins une personne à l’accueil et une personne capable de remplacer un arbitre absent.
- Vérifiez le matériel de compétition au moins 48 heures avant l’événement. Testez les chronomètres, les sifflets, les panneaux de score, l’imprimante et les rallonges au lieu de découvrir un problème pendant le premier match.
- Organisez l’arrivée sur place en zones distinctes : inscription, aires de compétition, restauration et table des prix. Ouvrez le lieu assez tôt pour installer les tables, les chaises, le balisage et le matériel sans empiéter sur le programme.
- Ne repoussez pas les prix, les médailles et les feuilles de score à la dernière minute. Préparez les documents imprimés, gardez des exemplaires de secours et mettez les boissons au frais avant l’arrivée des participants.
Questions fréquentes
- Quand faut-il clôturer les inscriptions pour un championnat du club ?
- Fixez idéalement la clôture 7 à 10 jours avant la compétition. Ce délai permet d’établir la liste définitive, de recueillir les besoins alimentaires et de construire un planning réaliste.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer un championnat du club ?
- Prévoyez au moins 2 heures avant l’arrivée du public pour installer les aires de compétition, les tables, l’accueil, la restauration et la table des prix. Ajoutez 30 minutes pour le briefing des bénévoles et les derniers tests techniques.
- Quand préparer le calendrier des matchs ?
- Préparez-le après la clôture des inscriptions, généralement 5 à 7 jours avant l’événement. Vérifiez ensuite que chaque arbitre et bénévole connaît ses créneaux au moins 48 heures à l’avance.
- Quel matériel tester avant un championnat du club ?
- Testez 48 heures avant les ballons, les chronomètres, les sifflets, les panneaux de score, l’ordinateur, l’imprimante, le microphone et l’enceinte. Prévoyez une pompe de rechange, des rallonges et des multiprises de secours.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !